文/湖北省烟草公司襄阳市公司 裴华 王晓丽

企业档案是一个企业成长与发展的历史记录和宝贵财富，也是企业改革创新和员工辛勤劳动的经验总结和成果展示。在助推企业高质量发展的进程中，企业档案工作需主动作为，充分利用资源优势，进一步发挥档案在企业改革创新中的作用，服务中心工作，为企业高质量发展作出应有贡献。

一、档案在企业高质量发展中的作用

企业的档案包含了企业从成立至今的一切重要活动产生的大量文件文书、财务凭证、科技成果等，既贯穿于企业高质量发展的全过程，又发挥着积极重要的服务作用。

（一）档案是企业高质量发展的重要数据和信息支撑。企业管理的核心在于决策，而档案的首要作用就是为决策服务。在当前企业高质量发展进程中，很多工作具有创新性和前瞻性，领导决策，无论是大的战略方向，还是具体的制度措施、考核对标，都需要以往年各方面信息、数据为依据，尤其是大数据时代，数据分析对正确决策的作用更显著，档案的基础支撑作用尤为重要。

（二）档案是维护企业形象的有力武器。在企业发展，尤其是改革创新阶段，不可避免地会出现一些合同纠纷。企业档案保存了大量的基建图纸、财务凭证以及经济合同，这些真实完整的痕迹化资料可以作为强有力的证据运用于诉讼，有效地解决问题。业绩报告与审计报告、公益捐赠、精准扶贫等档案对于维护企业形象也至关重要。因此，档案对于维护好企业稳定，彰显和谐、责任、诚信的企业形象有着重要作用。

（三）档案是企业文化建设的重要保障。充满个性、富有特色的企业文化应建立在对企业所处的历史阶段、内外环境、生产经营、制度办法、管理模式和人员信息等情况的综合细致的研究上，而这些信息都在档案中。同时，档案本身作为企业文化建设成果的历史遗存，是重要的文化遗产，不仅反映了企业文化的延续和传承，更记录着辉煌成绩，是一部企业文化发展史、建设史，更是今天企业高质量发展的精神动力。

（四）档案是企业规范经营管理的良好借鉴。档案客观性强，企业的成功经验和失败教训均被完整地保存下来。企业的下步发展，尤其是在新技术、新方法的探索上，如何确保规范不碰红线，通过借助档案，可以充分研究过去类似案例或相关法律法规和制度的演变发展，吸取违规或失败案例的教训，排除已经尝试过但成效不佳的做法，最大化做到规避风险，节约时间，提高效能。

二、档案工作在发挥作用方面存在的不足

（一）对档案的作用缺乏深刻认识，档案利用意识不强。大多数企业员工对档案的印象和认识还停留在“建立”这个层面，觉得是档案员的工作，与自己关系不大。对于如何利用档案，较少进行思考。企业档案管理部门在这块的宣传和引导、考核激励均较为欠缺。

（二）目前发挥作用的档案类别和用途较为单一。大部分企业中借阅频率较高的是会计档案、人事档案，为规范企业经营管理和检查提供凭证和参考佐证，高峰期大多集中在检查阶段。会计档案主要用途是为企业和政府有关部门的税务、审计、廉政检查和自查提供资料凭证，人事档案主要是企业干部选拔、离退休等人事资料的查询。档案对企业全方位的生产经营、企业文化建设等各方面的强大作用都没有得到发挥。

（三）基层档案管理队伍综合素质参差不齐。企业基层档案管理员多为兼职，档案意识和档案管理专业水平及业务技能都不一致，存在档案编研能力有限、整理分类不够细致准确、有利用价值的档案没有收集、在档案利用方面不愿意深入思考和主动作为等问题。

（四）在发挥档案作用上回访反馈机制落实不充分。档案被借阅后的反馈信息没有得到很好的收集和统计分析。部分档案员没有及时跟踪访问记录，对反馈机制也缺乏宣传和普及；或档案利用者只注重查阅，不知道反馈意见，或受访时配合度不高，导致反馈机制没有实效。

（五）档案信息化建设速度有待提高。企业档案信息化建设存在发展不一，效率不高等问题。其深入推进过程主要是受软件系统和硬件设施设备的限制，档案管理系统和其他业务系统尚未完全整合对接，缺乏高效将现有档案资料数字化扫描的设备和大容量的存储设备，在现有的条件下无法实现海量信息资源的安全保存和处理，综合导致了目前室藏档案数字化进程较慢。

三、提高档案利用效能的几点探索性建议

（一）进一步提高档案工作的基础业务水平。提高档案利用效能的前提是扎实的档案基础业务建设，没有丰富、准确、规范的档案资源做根基保障，发挥作用就是空中楼阁。利用，作为档案基础业务六大环节（收集、整理、鉴定、保管、统计、利用）最后一环，既是前五环的最终目标也是检验前五环工作成效的标尺。因此，需将档案基础业务工作做精做实，进一步加强档案的规范化管理，全面摸清企业档案“家底”。对企业高质量发展过程中的新领域、新媒体时代下的新资源要高度重视，进一步加强收集整理，为发挥档案最大效能提供资源基础。

（二）加强宣传引导、提高档案利用认识。充分利用“国际档案日”活动、开放荣誉室或实物陈列室供参观学习，利用好微信群、公众号引导企业全员重视档案，懂得利用档案更好地为企业服务。并夯实档案工作的服务理念，创新工作方法，将被动等待转化为主动服务，做好跟踪回访，让员工愿意借阅、抢着利用、获得收益，形成良性循环。

（三）充分挖掘现有档案资源潜力，开展主题鲜明、作用突出的档案编研。在有效提供档案利用服务中，档案编研占重要地位，具有高度精炼、方便检索、指导性强的特性。结合中心工作对档案信息的需求，加强档案编研选题策划，有针对性地对档案资料进行系统性的提炼、归纳，可以极大地提高查阅和利用效率。如综合方面可编写大事记、年鉴等具有史料性质的编研资料，为领导决策和各项工作提供重要参考；科技创新方面可编研成果目录和简报，对加快科技成果转化、指导项目选题等有显著作用。

（四）加快档案信息化建设,提升软硬综合实力。将信息化建设作为企业档案基础业务建设的重点，从准备工作、软件应用、硬件保障等多方面同步推进。一是做好档案信息化的基础性工作，如加快专业档案和重要的、容易受损的、利用频率高的档案数字化扫描进程。二是企业上下一盘棋，尤其是大型国企或集团公司，要做好档案信息化管理系统的统一研发和应用，加快各工作系统与档案系统的对接和整合，实现信息资源的共享和快速检索。三是增加经费投入，购进专业扫描仪、档案系统专用服务器等档案数字化必备设施，满足信息化建设需求。

（五）探索档案联动机制，强化学习培训，打造高素质的档案人才队伍。大数据背景下的数字化档案管理，海量的信息资料数字化扫描，是一个企业档案室无法单独实现的。因此，要积极探索档案管理联动机制，以企业档案室、专职档案员为核心，将多部门档案员有效纳入档案管理体系，建立档案管理网络。还要加强档案业务培训和完善激励机制，尤其是档案利用、信息化、数据管理等的培训，促使档案员向复合型档案人才发展，打造高素质档案人才队伍。

（六）科学处理好发挥档案作用与保护、保密的关系。在追求发挥档案最大作用的同时，要科学处理好档案利用与规范管理的关系，尤其要做好保护和保密工作。一是不能影响档案管理的正常秩序；二是坚决防止翻阅、复印等过程中污染撕裂、遗漏缺失等人为损坏档案的情况发生；三是严格落实保密规定和注重过程管控，严防泄密。随着数字化档案管理的推进，档案利用更要加强保密，始终秉持政治性、原则性以及秘密等级的严肃性，对涉密的档案严格划清利用权限。

总而言之，档案是企业高质量发展的纪录者、见证者，更是服务员、助推器。要充分发挥档案的服务作用，转变服务理念和服务模式，加快档案数字化建设，用高质量的档案工作来助推企业改革攻坚，创新发展。