王大鹏 大庆油田信息技术公司

社会处于经济快速发展的新时期，为了保证企业具有一定的经济效益，需要创造一个公平公开的竞争环境，保证企业在招标阶段的管理水平。在招标阶段过程中，内部控制的应用能够提高企业在实际运作中的效益、避免出现腐败问题。招标作为我国企业经济活动的重要组成，为了解决招标管理中存在的问题，需要提高企业招标业务的管理水平，基于招标方的可控角度出发，对招标风险进行可控管理，确保企业的可持续发展。

一、企业在招标过程中主要存在的问题

(一)管理人员缺乏风险管理意识

由于企业在招标业务的管理过程中，对于管理风险并没有过多重视，没有针对相应的风险因素和风险事件做出相应的措施；或者管理人员通过个人的判断对招标风险进行判定，这些都会导致风险管理的成效达不到预期目标。企业关于招标风险的识别、评价和管理等环节的执行效果，往往只能取决于执行招标业务的个人，企业并没有建立全面、系统的评价，导致一些关键性的风险很容易被忽视，管理层由于水平的限制，无法给出预防性措施，也就无法有效避免招标风险给企业带来的巨大损失。

(二)控制方法过于单一

在企业的招标阶段，采用的控制方法过于单一，导致某些工程很可能出现程序不完整的问题，没有彻底完成工程地质、水文的勘探工作就开展招标工作，容易出现三边工程，即集勘探、设计、施工为一体。某些工程在招标阶段前期没有准备完整严密的资料，在后续的施工过程中很可能出现设计图纸变更等问题。A公司在招标阶段，准备的招标文件在设计图纸的表达上没有表述清楚，没有对施工技术、施工材料和设备等内容进行详细描述，后续施工过程招标方和投标方会产生一定的冲突，针对招标文件缺失的内容追究赔偿，导致企业造成较大的经济损失，严重影响整体工程的质量，耽误建设项目的施工进度。

(三)招标信息渠道不流通

在招标阶段，企业需要准备繁多的材料，处理人员和部门的关系也有着较大的难度。一般通过纸质文件对招标信息进行传达和审批，这些文件会随着整个工程流程在部门内部或者不同部门之间流传，很可能会出现文件丢失的情况，无法追究责任人，从而阻碍了招标工作的顺利进行。工作人员需要对整个招标文件的流转工作进行跟踪，但是，如果领导人员出差，整个跟踪流程就会突然中断。企业大多采取口头的方式进行信息交流，这种方式无法为后续责任追究提供相应的证据，从而严重降低了信息传递的效率。

(四)缺乏强有力的监督

在招标阶段，工作人员会对建设项目进行划分，某些人员为了获取不当的利益，通常将高利润的标段作为不当的交易投给某些人员。参与招标工作的员工在编制招标文件时，往往在招标文件关于资格预审风方面，设定带有一定倾向性的要求，为某些人员提供参照；或者对投标方提供不对等的信息渠道。投标人通过不正当的手段以高利润的方式诱使工作人员将标底信息透露给个人，导致整个招标市场受到影响，严重破坏了整个市场的规则。

(五)内部控制执行力度不够

负责内部控制工作的相关部门没有认识到内控对于风险管理的重要性。在当今复杂多变的市场环境下，如果不完善企业的内控制度，将会导致内控无法充分解决企业的经济难题；企业的有关工作人员仅仅在表面上遵循内控制度，私底下通过作假的方式谋求高额利润。部分企业在测评专家费用发放表的问题上，业务人员通过模仿专家签名获取金额，导致这项费用重复报销。企业内部缺乏强有力的监督体系以及考核机制缺乏针对性，导致内部控制环境存在一定的潜在风险，进而影响企业在执行内部控制措施的积极性。

(六)招标活动不规范

招标本身是基于规范性的程序进行管理的一项活动，往往采取针对性的措施尽量避免问题的发生，但是，在实际的操作中，往往成为某些人员以权谋私的非法渠道。在招标过程中，如果招标活动没有排除一定的人为干扰，企业按照公平、公正、公开的原则对全部供应商进行筛选和评估，就会导致招标活动出现混乱、腐败的现象。招标企业的管理高层应该做好自己的工作，守住底线，提高自己的责任意识，避免招标活动出现不规范的行为。

二、内部控制在企业招标管理中的应用

(一)健全内部机制

1.健全管理机制

企业在发展过程中，应当对人才提高重视，根据最新的人事任免机制对招标管理相关管理人员进行调整，并对招标阶段涉及的相关制度进行重修，落实好管理高层的责任，并设置不同的项目组，如：“原材料”小组、“财务”小组以及”行政小组等。确保企业招标阶段各部门的主体清晰、职责明确。

2.夯实主体责任

对于企业的招标业务来说，需要对招标的相关计划进行编制，并确立相应的审批制度。有效地结合具有集中性、临时性的招标方式，通过总公司授权所属子公司或者项目管理部门对相应的管理范围进行限额规定，落实好招标计划，确保招标工作做好层层落实，做好相应的档案记录。

3.加大信用评价的力度

对于招标管理而言，在专家方面，需要对入库程序、权力、义务、监督等方面进行明确，如果某个评委给投标人的技术部门评分最高分和最低分之间的差值超过25%，需要该评委附上相应的报告说明评分原因。针对供应商作假、工期拖延等行为，根据相关标准对其信用进行减分，如果供应商的行为超出两项不合规的，均统一取消下一年度的资格。

(二)管理高层重视内部控制建设

在不同的阶段，内部控制会表现为不同的建设程度，就管理高层而言，对于内部控制的重视，会在企业内部形成一种氛围，从上到下推行内部控制的实施。对于那些不重视内部控制的企业而言，在外部监管的推动下，企业内部控制建设也得到相应的推动作用，但是，为了保证企业的竞争优势，企业需要从根本上融入内部控制的理念。短时间来说，实现规范化的内部控制是不切实际的，可能会引起一些问题，对招标任务的效率产生一定的影响；但从长期的角度出发，能够提高企业的经营效率，保证企业的可持续发展。企业的管理高层通过职业培训的方式或者不同的企业间进行交流，提高管理高层对于内部控制的认识。在进行考核时，需要设定关于风险管理的专项基金，充分调动企业员工参与招标业务内部控制的主动性。管理高层只有重视内部控制，才能充分带动企业的整体氛围。风险控制部门作为内控体系建设的重要部门，需要在招标管理的内部控制中充分发挥作用。开展相关的专业培训活动，提供相应的专业咨询，收集有关企业公司有关内部控制问题引发的风险事故，作为职能培训的具体案例在企业各级进行演讲，从不同的途径对企业的内部控制进行强化，不断规范化企业的招标业务。

(三)完善内部控制体系

对于应用内部控制的招标活动来说，内部控制建设是一项长期的、专业的工作，需要进行详细的计划、细致的文件梳理以及流程修订，并对这项内容进一步进行完善，确保修订后的内容始终与企业的规模保持一致，避免由于外界因素的影响下出现风险问题，如：政策法规、业务水平、竞争状况等内外因素，需要根据环境变化做出相应的调整。

1.内部控制计划阶段

企业需要聘请专业的咨询机构负责全体员工的内部控制，确保企业员工认识到内部控制的重要性，从内部控制建设工作的角度出发，根据企业的实际情况合理规划实际的内部控制建设范围，将企业的法人代表设为内部控制的第一负责人，对内控领导小组和执行小组直接控制，领导小组包括企业的各部门高管，执行小组由各部门的指定联络人组成。内控工作项目的相关计划由执行小组草拟，由领导小组负责审批和跟进。

2.内部控制建设阶段

将内部实际的开展范围确定后，需要对纳入范围的各企业及其业务进行梳理，及时对控制目标进行确定，并发现其中存在的潜在风险。识别内控活动中的关键目标，并编制相应的风险控制矩阵，对比企业现阶段的制度、政策，从而找出内控中存在的问题。针对内控存在的问题，分析问题对于整个招标管理的影响程度，从而制定出相应的调整方案，根据整改后的方案对内控制度进行重新修订，对业务流程进行完善，合理分配部门的岗位以及调整当前的人员配置，合理调整后，重新编制业务流程图。在内控体系建设整改后期，需要编制企业的内控手册，完成内控体系建设。

(四)内部控制完善阶段

企业的招标管理工程中，内控执行小组需要科学评估整个内控流程，及时对不适合实际情况的现象进行更新，取消原有的不合适的控制点，并对相关的业务部门进行修改。业务部门需要承担内控流程的相关维护工作，并针对当前的内控环境提出有关建议，从而适当增加已经丢失的关键流程或者控制点。业务部门应该对内控制度进行修订或者增补，将制度作为业务流程的基础，实现制度和流程的统一，确保每一个环节都能够根据制度进行操作，实现内部控制规范化、程序化，有效控制招标管理中的风险，落实内部控制。

(五)强化信息沟通

1.加强内部信息的沟通

对于内部信息的整理和使用来说，一般通过公司的内部渠道对信息进行收集，如：财务资料、公司局域网等。在员工和领导的沟通层面，建立一个自上而下的平台实现员工和领导之间的交流，有利于彼此之间获取相应的信息，提高招标管理的效率，如：座谈会、书刊杂志、领导信箱等。沟通渠道还可以借助网络技术以建立网上平台，降低了领导和员工之间沟通交流的成本，有利于领导了解员工的想法，也有利于员工充分了解公司情况，调动员工工作的积极性。

2.加强外部信息的沟通

外部信息作为企业开展招标业务的参考依据，科学技术的发展增加了外部信息的获取方法，企业大多从供应商或者业务网络的客户之间获取相关信息，或者企业从市场中掌握有关的信息，或者通过网络媒体、外部监管部门等平台收集信息。与外部的沟通交流，最重要的是对媒体资源进行合理利用，适当引导和把控媒体的话语权，引导有关企业的舆论方向。积极与外部监管机构合作，定期获得相关的政策信息，并根据监管部门的要求及时上交相关材料。

三、结语

综上所述，对于企业来说，为了提高招标管理的效率，保证招标活动的公平、公开、公正，需要对企业进行合理的内部控制，加强对招标管理过程中的风险控制，加大监督力度，提高内部控制的执行力度，完善企业的内控管理机制，将风险控制意识融入每个员工的观念中，提高员工参与内部控制的主动性，从而保证内部控制在招标管理中的成效，促进企业的可持续发展。