金红梅

（云南省曲靖日报社,云南 曲靖 655000）

引言

电子文档管理是互联网时代背景下，现代社会进步和技术升级的必然产物。电子化文件的出现对纸质文件和档案管理工作有很大影响。随着对档案信息保存的要求越来越高，社会的竞争的加剧，为实现长期稳定的发展，必须把电子文件与书面文件统一的利用起来，确保高质量的管理，统一协调。加强对一体化管理的监督和控制，以确保文件管理的可靠性、安全性和完整性，这是当今社会背景下进行档案文件管理的最佳途径。

一、增强文档一体化管理的理论基础

综合性的档案文件管理的理论框架基于文件周期和对不同类型文件的管理特性上。在电子文件的生命周期中，档案信息的收集、处理、保存、利用是每一个文件都必须经历的几个重要的过程。而电子文件的生命周期管理存在很大的不同，不仅包括了纸质档案文件中每一项关键的内容，还有一些独有的新的特征。电子数据档案的管理无法在传统的文件综合管理框架中进行管理，也无法根据过去的纸质文件生命周期规则进行管理。如果纸质版本的文档档案被移动或使用后，会造成一些破坏，影响文档整体的管理。但是电子文档的管理却是不同，电子文档处理的相关部门可以确保文档在各阶段之间的联系是畅通无阻的，从而使文档的保护和管理更加稳定、可靠。每份文件的内容和信息都能被准确地记录下来，每份文件在其生命周期中的变化和移动也能被准确地记录下来，综合性、一体化的文件管理可说是一个长期的过程，其中文件管理的整合和利用始终受到外部因素的影响。……