文/济南市人民医院 徐雯雯 刘向红

一、数字化档案室建设的必要性

数字化档案室是以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。建设数字化档案室是档案信息化时代发展的趋势，是互联网发展突飞猛进的背景下档案管理服务转变、业务升级的必由之路。

（一）便于对档案资料的保护。档案数字化是通过扫描、数据压缩转换等技术将纸质档案等传统档案转换成数字化的电子档案，规避了纸质档案在存储过程中保管不当易造成破损、发霉、丢失的缺点，有效地保护了档案，也提高了档案的安全性。

（二）档案利用更加简易、高效。从纸质档案到电子档案，再到文档一体化管理。数字化档案室建成后可通过档案管理系统中的检索功能，输入需要查询档案的关键词，迅速找到所需档案。不仅省去了纸质档案查询的烦琐，也可打破传统档案管理工作时间和空间的限制，使用户查询利用更为便利。

（三）便于实现资源共享。数字化档案室建设，是通过多媒体传播、扫描等技术将各类档案信息转化成数字化档案，也可通过建立数据库的方式，对档案信息进行采集，丰富档案的信息资源，实现对各项资源的高效整合，使档案管理水平得到有效提升。

（四）便于高效利用声像档案。声像档案由于可以通过音频再现、影像重现等方式声情并茂地记录活动的全过程，因此在数字档案中占据重要的位置。……