刘英

摘 要：单轨制电子档案归档的成功实践，不再将纸质电子文档与电子文件分别保存，降低了归档及管理成本，提升了电子文件管理效率。本文分析了电子文件归档的基本原则及实践探索中的成功经验，并对下一步电子文件归档及电子档案管理的发展方向及重点提出展望和预期，具有积极的现实指导意义。

关键词：电子文件归档;电子档案管理;单轨制

概述

电子文件是指数字设备及数字环境中产生，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依托计算机等数字设备阅读、处理，并在通信网络上传输的文件。从电子文件的概念可知，电子文件不仅涵盖与纸质档案相对应的图形、图像及文本电子文件，也包括视音频电子文件，还包括软件程序及其衍生的电子文件。近年来，随着高等教育事业的发展以及信息技术的应用，高等院校电子文件数量庞大，类型多样，做好电子文件的归档和管理意义重大。为此，国家档案局陆续出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子档案管理系统基本功能规定》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》《版式电子文件长期保存格式需求》《电子档案管理基本术语》等，为高等院校电子档案归档及管理提供了制度保障。单轨制电子档案归档的成功实践，不再将纸质电子文档与电子文件分别保存，降低了归档及管理成本，提升了电子文件管理效率。

1 电子文件归档原则

1.1 区别性对待。电子文件的渠道不同、格式不同，对其收集归档的方式和方法也存在较大的差异性，需要针对不同类型的电子文件进行差异化、区别对待。……