毛宇光

摘要：随着高校业务的高速发展，同时带来了规章制度的调整，审批流程的变更、流程版本控制、流程归档追溯等管理问题的挑战，首先制度建设尤为重要，需要高校内部实施有效的管理。同时借助信息化高速发展的契机，将线下的管理制度搬到线上平台进行统一管理，从而提高工作效率，以管理制度为标准，实现审批流程的闭环管理，那么搭建一套基于制度流程化管理的协同办公平台迫在眉睫。平台搭建后可全面贯通高校管理脉络，实现对各业务要素的闭环管理，在此基础上实现日常办公与多应用服务的整合管理，为用户提供一个融入高校管理的科学、开放、先进的信息化协同办公平台。

关键词：数字校园、制度流程化、协同办公、闭环管理

1 建设必要性分析

从管理层面上看，以制度建设为基础，通过信息化手段改变原始的纸质化流程流转，转换为线上实时流转。实现用信息化的手段解决制度流程化的问题，实现“以点带面”与“协同运作”，任何流程节点的变化都应在系统中的相关节点反映出来，并通过本平台反馈给高校各业务部门，从而使业务过程达到透明、高效、协作的目的。

从应用的层面上看，通过平台建设为高校员工和管理层提供一个基于工作岗位的协同办公平台，将与之相关的所有业务工作和信息进行针对性推送，逐步实现高校全员“效率提升”、“统一规范”、“信息融合”、“高效办公”。

2 建设目标

学院制度流程化建设平台的总体建设目标是，搭建一个基于学院现有规章制度、办事流程建立的统一的协同的工作平台，对接高校各应用服务系统或数据共享服务平台，打破数据壁垒，消除信息孤岛，充分发挥信息集成融合的价值，为全院教职工的日常办公提供有效支撑。

以管理制度为先，作为平台建设依据的基本原则，首先要根据现有部门业务需求结合学院规章制度，对高校现有流程规范进行立改废的重新修订工作，这将作为平台建设的基础和保障。

总体上要充分考虑学院的未来发展需要，统一规划、分步实施、逐步扩展。从而保证系统的完整性与可持续发展。做到统一标准、统一管理、统一认证、互联互通和资源共享。这就要求平台不仅能支撑原始线下的管理制度平滑迁移到线上平台，也要充分考虑到将现有各应用服务及数据进行整合，在此基础上通过现有的流程建模工具，再次进行流程整合，衍生出例如：合同管理、采购管理、项目管理、出入库管理、学生管理、后勤管理等管理模块。

3 平台建设

平台建设要实现统一门户，多方式入口为一体的制度流程化协同办公平台，在实现制度流程化线上运行的基础上，实现协同办公等相关功能。

建设多入口方式，第一，PC端实现与现有学院统一身份认证平台对接，实现一地登录多系统免登录的便捷访问模式。第二，手机端整合企业微信及华为WeLink，实现各流程无缝接入，通过云桥方式实现无需开通外网及端口便可实现外网访问的目的，用户登录后，可查看已授权给用户的服务与信息，实现手机端信息查阅与流程审批，做到实时办公。

建立统一门户，实现信息的集中发布与接收包括：通知公告、规章制度、学院公文、学院新闻、会议日程等动态信息，让所有教职工能快速了解到学院动态，拉近高校组织与教职工之间的距离，从而增强教职工的归属感。打造统一的消息中心与任务中心，通过接口方式打通各应用平台的消息与任务，在协同办公平台统一展示，实现一个入口，集中办公的目的。

建立流程管理中心，实现高校现有在用制度流程、日常办公流程，利用信息化手段进行统一管理，建立标准化的线上工作流程体系，遵循日常工作规律，建立通用可行的流程管控机制;通过可视化的流程展示可降低教师学习成本;通过流程引导、流程流转预测，明确审批权限及业务流转，让文字式管理制度图形化展示;通过数据决策支持，借助全面的数据信息统计分析，关联查看以往相关流程，帮助决策者快速抉择;帮助内部流程管理优化，通过流程效率分析，让数据说话，给予管理者决策支撑，适时适度优化内部管理流程;通过流程数据报表，可快速搭建流程和数据报表，可快速呈现实时数据统计;提供灵活的工作流程配置与关联表单配置，方便日常流程的变更和快速调整，可便于平台管理者对制度的新建与变更快速响应，快速搭建与调整流程，并提供流程的回溯及版本控制。同时消除纸质管理制度对于不同员工理解上的差异，让所有工作岗位真正按照高校制定的规章制度贯彻，从而建立电子化的运行规范作业体系。

建立有效的师生沟通和消息传递，通过手机端APP的方式使高校员工可迅速查找到内部师生信息，实现文字或虚拟电话方式进行实时沟通，根据组织机构的创建，系统自动创建部门群组，实现高校员工高效且安全的沟通，以及文件共享的安全传输。

建立知识管理模块，充分利用知识共享，根据不同岗位、制定相应的知识模型;搭建高校专家网络库，通过内部电话会议的方式，实现远程网络求助、在线解答和头脑风暴;通过建立员工自助中心，提供知识学习资料在线下载和知识积累;建立知识分享共享体系，通过知识推送、订阅、收藏，充分利用知识库指导实际业务工作;搭建知识安全管控体系，以往高校中的资料、知识、文件一般都各自存放在管理部门或个人手中，而通过平台的建设，建立统一的知识库，整合各部門、各岗位、各人员掌握工作资料和知识，在保证安全、机密的基础上开放知识共享。

4 结语

系统建成后，可方便学院的日常协同办公，规范制度流程化管理程序，保障办公管理向规范化、信息化、和谐化发展，注重知识管理的实际应用，融合协同作业、实时通信、信息发布、资源管理、行政办公、业务流程、信息集成于一体，为管理决策层提供各种决策参考数据，为学院员工提供良好的办公手段和沟通协作平台，提高办公效率。

参考文献：

[1]深圳市格物流程研究院.流程管理标准指南[M].北京：清华大学出版社，2021.

[2]吴驰，于俊清，王士贤.高校信息化建设与管理——制度篇[M].武汉：华中科技大学出版社，2021.

[3]胡云峰.流程管理与变革实践（第2版）[M].武汉：华中科技大学出版社，2019.