向 宇/中国电力工程顾问集团西南电力设计院有限公司

文件管理数字转型被视作提升企业生产管理效益的重要手段与方式，能最大程度发挥文件、档案的资源与资产价值。目前在理论研究层面，对文件管理数字转型的必要性[1][2]已达成共识，并从文件管理数字转型的关键要素[3]、电子文件管理系统[4][5][6][7]、人员[8]等方面对实现手段与方式进行研究；在实践层面，国内已形成一定规模的企业文件管理数字转型试点[9][10]。然而，当前我国企业在文件管理数字转型的现状、重点、难点及优化方向是什么，仍需深入调查研究。

1 调查设计

为明确我国企业文件管理数字转型现状、识别实践重难点与优化方向，本文采用问卷调查与访谈展开研究。调查内容主要参照国内前沿实践与国内外电子文件管理重要政策所呈现的数字转型要义，围绕企业以下5大方面问题展开调查：数字转型意识（信息资产意识、数字化意识、信息风险意识）；数字转型相关制度制定及其执行状况；管理系统或工具配置使用情况；实现数字转型的组织支持（组织架构、人才建设、社会协作）；数字转型评估机制（评估主体、频率、方式、评估反馈）。调查对象为档案工作的分管领导与基层档案员工各一名，有利于从规划层面到执行层面、自上而下地了解企业文件管理数字转型的具体情况。截至2020年10月9日，调查最终获得29家国有企业的支持。这29家国有企业包括制造业企业、电力企业、交通运输企业、建筑业企业，如中铁第四勘察设计院集团有限公司、成都飞机设计研究所、核工业西南勘察设计研究院有限公司、中建三局集团有限公司等。

2 企业文件管理数字转型现状

2.1 数字转型意识

被调查企业均认为需要以数字方式对文件进行管理，但前提是与纸质管理方式并存。具体表现：第一，认可电子文件是企业资产与重要资源，并认为保障电子文件完整、可用、可信、安全的是保证企业安全的必要内容。第二，认为以数字方式进行文件管理存在信息风险。64%的企业信任同时以纸质方式、数字方式进行文件管理。

2.2 电子文件管理制度

调查表明，电子文件管理制度逐渐建立并完善。具体表现为：第一，电子文件管理制度在档案管理、信息化等制度中有所提及。86%的企业表示其文件或档案管理相关制度规范中有提及或新增与电子文件管理相关内容。第二，半数部分企业逐步建立电子文件管理相关制度。58%的企业表示有专门的电子文件制度管理，且26%表示该制度为最新文本。一是收集，所有企业均以制度形式要求在电子文件形成系统内、或通过业务系统与档案管理系统接口完成电子文件收集。二是鉴定、分类与处置，所有企业对电子文件的鉴定、分类与处置均依据纸质档案的保管期限表，仅有11%的企业表示其电子文件保管期限表内置于业务系统。三是归档，所有企业均在制度中对电子文件归档进行规范，其中80%的企业在制度中明确要求对部分类型的电子文件以数字方式归档。四是著录，约78%的企业有电子文件著录制度。其中25.93%的企业直接使用国家、行业档案著录规则，51.22%的企业自行制定著录规则。

2.3 电子文件系统管理功能支撑

当前企业电子文件管理系统仅能提供基本的电子文件管理功能，其功能现状如下：第一，在收集功能上，48.28%的企业电子文件管理系统能实现对部分电子文件原文与元数据收集。第二，在分类整理功能上，31%的企业在电子文件或档案管理系统内实现基本分类后，还需人工辅助完成。第三，在归档与存储功能上，37.93%企业的部分业务系统能按国家标准生成电子文件及其部分元数据的归档数据包，或向归档接口推送电子文件及其元数据。第四，在著录功能上，所有企业的电子文件管理系统均有著录功能，为自动著录、人工著录、自动著录与人工著录相结合三种，且电子文件的著录项目与纸质文件著录项目基本相同。第五，在安全保护功能上，50%的企业能以日志、审计跟踪、权限审核等形式记录每次电子文件访问与利用的人员、时间、设备、项目、内容等数据。

2.4 组织支持

调查企业以灵活的组织管理推进文件管理数字转型，具体表现如下：第一，在组织架构上，企业的文件管理数字转型以其实际情况选择了不同设置，多数企业为档案部门主导，少数企业为信息技术部分、综合办公室等部门主导。35.71%的企业电子文件管理由档案部门主导，7.14%的企业成立专门电子文件管理部门或专项组；25%的企业表示由信息化部门、办公室等主导。第二，在人才培养上，50%的企业为档案管理人员提供电子文件管理专业培训；在通用的文件管理培训中亦提供部分与电子文件管理相关的内容，其中每年进行1～2次与2次以上的电子文件管理专业培训的企业比例为42.86%与7.14%。第三，所有企业均有通过与其他企事业单位、高校、科研院所等主体展开协作以推进电子文件管理。

2.5 评估行动

当前仅有10%的企业对电子文件管理实践进行常态化的评估。开展评估的情况如下：第一，就评估主体而言，企业电子文件管理工作一般接受两个及以上主体的评估，主要为企业自身（如内部控制部门）与企业的上级单位（集团）。第二，就评估方式而言，一是依据年度总结或年度报表,且近年在报告中增加了更多与电子文件管理相关的内容；二是召开评审会，如由国家档案局组成专家组对企业电子文件管理实践进行评审。第三，就评估频率而言，20%的企业表示其档案管理工作一年接受2次及以上的评估，24.14%的企业表示一年一次，34.48%的企业表示接受过评估，但时间不规律。第四，就评估反馈而言，有1/4的企业表示各评估主体并未制定纠正措施，且未对纠正过程进行有效监控。

3 企业文件管理数字转型的问题

3.1 数字转型意识偏于保守

第一，不信任完全以数字方式进行电子文件管理，尤其在领导层面缺乏推进文件管理数字转型的决心。第二，缺乏主动参与文件管理数字转型的精神。虽然就电子文件是重要的企业资产与资源这一观点上达成共识，但多数文件管理人员将对电子文件的资产状况盘查与掌控认为是分管领导、高级文件管理人员的责任，缺乏主动识别、维护意识。

3.2 缺乏系统配套的电子文件管理制度

第一，缺乏顶层的文件管理数字转型规划。当前企业顶层规划中关于文件管理数字转型为简单提及，缺乏对文件管理数字转型的目标、转型内容、阶段计划、远景等的统筹设计。第二，企业制定的电子文件管理制度缺乏全面性与精准性。一是当前的电子文件管理制度未能完全覆盖电子文件管理全流程；二是当前制度未全面深入、具体地阐释如何准确全面地识别管理对象、如何规范归档流程、如何进行四性检测以及如何实现电子文件的深层次利用等具体问题。

3.3 电子文件管理系统与技术亟待完善

第一，电子文件管理系统多立足文件保存后端进行设计，缺乏从系统的文件管理功能与业务流程集成的角度思考电子文件管理系统的优化方向，系统自动化程度有待提高。第二，电子文件管理系统功能不完备。主要为部分功能缺失或该功能不健全。如调查中绝大多数企业归档保存的元数据项目不全，根源于其电子文件管理系统的元数据捕获功能不完善或元数据捕获项目设置不全。第三，新工具或技术对电子文件管理系统的辅助力度不够。一是新工具或技术对管理系统功能空缺不完全匹配。如面对产生的数据层级的管理对象，当前大多数企业使用的电子文件管理系统与技术尚未能完全对其进行有效管理。二是新工具与技术本身不够优质，安全性与专业性有待提升。

3.4 组织管理缺乏专业协作

第一，有待档案部门主导。当前由非专业部门主导下的电子文件管理会使得电子文件的前端控制、业务系统关联、内容与知识管理等特点未能得到全面理解与执行。第二，电子文件管理人员专业素质不够，对于完全以数字方式管理带来的业务流程变化的认知不敏感。

3.5 评估机制效力低下

第一，尚未形成制度化、常态化的电子文件管理评估机制。当前对电子文件管理开展的评估处于初步阶段，在评估主体、评估方式、评估内容等方面均有待完善，在评估频率方面亦未将文件管理数字转型评估作为企业数字化转型过程评估的常态内容。第二，缺乏对文件管理数字转型中纠正行动的持续跟踪与及时反馈。

4 企业文件管理数字转型实践推进策略

4.1 增强数字信任以形成适宜的文化环境。第一，企业内部增强对数字转型意识的宣传。一是在宣传对象上，重点突破领导层面的数字转型意识局限，以便从规划层面做好文件管理数字转型布局与重视，同时兼顾一般业务人员与档案人员。二是在宣传内容上，一方面，明确文件管理数字转型是必然趋势，是企业数字转型的重要内容；另一方面，着重宣传企业文件管理数字转型将电子文件作为资产与资源进行有效管理所带来的生产效益、管理效益。第二，强化企业之间的交流，特别是加强对两批企业电子文件与电子档案管理试点企业的实践方案、管理过程和技术手段的学习，形成良好的数字化氛围。

4.2 强化配套制度建设以实施明确的制度指导。第一，明确文件管理数字转型配套制度的组成。一是以企业层面的文件管理数字转型的战略规划为重点，协同规划、推进各部门的文件管理数字转型，构建从公司整体到各层级、从业务到各流程的电子文件管理体系。二是以文件管理数字转型涉及的关键环节制度为具体着力点，如从捕获环节如何完成对电子文件合规捕获、如何实现业务系统与电子文件管理各环节功能的嵌入等。三是建立常态化的评估制度以闭环，实现对文件管理数字转型进展的可持续检监控与分析。第二，提高制度精准性，在明确企业业务流程、文件管理系统功能、各文件类型特点、价值与管理要求等要素的基础上，加强企业电子文件管理制度与国家相关制度的衔接与统筹。

4.3 加大投入力度以提供坚实的系统与技术支撑。第一，电子文件管理系统优化方向为实现电子文件管理系统功能与业务系统的对接，解放业务人员与档案人员，实现自动、高效、合规、安全的电子文件管理。第二，完善电子文件管理系统功能，特别是电子文件管理关键环节功能。一是增强对系统功能的齐全性、安全性与合规性审查，包含对当前系统缺失、不完全以及计划提供的系统功能与技术的审查，并以此为基础健全系统功能；二是根据当前电子文件管理需求与技术变化趋势，及时更新、研制提升电子文件管理效率与质量的新工具、新技术，加大对电子文件管理系统的辅助力度。

4.4 充实管理力量以夯实组织基础。第一，组建专业的电子文件管理部门或团队。使得该部门与团队人员在意识、政策知悉、专业能力等方面有着适合开展文件管理数字转型工作的专业素质。第二，加强电子文件管理专业知识培训与学习。在学习方式上，采取集中培训学习与鼓励自学相结合的方式；在学习资源上，充分利用网络资源，可在企业办公系统网站内页专门发布电子文件管理学习指南，并选择学习难度较大的板块进行多方式的专家解读。第三，坚持多元社会主体协同。一是对内加强交流，鼓励企业信息化部门、技术人员与电子文件管理人员合作研发技术或工具；二是大力支持与高校、科研院所、软件供应商等合作定制安全、高效的电子文件管理工具。此外，企业也可积极组建、参与相关社会团体，加强交流。

4.5 完善评估机制以明确实践推进方向。第一，以制度方式提高评估行动有效性与规范性，实现评估行动的制度化、常规化。第二，及时反馈。特别是在当前规模性试点阶段，更应定期收集、保存并分析企业文件管理数字转型实践活动与进展的相关信息，准确把握当前整体进度与问题，从而形成持续性分析报告，及时反馈以提高评估行动的有效性，进而促进文件管理数字转型实践良好发展。