国有企业职业经理人背景下的印章管理

2021-11-24寇雪梅

经营者 2021年23期

寇雪梅

（西南电子设备研究所，四川成都 610036）

一、前言

职业经理人是企业高层管理中的中坚人才，他们最为重要的使命就是对企业进行经营管理，让企业可以获得最大的经济效益，实现法人财产的保值增值，同时其自身也可通过高薪酬、股票期权等方式获得报酬。职业经理人是通过自己的能力与取得的业绩获得相应的地位与报酬的。受托责任将职业经理人的个人利益和企业的经营绩效紧密连接在了一起。

为了深化国有企业的选人用人机制改革，完善企业领导人员分类分层管理制度，建立健全市场化经营机制，国务院国资委探索建立职业经理人制度。其中，充分授权是前提，业绩是导向，薪酬实行市场化定价，权责实行清单化契约化管理。希望调动经理层的积极性，培养一批品德良好和有一定职业素养的人才，运用其专业管理知识、综合能力和实践经验，为企业提供经营管理服务，激发企业活力，实现企业保值增值，推动企业高质量发展。

但是，职业经理人尚处在一个需不断完善的起步阶段，经理人综合素质水平参差不齐，在所有权与经营权分离的情况下，为了满足业绩考核，加上信息不对称以及受利益驱动，其极易产生道德危机，而高薪、利润分享等激励措施不足以满足职业经理人的利益需求，当其个人利益与企业利益较量时，要使企业利益得以保全，就应对职业经理人加强监督和管控。《“双百企业”推行职业经理人制度操作指引》明确了对职业经理人的履职监督，包括“建立健全对职业经理人的监督体系，党组织、董事会、监事会等治理主体以及纪检监察、巡视、审计等部门根据职能分工，做好履职监督工作”。除此之外，更应建立一个具有约束性特点并且与职业经理人格外匹配的机制，防止职业经理人作出侵吞、贪污、转移资产等行为给企业带来资产损失，以预防和事前监督为主，在他们弄虚作假甚至违法的起点——用印，就实现将其恶意困在牢笼里。

文章探讨国有企业及其控股公司职业经理人背景下的印章管理制度。职业经理人一旦被聘用便拥有企业经营管理的最高权力，凌驾于各种内控制度之上，大权在握，风险也随之产生。经济社会以合同为起点，对职业经理人的约束从用印开始。

二、印章管理制度的基本情况

印章是指在企业发布或管理的文件、凭证、文书等与企业权利义务有关的文件上，需以企业或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章，是组织身份的象征，是独立人格的重要标志，象征其合法性、权威性及其背负的责任与权益。主要包括行政公章、法人章、合同专用章、财务专用章及部门印章。

从法律效力的角度认知，只要符合法律规定且意思表示真实，印章均有效，不同印章没有严格意义上法律效力大小的区别，比如公章可以代替合同专用章，对于合同、协议的签订，公章和合同专用章具有同等法律效力。所以，企业对各类印章的管理应该同一标准、同一逻辑，以控风险为目的。

现阶段，国有企业基本建立了常规印章制度，印章管理制度涵盖印章的刻制、保管、使用、销毁等从“生”到“死”、从管到用的全过程，包括归口管理、使用管理、台账管理、流程管理、销毁管理等制度，涉及保管人员及其职责、印章使用的审批权限、一些特殊事项的用印审批规定、不遵守制度的罚则等等。

以印章使用台账管理制度为例，通常要求建立用印登记台账，台账应注明印章使用日期、部门、用印人、用途、用印数量、审批人等，盖章依据及重要资料的原件须复印留底，不得使用一页纸请示的方式，印章台账要做到所有用印记录可追溯。有的企业对用印质量都通过制度予以明确：加盖印章时用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。

三、常规印章管理制度不能约束职业经理人的违规用印行为

印章管理关系到公司正常经营管理活动的开展，有效的印章管理制度是印章管理的关键。但当制度约束不了管理层，出现管理层盗用、滥用、私自使用印章等违规行为时，将给企业造成无法挽回的负面影响和经济损失。内控制度的权威人士Adrian Cadbury曾经说过“公司的败绩都是内控制度失败引起的”，这在很多企业失败案例中得到了验证。

某嘉公司系某研究院占绝对控股的国有企业，某研究院系事业单位，李某作为职业经理人被聘任为总经理，负责管理、经营某嘉公司。由于是外聘的职业经理人，研究院对其完成了人事档案评审，对其刻意隐藏事项不知晓。

李某身后隐藏并实际控制着与其关联的A企业、B企业和C企业，但三家企业的工商资料里都没有李某的存在。经营过程中，李某利用职务便利，安排三家企业与其经营管理的某嘉企业开展贸易。2017年，股东对李某管理的某嘉公司进行产业调整，并停止为某嘉公司提供贷款担保。至此，某嘉公司的资金问题暴露：应收和预付给A、B、C三家企业的4 000万元货款一直未能收回。为遮掩资金问题，李某设计实施了连环套：联手道企业向某嘉公司签订2 000万元采购合同，道企业付给某嘉公司2 000万元，同时安排A企业向道企业签订采购合同2 000万元。从后续道企业提交法院的诉词得知：为规避金融责任追究，道企业向某嘉公司签订2 000万元采购合同实质是某嘉公司向道企业借款2 000万元，A企业向道企业签订2 000万元的采购合同实质是A企业为某嘉公司提供2 000万元的担保。李某将借款合同和担保合同伪装成销售合同。

以上操作在某嘉公司简单到由职业经理人李某亲自持合同找到合同章管理人员盖章，绕过了业务部门和审批流程，隐秘到只有李某和合同章管理人员知道。合同到期后，道企业发现某嘉公司无力支付2 000万元，向法院起诉，此事才在某嘉公司败露。

案发后，李某本人失踪，李某控制的A、B、C三家企业也进入歇业或经营不正常状态，某嘉公司4 000万货款、道企业2 000万元货款始终未得到支付，某嘉公司又新增与道企业的法律纠纷2 000万元。

李某利用职务便利，通过自己的关联企业贪占某嘉公司货款4 000万。为掩饰其侵占国有资产的事实，联手道企业虚构合同，致使某嘉公司面临或有负债2 000万元，造成国有资产重大流失。

在这一过程中，某嘉公司一直有印章管理制度，但并没有规避风险，可见，常规印章管理制度有着内控制度固有的先天不足：无法改变管理层凌驾于内部控制之上。制度建设应完善针对管理层的用印约束制度。

四、内控制度建设要加强对职业经理人的用印约束

印章管理制度以预控和管控为核心，制度和流程建设重在多部门、多层次、多内容的决策、执行、监督，以达到制衡和风险防范的目的。不相容岗位分离是印章内控制度中的基本原则，其核心就在于相互牵制。不相容岗位通常情况下主要包括授权与执行、执行与审核、执行与记录、保管与记录，这个原则体现在制度文件的文字描述、工作流程图、相关表单、凭证等方面。

有企业觉得为一个印章设置多岗位牵制，太浪费人力，不舍得花小钱保大钱，损失发生后又后悔不跌，案例中某嘉公司因为印章被盗用、滥用，最终走向破产。印章不能成为管理环节中的破绽和弱点，在职业经理人背景下，要加强对职业经理人的用印约束，严密的用印内控制度更是必不可少。

首先，坚持“相互牵制，审、用分离，多次审核，用印与业务结合”的原则建设制度网格，避免职业经理人擅自用印。

印章分开管理。尤其容易给公司造成损失的重要印章，如公章、合同章、财务章、法人代表章，应交由不同的人分开管理，形成职权制约，从而使企业在重大合同、重要文件的用印上相互制约和监督。

用印多层级纵向审批。用印申请需求要把业务挺在前，业务的真实性是降低用印风险的基础。由业务人员发起用印申请，并一并提交业务相关文件，部门领导审核，企业分管领导再审核，按印章管理规定履行审批程序，经过有权部门和企业领导批准后使用印章。

用印多维度横向审核。在业务审批基础上，相关法律审核是降低用印风险的有效手段。对达到本企业大额资金标准的合同，在法律审核前嵌入大额资金决策程序，以控制重大风险。没有履行法律审核和重大金额决策程序，退回不予用印。

相互牵制，规范用印。用印时首先由文书岗位完成第一次用印文审，文审既包括程序性审核，也包括一致性审核。程序性审核是对前面多层级、多维度程序履行情况的检查，规定流程缺一不可，且必须有相关签字确认。一致性审核是指对文件内容、用途、用印审批（核）签字、次数等进行核对。审核时须完成表单记录，并将表单传递给印章保管员完成第二次文审及用印：核对第一次文审表单内容，审核一致后用印，并完成用印台账登记、文审表单归档。一旦发现不一致，则退回不予用印。

强化印章禁止项制度建设。禁止项行为极易造成严重后果甚至会给企业带来灭顶之灾，强化禁止项制度建设迫在眉睫。禁止项包括在下发印章启用文件前禁止用章，未经相关流程审批禁止用章，在空白介绍信或者空白纸张上禁止用印，禁止他人代为盖章，禁止采用一页纸请示的方式代替印章使用台账等，聘用了职业经理人的企业，在高风险业务方面应特别明确未取得董事会授权禁止用章。

在制度中明确禁止职业经理人直接使用印章很重要。公司总经理对印章拥有决定权，但严禁职业经理人直接使用印章。印章使用应当与业务及业务部门相伴相生，业务部门定位在申请使用印章，职业经理人定位在印章的最终审批。

定期检查是制度执行的保障。企业法律、监察等部门应定期检查印章使用情况，发现问题要及时补救，发现风险要及时制定应对措施，出现损失要进行责任追究。

五、通过公司治理及公司章程约束职业经理人

《“双百企业”推行职业经理人制度操作指引》明确，“双百企业董事会依法选聘和管理职业经理人，负责组织制定相关工作方案和管理制度、履行决策审批程序、组织开展选聘、参与考察、决定聘任或解聘、开展考核、兑现绩效等”。可见，董事会是职业经理人的管理主体。

当当网前CEO兼创始人李国庆几次上演“抢公章”的剧情，对公章的抢夺，暴露了当当网在公司治理方面存在的问题，如股权管理不够规范，缺乏健全治理机制，股东大会、董事会、监事会和管理层（三会一层）运作不扎实。

在企业经营管理活动中，公章是行使职权的重要凭证以及工具，聘用了职业经理人的公司董事会应该对印章管理予以足够的重视。例如，将公章收归董事会，董事会可通过授权的形式将公章的使用权授予总经理或多个公司高层共同管理，也可以随时撤销授权。董事会作出授权和撤销的决定，视风险可控程度而定。

为防止职业经理人滥用、盗用公章给公司造成损失，公司应明确规定“职业经理人无权抵押、担保、贷款等高风险业务，相关业务的开展应取得董事会的一事一授权”。其他印章参照执行。

公司章程公示的内容属于公司治理的重要领域，也是公司治理手段之一。对职业经理人的约束应在公司章程中予以公示。公司章程不仅对股东有约束力，对公司的董事、监事、高管也有约束力。《公司法》第一百七十条第二款规定，“法人或者非法人组织对执行其工作任务的人员治权范围的限制，不得对抗善意相对人”，第六十五条“法人的实际情况与登记的事项不一致的，不得对抗善意相对人”。也就是说，如果仅仅是组织体内授权或以管理制度体现，不在公司章程中公示，是不具备对外约束力的，欠缺公示要件，虽然不违反法律的规定，在内部和相对人之间是有效的，但是，对外不能对抗善意第三人。案例中某嘉公司的职业经理人李某为个人私利滥用、盗用公司印章，所形成的损失只能由某嘉公司和职业经理人承担，不能转嫁给第三人。

职业经理人背景下，董事会还应为印章管理人员建设特殊执行通道。例如，在公司内部控制基础上，附加特殊条款：当职业经理人违反规定擅自用章时，印章保管员必须向董事长报告并取得明确意见。

在公司治理中关注股东和经理人的权利和利益，为职业经理人规划一条康庄大道，让他们担负股东重托，带领企业稳健发展。

六、打造企业印章管理的生态环境

国有企业及其控股公司关于印章的管理，在做到有规可依、有章可循的同时，开展以规避风险为目的的生态建设必不可少。要开展法律风险意识培训，建立健全责任追究制度并加大责任追究力度，营造一个不敢违、不能违的敬畏环境。

首先，加强岗位法律风险意识培训。印章管理岗位，除了要求上岗人员人品正直、有原则外，还要不断提高其岗位技能水平和法律风险防范意识，以有效措施保证用章安全。印章管理岗位应签订法律风险岗位承诺书，明确印章管理岗位的法律风险防控职责；要加强对印章管理人员的法律风险防范教育，使其认识到印章的重要意义，具备风险防控意识，能识别潜在危险。

其次，开展责任追究。未经授权或审批，任何部门和个人不得擅自刻制印章，不得擅自使用印章，不得有意隐瞒印章使用情况以及拒绝登记用印记录表或者出现其他禁止项行为等，凡是违反印章管理规定，一经发现，必须追究责任，造成的民事、行政、刑事责任，由当事人本人承担。