文/内蒙古农业大学档案馆 周玲 张兹磊 范秀琴

一、公文管理数字化的优势

（一）信息提供更加准确便捷。随着信息化建设的发展，公文管理工作的信息化作为其中重要的一部分，越来越受到高度重视。以电子工具为核心的检索方式，不仅具有准确性和快捷性，还具有强大的储存功能，可以有效地提升工作质量与效率，改进传统公文管理问题。公文管理网站的建设可以提供高效的检索服务，提供不同种类的门户信息数据库，使公文信息系统巧妙地与不同办公部门自动对接，并通过不同的现代媒介积极提供档案公文查询服务，提高信息资源的利用率。

（二）信息协作方式更加紧密。由于办公室中档案公文不仅作为信息库对公文信息进行收录，也需要与其他社会部门进行交流递呈，进行互联互通。以前由于办公室部门之间存在空间限制，导致沟通与交流受阻，各办公部门不能及时有效地进行信息交换，造成信息滞后，流程冗余。在公文信息纳入信息系统之后，公文信息将以电子版的方式进行格式化存储，并且可以随时调用，当社会部门需要对公文个性化信息进行提取时，跨部门交换电子信息将更为紧密和频繁，减少不必要的劳力成本。

（三）资源共享的种类更加多样。办公室档案公文数量巨大，种类繁杂，尤其是人事公文多数以标准化或半标准化进行录入。以前通常以纸质载体作为媒介来承载内容，不利于信息的重新组织和提取分析。……