刘昊明

（天津市中芬乳品研究培训中心，天津 300131）

一、存货管理概述

存货管理就是对企业的存货进行合理有效的管理，主要表现为收集企业各方面的信息，利用存货管理信息化平台对这些信息进行整合、分析、利用。分析结果对企业制定决策有一定的帮助，企业能据此合理地控制各种成本，提高经济效益，这就是需要加强存货管理的原因。由于乳制品的保质期短、储存条件高，所以乳制品企业要结合自身情况、当前市场情况、生产情况，制定相应的存货管理制度。仓储部门是存货管理的执行部门，接受财务部门和其他管理部门的监督和检查，是个承上启下的部门，也是连接各个部门的纽带。

二、乳制品企业存货管理存在的问题

（一）没有建立健全的采购体系，导致采购成本上升

企业没有建立健全采购体系，采购阶段未形成制度，主要体现为各部门之间缺少沟通，忽视了存货管理，出现了存货成本和资金占用率比较高的情况。采购部门一般根据以往的工作经验和原材物料当时的价格制定采购计划和预算，没有和其他部门沟通、共同制定采购计划，导致采购工作存在随意性，容易给采购人员带来徇私舞弊的机会。由于没有相应的数据作为采购数量标准，原材物料很容易积压，加大采购成本，导致存货比例不合理，库存居高不下。这不仅会增加存货成本，还会导致资金周转率降低，现金流受到影响，使企业资金大量占压，从而加大企业的经济负担。采购材料不足则会影响企业的生产进度，出现停工停产的情况，增加生产成本，影响销售部门的交货时间，使产品的市场占有率下降。企业没有对采购部门建立相应的监督体制，主要体现为没有审核人员对采购计划、采购合同进行审核确认，采购人员的采购行为缺乏监管，容易因为监管不严发生舞弊事件。

（二）产品的出入库制度不健全

企业对存货出入库管理虽然有一套严格的管理制度，但比较片面，没有强调全面性，对存货质量缺乏严格监督，经常出现没有原材料质量检验单和产品检验合格单就出入库的情况，很容易引发质量事故，提高企业的生产成本和销售成本，给企业的声誉带来影响。缺乏对存货出入库数据时效性的监管，经常由于仓储人员的疏忽，出入库存货没有及时记账，或两三天记账一次，很容易出现账实不符和仓储人员舞弊的事件。

（三）存放环境标准不合理

仓库内所有存货必须按照存货的品种、用途以及生产日期先后顺序分别存放，必须符合产品存放位置标准，避免产品受损或被污染。但是在实际管理过程中，不符合存放位置标准的现象非常普遍，甚至存在很严重的存放问题。如低温产品冷链储存问题一直是存放环境标准中最难解决的问题，有些单位为了节约成本，将冷链储存标准一降再降，最后存放标准问题不能及时解决，导致产品质量不合格而无法正常销售，加大了企业的存货成本。还有些单位对成品库不合格品区的要求不严，很有可能导致不合格品与正常品同时发出，出现质量事故，使企业蒙受损失。

（四）仓储部门人员的执行力不强

存货管理部门人员的素质和业务水平不高，在收货、发货工作方面缺乏严格的考核，没有责任心，安全意识弱，工作效率低下，导致管理制度执行不到位。以上人为因素很容易导致存货成本与安全风险提升。

（五）新的信息化存货管理体系没有发挥应有的作用

大多数乳制品企业的仓储部门都采用传统的管理方法，有的企业还采用手工记账、简单的EXCEL表格记账，没有利用新的财务软件落实进销存管理制度，导致数据的真实性、准确性不定，使信息不能及时反馈、库存数目不清、账实不符、信息传递不及时。有的企业虽然采用了信息化管理体系，但未发挥其应有的作用，通常只注重形式上的管理，而未对实质管理予以关注。这些制度往往形同虚设，未充分发挥应有的作用，导致企业资源大量浪费。

（六）存货管理工作缺乏有效的监督

存货盘点是仓储部门每天需要开展的工作，盘点结束后需要登记库存台账，确保存货安全、账实相符。仓储人员在盘货过程中，往往只盘查存货数量，而对存货质量、生产日期等非数量因素关注不足。财务人员首先进行存货明细账和库存台账的账账核对，然后进行账实核对，核对账本上的存货数量和仓库实物数量是否一致，忽视了对存货质量的检查，对存货是否破损和保质期是否将至等质量问题不够关注，导致存货盘点质量不高。

三、企业加强存货管理的对策建议

（一）建立健全采购体系，制定有效的监督机制

采购部门要根据经济订货批量（EOQ）和再订货点，结合各部门提供的计划和数据以及采购市场当时的实际情况，制定科学合理的存货采购计划，并对采购计划进行层层审批，全部审批通过后再进行采购。要规范采购行为，提升采购透明度。可以实行招标制，由采购部门、财务部门和技术部门建立招标组，对原材辅料的供应商进行招标，选择质优价低、性价比高的供应商。对于一些大宗或特大宗的采购计划，在实施前要召开总经理办公会甚至董事会，通过审批后方能实施，并接受全程监督。

（二）完善存货出入库环节的规章制度

在现有的存货出入库管理制度的基础上，加强对存货质量的监管，要求各部门协同合作。做到“货不离单、单不离货”，存货出入库时，必须附有此批存货的检验合格单，否则不予办理相应手续。生产部门的产品验收入库时，需要附上技术部门出具的检验单，不合格的产品退回生产部，等待技术部门再次检测，待产品符合质量合格标准后再办理入库。原材料运到企业后，仓储部门要根据技术部门出具的原材料检验合格单、采购合同、入库单等资料及时办理入库手续。有质量问题的产品退回时，要和销售部门、技术部门的人员一起进行实地盘点，核对数量，并马上把此批产品放到不合格区，通知相关人员及时解决，避免和正常产品混在一起出现二次发货的情况。在原材料出库环节，仓储人员按照生产领用单和质检单等资料办理出库手续。产品销售出库需附上技术部门出具的质检单，原材料生产领用和产品销售出库应实行“先进先出法”。加强对存货出入库数据时效性的监管，首先要实行不相容岗位或职务相分离。仓储发货人员和仓储记账人员的职责要分开，不能一人多岗，并且发货人员的单据传递和记账人员的单据录入要及时。每天收发货结束后，两个工种的人员要盘点一次库存，做好记录，相互监督，并将结果上交到财务部门备查。

（三）加强存放环境的建设和管理

存放环境直接关系到产品的质量，尤其是乳品这种关乎民生的行业，存放环境要符合国家的食品卫生要求。库房的卫生、通风、温度等方面都要符合国家的食品储存管理规定，要根据规定，及时找出问题并解决。要加大对冷链储存环境的建设力度和投入，建立不合格品区，这些对产品质量至关重要。不能存在侥幸心理，以免造成不可估量的损失。

（四）加强对存货人员的考核和岗位培训

存货管理部门应有一套完善的仓储人员管理制度，与人力资源部门合作制定仓储部门人员绩效考核机制与考核目标，围绕考核目标对仓储部门的所有人员进行考评，并将考核结果与工资、奖金挂钩，以保障存货管理制度的有效执行。应该对完成考核目标、成绩斐然的工作人员给予一定的物质奖励和精神奖励；对工作完成情况较差的工作人员予以批评或警告，甚至罚款，这样可以增强工作人员的执行意识。定期组织人员集中培训，加深其对存货管理理念的认识，并对乳制品的特性进行宣传普及，提高工作人员的库存管理水平，为后续工作的开展奠定基础。

（五）学习运用先进的管理模式，实现存货管理信息化的目标

为了更好地提升存货管理效率，可以依托网络，利用库存电算化管理软件管理共享平台，提升信息共享度，为销售、生产、财务部门提供有效的信息。例如，建立ERP（企业资源计划）信息化管理系统，提高人员的工作效率，减少人为因素导致的错误和舞弊行为，掌握存货的进销存情况，使企业内各部门随时都能查阅有关库存的最新信息，增加企业的边际收益。

（六）对存货管理部门进行监督

仓储部门每天要进行自查、自纠，为防止工作人员徇私舞弊，仓储部门要配合财务部门和其他监督部门进行定期或不定期的检查。监督部门要明确监督检查的内容和重点，可以从各部门抽调人员组成存货清查小组，亲临现场进行存货检查。首先要检查存货的品质状况及生产日期；其次要检查存货增减变动的记录是否完整、单据是否齐全、账实是否相符，如不符合找出原因，及时解决问题，确保存货安全和账实相符，对存货管理中不相容岗位或职务相分离的情况进行监督，避免企业蒙受损失。

四、结语

企业要降低成本，增强盈利能力，就要加强存货管理。只有科学地开展存货管理工作，正确运用存货管理方法，才能有效降低各类成本，提高存货的周转速度，最终提高企业的盈利能力。