文/山东省菏泽市廉政教育中心 张路军

档案管理工作是对一个单位甚至一个区域进行必要的数据管理存储的重要的工作形式和内容。根据不同的档案管理要求，档案的存档和调用也会有不同的要求。不管是对于人事档案进行管理，还是对城市发展建设以及单位的发展建设的档案进行管理，都需要把相关的文献资料等内容进行系统的归档。所以，对于各单位城市社区来说，能够让档案管理在现有的基础上效率进一步的提高，并且高效地利用信息化技术的条件，实现快速的存档、分类和查阅都是非常必要的。然而，当前在档案管理工作中，还存在着很多需求上的短板，要满足档案管理便捷高效的需求，并且能够更好地提升单位建设、人员素质，以及为城市发展的加快步伐而服务，可以在信息技术发展的基础上进一步引入人工智能，让人工智能更好地为档案管理工作起到推动的作用。所以，相关管理部门和专业人员要密切关注人工智能在目前发展中的具体特征，并且了解人工智能和档案管理工作之间的密切关系，从而有效地将人工智能技术应用到档案管理工作中来。

一、人工智能发展概述

人工智能，这个词近年来是非常火爆的，我们经常通过各种媒介，甚至日常聊天的时候也能接触到这个词。人工智能已经走入了各行各业，走入了平常百姓家，那么，人工智能的发展情况与档案管理工作有什么样的契合之处呢？我们需要首先对人工智能有一个整体的认识。人工智能，它的英文是Artificial Intelligence，简称AI，简而言之，人工智能是借助计算机实现传统中，只有人才能做的一些智能方面的工作。所以人工智能，首先要依赖于计算机运算技术和算法的发展。而计算机在人类世界当中已经出现了几十年的时间，在这几十年当中，人类的生活习惯已经发生了很大的变化，人类的教育、交流、交易等各个环节，都因为计算机的加入而变得更加快捷方便。相对于传统的计算机来说，人工智能更强调其智能的方面，拟人化的特征是其最显著的特点。对于一个国家来说，人工智能是重要的战略发展方向，所以，包括我国在内的世界上多个国家都集中了很多的人力资金进行人工智能技术的开发。这对于提高一个国家的竞争能力，维护国家的安全稳定都具有非常重要的战略意义。所以，人工智能的发展可以用日新月异来形容，正是因为国家政府层面的支持，才给了人工智能发展的重大推动力，也使这一领域蓬勃发展。所以，人工智能技术也在发展过程中，不断地与社会产生着各种各样的交互，不断地检索收集关于社会方面对人工智能的需求，为满足这些需求进行重点的研发。我国在人工智能的技术研发方面，成就是非常显著的，这非常直接地体现在了智能手机方面。那么，在档案管理工作中，人工智能可以发挥哪些作用呢？人工智能的优势是怎么体现在档案管理的工作当中的呢？本文从以下几个方面进行了探索和梳理。

二、人工智能在档案管理中的应用建议

当前，伴随着人工智能技术的飞速发展，人工智能的新技术、新功能大量的引入档案管理的领域。为了满足档案管理工作，在搜索、分类、安全防护等方面的需求，档案管理可以有效地实现智能化，因此，我们主要从这三个方面来介绍人工智能在档案管理领域中的应用问题。

（一）用人工智能技术实现对档案的智能搜索。以前，档案管理当中的搜索问题只能靠人工来进行，消耗了大量的时间成本和人力成本，也不一定能够把想要的资料全都搜索出来。而计算机技术基础之上的人工智能技术，却能够为档案管理的智能搜索进行量身定制，从而有效地实现人工智能对于档案管理当中所需求档案的高效搜索。所以，对于一个单位，一个区域，或者说一个城市来说，能够借助人工智能极大的提升信息检索的速度，加强档案管理的效率，这毋庸置疑会在社会上、经济上产生重要的价值。人工智能技术可以实现在对档案信息进行存储和管理归档的过程中，为今后数据的快速检索奠定基础，在系统优化、算法优化等方面更多地考虑如何在需要的时候以最快的速度把档案找到。所以，有效地实现智能搜索需要在专门的软件进行设计的过程中考虑这些实际的需求，从而实现对信息的分类存储和整理，要在现有工作的基础之上，尽量做到快速准确而高效。整合信息快速的检索信息是依托在良好的硬件系统和优秀的软件算法基础之上。在当前这样一个大数据时代，提高档案管理信息检索的效率，在海量的信息中找到精准度更高的信息资源，是人工智能在档案管理工作中的一大显著的优势。所以，借助智能识别、智能检索有效地提高档案管理的效率，提高检索的效率，让各行各业的档案管理都能够借助人工智能实现以上的需求。

（二）借助人工智能，对档案信息进行合理分类。由于在算法方面的优越性，人工智能可以有效地解决当前在档案管理当中，由于分类不合理所导致的信息检索效率下降，甚至出现错误的情况。对于一些结构性不强的信息，人工智能的算法，能够从智能分析的角度对其进行智能化的分类，极大地提高了档案管理信息资源的归档效率，能够在分类的基础上进一步提高档案信息在输入输出方面的速度。所以，要根据档案处理的具体要求以及人工智能算法的具体特点，来丰富结构化信息，并且对非结构化的信息进行整合和具体的智能分类，从而能够使得我们对信息资源进行获取的过程中，做到准确快捷高效的定位。在信息分类的过程当中，需要对信息资源进行大范围的定位，随后进行细节分类和处理，完善层次结构，建造不同的层次之间的联系，并依据其关系，按照一定的保准和原则对其进行分类，这样做的好处在于可以有效地保障档案管理工作的安全性、有效性、合理性。另外，由于在语言识别技术方面的快速发展，人工智能技术在档案管理工作中可以借助快捷的语言识别能力，使得计算机设备对档案信息进行快速有效的分类。这些都得益于人工智能技术的发展，得益于算法不断优化，因此，在档案管理实现智能化分类的过程中，也进一步给人们提供了一些档案管理的新思路，从人的需求的角度，从单位集体对档案管理工作需求的角度完善相关的工作。

（三）借助人工智能，更好地实现档案信息的安全。信息安全问题一直伴随着信息技术的飞速发展而不断地在进行着革新。借助人工智能可以在传统的计算机技术的基础上，进一步实现对档案信息的安全管理，通过计算机系统和人工智能的算法优化信息存储的方式，对实现档案信息的智能化管理起到安全有效管理的效果。在具体开展档案管理的工作中，可以借助计算机的相关软件系统，对所收集到的档案信息进行数字化存储和管理，同时人工智能系统还保障了这些信息资源的隐蔽性和安全性，确保系统中所存储的档案资源不容易被犯罪分子获取和进行非法的交易。对于档案管理工作来说，保障档案信息的安全是管理工作的核心和重中之重，通过智能化的管理，可以对有效的重要信息进行整合和存储。结合信息档案的有效保护，让档案信息可以进一步在安全的前提下有效运用。相对于传统的计算机安全技术来说，人工智能防护技术安全性更强，而且可以有效地实现对档案库进行实时的监控。在严密的监控下，更能保障档案安全，可以最大限度地保障档案信息的安全。

三、人工智能在档案管理领域的未来发展趋势分析

人工智能在发展的过程中需要不断地学习，而前期人工智能技术在档案管理中的应用就成了新技术学习的前提和经验。前期的应用也给人工智能技术的进一步发展提供了学习经验、教训的机会。通过这些经验教训的学习，人工智能将会越来越智能，将会越来越能够适应档案管理工作的具体要求。

当前处于21世纪的人工智能管理时代，档案管理的内容非常复杂体系，反映出来不同的层次档案管理工作的具体特征。所以，在当前大数据时代的背景之中，不同的单位在档案管理中都可以借助智能技术的发展，将人工智能的新技术与档案管理工作的具体需求进行结合，促进人工智能技术的进一步发展。

综上所述，在当前这样一个信息技术飞速发展的数字时代，数据管理档案管理工作自然也离不开先进的人工智能技术的加入。凭借自身良好的便捷性、交互性等优越性的特征，人工智能已经并且将来更能够在档案管理工作中大展拳脚，使得档案管理工作进一步得到优化，并且为单位发展城市发展做出积极的贡献。所以，不断实现智能化的检索，实现档案的自动化管理，也是今后很长一段时间，在档案管理工作中要优化和发展的重要方向。