文/菏泽职业学院 朱永征

高职院校图书馆的图书档案指的是学校在管理服务和管理工作的过程中通过日积月累而形成的一种特殊的档案。这些档案与普通的文书档案存在较大的差别，包含着学校丰富的文化遗产。因此推动图书档案的数字化建设是十分有必要的，可以提高学校图书馆的服务水平和服务效率，同时还可以消除数字鸿沟、推动知识创新和实现信息交流。

一、高职院校图书馆图书档案数字化建设的必要性

（一）满足了图书馆档案管理的要求。与过去传统的图书档案相比，数字化的图书档案的载体发生了本质的变化。传统的图书档案将纸张作为载体，而数字化的图书档案则将电子的文字、图片和视频作为主要载体，因此无论是在档案的制作、储存还是使用方面，后者都具有明显的优势，可以有效满足高职院校图书馆档案管理的现代化要求。首先，它可以实现对图书档案的便利操作。数字化的图书档案在内容添加和删减方面都更为简单，也不会留下痕迹影响人们的正常阅读。其次，图书档案的后期管理成本更低，这些图书档案在后期使用的过程中并不需要再次购买相关的设备和资料，其中的数据都会直接被档案系统进行数字化的储存，在后期所产生的费用只有少量的电费。最后，数字化图书档案可以实现更加快速的搜索，无论是携带还是共享都更加方便。用户的信息搜索过程也更为准确，核对的时间比较短，同时还可以使图书档案管理的效果大大提升。

（二）满足了图书事业发展的要求。在时代发展的过程中，图书档案的数量和规模都在不断增加，为了满足对图书的管理，图书档案的数字化是未来重要的发展趋势。首先，数字化图书档案的储存量比较大。在信息存储的过程中，只需要一个小小的芯片就可以实现数以亿计字符的存储，这相当于数千本书的内容。在这样的情况下，图书档案对纸张的使用量大大降低，同时也实现了对图书档案存储空间的节省。其次，数字化图书档案在信息存储和传递的过程中并不会受到载体的限制。它不仅可以将图书档案的信息存储到实物的载体当中，同时也可以通过网络传输或者接受仪器来实现对信息的快速和安全传递，在这个过程中摆脱实物的载体。

二、高职院校图书馆图书档案管理现状

（一）对图书档案储存空间的要求更高。从内容的角度来看，当前高职院校当中，很多图书档案是文本的形式，电子信息化的图书档案比较少。在对这些图书档案进行管理的过程中，需要做好及时的归档和保存，图书管理人员的工作量比较大。同时，随着高职院校的不断发展，招生数量也不断扩大，学校为了满足教学需求，会不断增加学科建设的数量，在这个过程中会产生大量的图书档案，尤其是用于学科服务方面的图书档案资料也在快速增加。调查显示，我国普通规模的高职院校每年增加的各类图书、国内外电子资料和光盘的数量已经超过了10万份，而档案馆每年接收的来自内部学院、团委、学生处等的各类档案资料也达到了近百卷。这些图书档案存在的形式各不相同，除了常见的文本资料之外，还有很多是音像资料和数字资料。除此之外，高职院校当中本身还存在很多的图书资料，他们对图书档案的存储空间也有着比较高的要求。

（二）图书档案的使用率处于不断增加的状态。高职院校的图书档案主要的服务对象就是本校的教师和学生。近年来，随着全国各地高职院校的扩招，很多学校的学生数量都在快速增加，他们在平时的学习当中对各种图书档案的利用率比较高，这导致了整个学校的图书档案利用率处于不断增加的状态。同时，随着各种智能化设备的普及，学生在利用图书档案的时候更习惯于使用数字化的图书档案，这些档案信息在查询、下载以及打印方面都更加方便。根据调查统计，我国各地高职院校学生对数字化图书档案的需求具有多样化发展的趋势，为了满足学生的需求，高职院校需要不断完善数字化图书档案的建设。

（三）图书档案的使用范围在不断扩大。在过去，高职院校的图书档案是相对封闭的，只为学校内部的教师、学生以及相关部门提供服务。在信息化的时代当中，图书档案使用的范围不断扩大，档案系统也变得更为开放。除了为本校的人员提供服务之外，很多高职院校还加入了地区的图书馆发展联盟，通过信息化的手段实现了本校的图书档案和图书资源向整个联盟的学生开放。在这样的背景下，图书档案的管理压力越来越大，管理人员的工作量越来越多，这对图书档案管理的效率和水平都提出了更高的要求。与此同时，很多高职院校在发展的过程中都出现了服务社会的趋势，很多公众都可以到学校的图书馆来查阅资料，他们对于高职院校的图书管理工作来说是一个比较庞大的群体。在这样的情况下，高职院校图书档案的应用范围也越来越大，实现数字化的图书馆图书档案建设是十分有必要的。

三、高职院校图书馆图书档案数字化建设的有效路径

（一）完善图书馆图书档案的数字化设施。在信息化高速发展的背景下，高职院校图书馆图书档案的数字化建设离不开完善的数字化设备，这些设备主要包括图书档案的数字化管理平台、管理网络以及专门的数据库系统等。具体来说，在对数字化管理平台进行建设的过程中，相关人员需要结合图书档案的数量、未来的扩张情况以及实际需求来进行设计，要注意预留好充足的可扩展空间，这样才能更好地应对高职院校图书档案信息数量越来越多的发展趋势，在数字化管理平台构建的过程中，相关人员要坚持循序渐进的原则，尤其是在发展初期，要做好对档案的分类和等级评定。比如图书档案当中价值比较高、比较稀有的资料要作为第一批数字化管理的对象；那些需要被永久保存的重要档案可以作为第二批管理对象；使用和调取频率都比较高的档案作为第三批；而那些具备地方级保护价值的档案则可以作为第四批，依照这一规则来实现数字化档案管理工作的逐步开展。在管理网络方面，相关人员则需要做好对局域网系统的完善，为图书档案的数字化建设构建起安全和稳定的网络基础。目前，我国很多高职院校的图书档案正处于纸质文档管理向数字化管理的过渡时期，要想顺利地完成过渡，就要建立起专门的数据库系统，每完成一部分的工作就建立起相应的数据库。

（二）优化图书馆图书档案的数字化服务。随着高职院校图书档案利用率的增加和利用范围的拓展，建立起相应的配套服务系统是十分有必要的，这可以使数字化的图书档案得到更加有效的利用。为了实现这个目标，相关部门需要对原本的图书档案服务系统进行优化，以用户的需求作为目标，为他们提供更加便捷性和优质的数字化服务。在这个过程中，可以利用大数据技术做好对用户群体的分析，了解他们的实际需求，然后为他们提供定制化的服务。比如在技术层面，为了实现用户对图书档案资料的跨库检索，可以对所有图书档案的目录、内容和编码方式进行一体化的管理，这样一来，用户只需要通过图书馆当中专门的检索程序就可以准确地定位到所需要的信息资料。为了确保图书档案服务的质量，还需要做好对图书馆当中档案信息录入过程的有效管理。如果在信息录入的过程中，人为因素会导致某些错误的发生，这会对后期的检索质量造成不良的影响。因此在制作图书档案数字化文件的时候，工作人员需要在其中加入静态和动态的数据，并对数据信息进行集中处理，这样可以为后期信息的使用提供便利的条件。通过为用户提供精准与完善的数字化信息服务不仅可以为用户使用信息提供便利，同时也可以有效提升图书档案的利用价值。

（三）控制图书馆图书档案的数字化风险。在信息化的时代里，人们获取信息的途径变得更加多样化，信息的传播也变得更加简单，正是这些网络工具的渗透对图书档案系统造成了严峻的信息安全风险。如果系统出现了非法入侵、恶意攻击等问题的话，不仅会导致信息被泄露，同时还可能会导致其中的重要文件被恶意破坏和盗取，严重情况下还可能会出现数字化平台无法正常使用的情况。因此，在图书馆图书档案数字化建设的同时，还要做好对数字化风险的防控工作。在数字化设备运行的过程当中，很容易受到外界环境的影响，在这个过程中出现的故障具有较强的不可预见性。因此，为了减少因系统硬件而发生的故障、降低这些故障对图书档案系统所造成的安全风险，在数字化建设的过程中要结合图书档案信息的形式来选择合适的存储方式，对于其中的本文、图像、视频以及音频这些档案形式，要使用不同的存储方式进行保存，同时还要做好对档案信息的备份。对于高职院校图书馆当中专门用来存储图书档案信息的计算机，要避免其接入外网，这样系统在发生信息风险的时候，可以通过该计算机来实现对图书档案信息的恢复。

四、结语

综上所述，在高职院校图书馆图书档案管理的过程中，数字化技术发挥了重要的作用。数字化建设不仅符合图书馆档案管理的要求，同时也符合图书事业发展的要求。当前，高职院校图书馆在对图书档案进行管理的过程中，对存储空间的要求越来越高，同时图书档案的使用效率在不断增加、使用范围也在不断扩大。在这样的情况下，建立数字化的图书档案系统是十分有必要的，高职院校要结合实际需求来设立数字化建设的目标和方案，同时做好设备完善、服务提升以及风险防控工作。