论企业如何做好存货管理的内部控制

2021-11-25李伟

经营者 2021年12期

李伟

（南宁城市建设投资集团有限责任公司，广西南宁 530219）

一、引言

存货管理是企业价值链管理的核心内容，影响着企业存货周转率、资源配置结构、变现能力、短期偿债能力、资源利用率，只有做好存货管理工作才能保障企业的经济效益，降低存货风险。然而，当前很多企业的存货管理质量堪忧，存货管理职能没有得到发挥，削弱了企业运营能力。现代企业应重视存货管理，加强存货管理内部控制，通过完善内部控制机制强化存货管理效能，优化存货管理体系。

二、企业存货管理的功能与影响

（一）存货管理功能

存货指企业生产经营过程中持有的以备出售的产成品或商品，或仍然处于生产过程中的产品，或在生产过程将要消耗的材料、物料等［1］。存货管理是指基于存货政策，按需求量和产品可得性，主动安排物资在渠道内运输与分配的行为，如安排何时装运、何时分配、何时补给、何处存货。而存货会占用大量流动资金，直接影响企业资产运作。若存货过多，企业就要承受相应的资金压力，甚至诱发资金风险，影响企业价值链的稳定；若存货过少，存货短缺会影响企业正常生产，额外采购则会增加存货成本。只有采取存货管理措施，合理控制存货状态，才能将存货规模、存货成本控制在合理范围，满足企业生产经营对存货的需求，规避存货风险。

（二）存货管理对企业的影响

存货的产生一方面是出于企业战略需要及经营生产需要，另一方面则是出于价格考虑，属于事先管理措施。存货管理效果对企业诸多方面都有直接影响。首先，存货管理对企业整体运营成本有影响。零购价格较高，批量采购有优惠，大批量采购物资就会产生存货，而存货规模决定了仓储费用、管理费用、保险费用［2］。只有选择适合的存货方案，才能使存货效益与成本得到平衡。其次，存货管理影响企业运营能力。若企业存货管理存在问题，选择的存货运送线路不合理，运送流量不能满足生产需求，势必会对企业运营产生负面影响。最后，存货管理影响企业安全库存。企业保持一定的安全存量，建立预存库，才能应对大量突发性订货、交货意外中断或突然延期等情况。因此，企业应积极加强存货管理，进一步提升存货管理水平。

三、加强企业存货管理内部控制的必要性

（一）减少库存积压，提高资金使用效率

存货采购需要投入大量资金，而大量占用资金会增加企业的财务负担。要想实现“低库存、高周转”，就要加强存货管理内控［3］。在存货管理中要积极采取内部控制措施，对存货定额、周转、供应链进行监督与控制，监控存货情况，保障存货的采购、库存、周转都在可控范围内，以减少库存积压，提高资金使用效率。

（二）监督存货流转，维护企业财产安全

存货管理牵扯诸多利益相关方，在一些环节上易发生违规操作，损害企业利益。例如，存货采购环节一些采购人员恶意违背企业采购规章制度，进行暗箱操作，“吃、拿、卡、要”，严重影响了采购的公正性［4］；再比如，货物入库、出库及库存环节易发生贪污盗窃，导致企业资产外流。加强内部控制，做好存货盘点清查，使存货记录与实际库存相符，便可遏制违规操作，维护企业财产的安全与完整。

（三）准确掌握库存情况，提升资产回报率

存货周转可以将资产转变为利润，存货周转越快，企业收益率越高。企业应采取内部控制措施对周期存货、安全存量、预期存货、管道存货进行有针对性的控制，从而及时掌握库存情况，合理安排订货时间和数量，平衡供求，从而减少流动资金需求，加速存货周转，以保护企业少受需求和订货周期的影响，充分发挥存货的作用，提升企业资产回报率，使企业保持良好的财务状态，获得最大的经济效益。

四、企业做好存货管理内部控制的建议

（一）完善存货管理内控机制

企业要转变观念，根据存货政策和战略目标完善存货管理的内控机制，保障内部控制工作任务得以贯彻和落实。

首先，企业要结合战略需求、生产需求、库存需求、市场环境制定存货管理的配套内部控制制度，通过制度对存货定额、存货周期、存货采购、存货周转做出规定，控制存货管理流程，为存货管理优化提供导向。例如，对各种材料、物资的归属，产品和半成品的归属，单据、报表及具体管理办法应作出相应要求，指出具体的存货管理细节，要求各部门按制度展开工作，从而减少管理漏洞。

其次，要构建具有独立性的内控机构。缺乏独立性的内部控制无法对存货管理产生实质影响，企业要根据内控需要构建具有独立性的内控工作小组，专门负责存货管理监督，负责对存货采购、入库、盘点、领用、核算的复核，负责检验存货相关会计信息的真实性，从而实现存货管理的监督常态化。

最后，要构建配套评价体系。要想加速存货周转，检验内部控制成果，就要构建配套评价体系。企业要通过评价确认内控达成情况，考核库存误差率、周转率，检查是否有未执行的控制点，从而查漏补缺，全面提升企业存货管理能力。

（二）加强存储与保管控制

存货管理中经常出现账实不符的情况，入账数目和库存数量存在差异，根本原因是存储与保管控制的不足。因此，企业要从明确岗位责任、业财融合、革新管理手段几个方面加强存储与保管控制，提升内部控制的力度。

从明确岗位权责方面来讲，企业要通过内部控制对存货管理岗位责任履行情况进行监督与检查，鉴定经济责任，确保不相容岗位分离。例如，存货验收、存货付款阶段必须明确责任人，相关责任人要受到监督，确保权责平衡。

从业财融合方面来讲，脱离业务的内控，不利于存货的合理配置。因此，要结合存货业务流程，基于业财融合理念对存货业务进行控制，控制存货取得、入库、仓储、保管、领用、处置等环节，严禁未经授权的人员办理存货业务。

从管理手段革新方面来讲，企业应积极进行信息化建设，构建信息化的内部控制平台，增强内控的时效性。很多企业的内控系统与存货系统不兼容，数据不互通，导致内部控制的时效性差，需要整合大量数据。企业可构建统一管理平台，进行存货信息精准对流，及时、准确地掌握存货信息，从而对存货进行有针对性的控制。

（三）基于价值链进行存货管理内控

存货管理内控影响企业价值链，存货管理内控缺失会对整条价值链产生负面影响，给企业带来财务风险和经营风险。因此，企业要基于价值链制定存货管理内控方案，以价值链为导向推进内控工作，加强价值链与存货管理间的联系。具体来讲，企业应结合产品设计、生产、销售、出货、售后服务等方面的管理需求，正确定位存货管理的地位，定期召开内部控制工作会议，研究存货管理工作计划，确认存货状态对价值链的影响程度，进一步明确存货管理内部控制的关键点，构建完整的存货控制链条。另外，企业要整合供应链，对供应链上的存货资源进行内控，通过减少储备成本保障价值链的稳定性，从而降低存储费用、运输费用、存货资金占用率，使存储资源、信息资源、管理资源、运输资源成为企业创造价值的工具。

（四）构建专业内部控制队伍

存货管理内部控制具有一定的专业性，需要面对大量经济数据，对相关人员综合素质有较高要求。若相关人员缺乏专业知识，就难以正确识别错误的会计信息。因此，企业要从人才培养与人才引进两个方面入手，构建专业的内部控制队伍。

从人才培养方面来讲，企业要积极组织职业技能培训，使相关人员了解存货会计核算、存货确认以及二级明细科目的设计，具备存货内控能力。在培训过程中，为降低培训成本，可积极利用“微课”培训模式组织线上培训。“微课”内容短小精悍，受训者可根据自身的认知条件与学习能力反复观看视频，有着较好的培训效果。从外部人才引进方面来讲，企业要提高人才招聘门槛，对应聘者的内控理论实践能力和经验提出要求，组织笔试、面试，基于任职标准选择符合要求的优秀人才，通过专人专管提升内控水平，避免外行监督内行的情况发生。