文/福建省泉州市农业学校 施莉莉

作为学生在校教育期间真实的反映资料，学生档案记录了学生个人最真实的表现情况，是企事业单位人事档案的重要参考内容。在中职学校学生就业规模不断扩大的前提下，学生档案利用效率的提升对学校档案管理工作提出了更高的要求，借助现代化信息技术，建立中职学校学生数字化档案成了当前信息化社会发展的必然趋势。

一、学生档案数字化产生的背景

学生档案是指学生在校学习期间不同时期的文字资料记录，是一个学生成长发展的最原始记录资料，它可以真实地反映学生在不同学习阶段的表现情况，是学生从学校踏入社会，用人单位考核学生的必要资料之一。一般情况下，学生档案管理工作主要包含了学生档案信息的搜集、整理、鉴定、录入信息、保管以及编目和检索等几部分内容，整个工作内容和过程非常严谨和烦琐。

近些年来，随着中职学校毕业生就业渠道的拓展，服务对象和用人单位的增加大大提高了对学生档案的利用效率。这一形式的转变给中职学校档案管理工作带来了不小的挑战，由于学生档案管理工作信息数量庞大，需要根据学生的情况及时更新内容，仅仅依靠人工管理的模式既不利于规范化操作，同时也使档案管理和使用效率大大降低。

借助现代化信息技术进行学生档案管理工作有着人工管理无法比拟的优势和便利性，例如，信息提取迅速、查阅方便、易于管理、安全性高、信息储存量大等等。信息技术的快速普及势必会带领着中职学校档案管理工作朝着知识化、信息化、网络化以及便捷化的方向发展，这是未来学生档案管理工作的必然趋势。基于信息技术平台基础之上的中职学生数字化档案管理工作能够为学生、学校以用人单位提供更好的信息服务体验，对优化教育改革，促进信息化建设有着积极的推动作用。

二、学生档案数字化管理的必要性

（一）适应学校及教育发展的新形势。随着高等院校教育事业的快速发展，中职学校学生档案管理的内容和形式也在发生着相应的变化，虽然中职学校学生档案只服务于学生个人，但是档案管理工作又与学校教学和学生管理有着密切的联系。中职学校办学规模以及教学专业的增加，都在很大程度上影响着学生档案的管理工作，加上社会以及用人单位对学生档案使用率的提升，建立一套现代化、信息化的学生档案管理系统是现代化教育及学校发展的迫切需求。

（二）满足社会发展对学生档案数字化的需求。传统形势下的学生档案都是纸质档案的形式进行保存的，档案内容需要人工书写完成。这种纸质的档案是学生档案的最原始依据，但是同样也伴随着很大的局限性与不足之处。例如，档案保存质量较差、数量多、体积大、不利于长期保存、便携性差、信息提取效率低下等。这种高效率的学生档案使用率和传统档案管理的矛盾日益凸显，严重影响学生档案资源的使用率，同时也无法充分发挥技术积累的成果。因此，传统形式下的学生档案管理工作已经远远无法满足现代化信息社会的发展需求，亟待解决和优化。

（三）满足就业形式多样化的发展需要。随着我国市场经济体制的不断完善和发展，人才市场、就业指导中心等人才交流中介机构的规模也在不断扩大，中职学校的毕业生也从最开始的统一分配转变为了双向选择的就业形势，人事代理制度就此开始广泛的实施。由于社会上虚假学历的泛滥，用人单位在招聘过程中越来越重视应聘人员学历的真实性。因此，不断强化和完善中职学校学生档案管理工作重新受到了人们的广泛关注。在现行相关政策中明确指出，中职学校的学生毕业后，在学校统一办理就职手续时，如果档案未落实到就业单位的，需要将档案转送至就业指导中心代为保管。在落实就业单位以后，用人单位或者毕业生本人凭借相关手续将档案提取转走。在这一个闭环流转过程中仍然存在着档案丢失、损毁以及涂改等情况，对学生档案的安全性有着严重的影响，只有从根本上转变档案形式，推行数字化、信息化在档案管理工作中的普及，才能够从源头解决这一问题，更好地服务于学生以及用人单位的使用需求，确保档案信息的安全性及完整性。

三、中职学校学生档案管理数字化发展的保障及措施

（一）做好信息采集工作。中职学校学生档案管理具有一定的综合性和复杂性，在推行档案管理数字化发展工作落实过程中，应当充分做好学生档案信息的收录和采集工作。在建设和发展学生档案管理数字化过程中，由于初期缺乏建设经验且技术条件的限制，学生档案的收录和采集方式大多是通过人工的形式进行的。这种情况下的工作不仅工作量巨大，同时还会存在一定的人工误差，影响学生档案信息的准确性。因此，在推动学生档案管理信息化发展的工作中，首先要做好学生档案的收录和采集工作，既要保证档案信息的采集效率，同时也要确保信息的准确性和安全性。

（二）开发完善的综合应用平台。通过收录、采集以及整合学生档案信息，已经逐步形成了学校内部独立的档案信息资源体系，但是这些数字化的学生档案信息还不足以满足长期保管和灵活应用的需求，仍需要更进一步地分类处理，确保档案信息能够满足数字化环境下的使用需求。因此，这就需要中职学校完善和开发专业的综合应用平台，以满足这些档案信息的管理需求。首先，综合应用平台应当具有完善的归档及整理分类功能。在学生档案管理过程中，由于学生群体来源多样化的特征，档案信息也具有来源差异化和载体多样性的特征。这就需要学校档案管理系统平台能够提供科学、有效的归档整理处理，根据学校实际需求将学生档案信息通过校内网的形式完成对归档文件的接收、分类、归档处理过程，同时在档案管理数字化处理过程中保障档案信息的原始性、完整性以及真实性，确保形成完善的数字化处理体系。其次，具备完善的档案资源管理功能。在完成学生档案资源基本数字化处理的基础上，就需要进入档案资源管理系统，对前一流程中采集、归档后的数字化档案信息进行管理服务，在确保档案信息完整性以及真实性的基础上确保海量档案资源的有序管理，为后期使用查询奠定坚实的基础。在这一过程中，档案管理系统要将不同格式的数字档案进行科学的规范加工，形成统一的管理文件，同时在管理的过程中能够提供分类号、主题词标引以及档案标引等形式的检索服务。通过完善的综合应用平台，完成学生档案从采集、归档到整理的科学化处理，确保学生档案管理工作在满足数字化应用需求的同时档案信息的原始性、完整性以及真实性都可以得到保障。

（三）提高数字化档案的安全性。学生档案管理工作逐步趋向数字化发展在为学校提供便利性的同时，也隐含着一定的安全性风险。正如上文所述，数字化的档案信息最大的弱点在于不能像纸质文件一样保留“笔迹”痕迹，这就使得数字化的档案信息很容易被恶意篡改。在推行档案管理数字化发展的过程中首先就需要妥善解决这一问题，否则将会严重影响档案管理数字化的权威性和真实性。这就需要在实际工作中相关管理人员能够积极地提升自身专业能力，不能只满足于简单的档案信息操作工作，同时还要对文档的制作、存储以及修改重组等方面内容有所涉猎，从而能够准确识别档案信息是否存在被修改痕迹，以更好地提高档案信息的安全性。除此之外，数字化档案管理也需要像纸质文件一样有相应的存储介质。一般情况下，档案信息都会存储在特定的光盘、硬盘以及网络系统。但这并不意味着信息安全性就是绝对的安全，一旦这些介质出现损坏，则其中的档案信息势必会受到破坏。因此，为了科学地解决这一问题，在对数字化档案信息进行保存的过程中，需要复制多份信息，借助不同的存储介质进行保存，以便更好地预防意外损坏情况的发生。

（四）建设专业的信息化人才团队。在中职学校学生档案管理数字化应用过程中离不开专业的信息化人才队伍的支持。在实际工作中，学校要根据实际需求情况，建设一支专业化的信息人才团队，以满足实际管理工作的需要。档案管理信息化团队可以分为两部分进行落实：一是管理型专业人才。这一部分人员可以由原来学习档案管理人员共同组成，充分发挥传统档案管理的经验。二是技术型专业人才。这部分人员主要负责档案管理系统的建设、维护以及安全性操作等工作。通过完善的管理人才团队建设，为学校学生档案管理信息化发展奠定坚实的人才基础。

四、结语

随着我国信息化建设速度的不断加快，中职学校学生档案管理数字化发展势必会成为现代化教育的必然趋势。在这一过程中，学校要从自身实际管理需要出发，制定合理的数字化发展计划，并充分做好学生档案数字化发展的安全性工作，确保数字化档案管理工作在提供便利性的同时，档案信息安全性也能够得到保障，推动档案管理数字化发展更好地落实。