文/国家管网东部储运公司 毕杨帆

一、档案管理存在“点多线长”问题

（一）档案业务技术良莠不齐。档案工作具有很强的专业性和技术性，既需要一定的理论基础，又需要一定的业务知识。档案管理人员需要掌握本专业线条理论，通过理论与实践相结合，才能将内容复杂、形式多样的档案管好用好。随着公司发展，组织机构调整，职能分工细化，很多二级单位档案员未能专一负责档案工作，档案人员平均年龄过大，更换频率较高。档案界“新人”又很少经过专业系统的档案培训，档案知识匮乏，专业素养较低，种种因素导致档案业务水平青黄不接，影响档案信息价值在公司经营管理、工程建设、技术开发等活动领域的有效发挥。

（二）核心档案资源相对分散。我部门一直秉承着“统一领导，分级管理”的档案资源管理理念，尽量做到“应归尽归，应收尽收”。但由于企业职能特色，导致核心档案资源相对分散，未完全实现档案工作统一管理，滞后于公司全面实现信息化管理的发展需要。

（三）档案信息化程度不高。由于旧系统操作界面繁杂，使用难度较高，后期维护不便，不适用当前我公司档案管理模式，对档案人员造成了极大困扰。而且旧系统未与其他业务系统做关联接口，直接导致电子文件无法线上归档，致使归档数据不齐全。因此档案管理工作仍沿用着传统的人工为主、EXCEL建账管理为辅的模式，缺少现代化的档案管理软件、档案数字化设施设备，档案数据库建设更是无从谈起。这种传统的管理模式不仅影响着档案信息提取的准确可靠性，也影响了档案资源开发的利用率，同时更是无法完全支撑企业档案信息化建设。

（四）数字化流程不甚规范。档案数字化仍停留在初级阶段，各专业档案目录可以实现100%电子化，但原文数字化率依然不理想。档案人员对数字化流程不甚了解，每一流程需要重视的工作点也相对模糊，仅仅完成了档案整理、目录建库、数据采集等过程，缺少必要的其他处理流程，整个数字化进程受到了阻碍，数字化效果并不明显。

（五）档案利用效果不明显。档案利用形式单一且服务范围不够广泛，缺少主动服务的状态，服务方式不够多样化，仍持有“重保管、轻利用”的思想，利用效率不高，利用档案手续烦琐，利用方式局限于工作考察等借阅利用，仍以纸质借阅为主，过程较长，同时也不利于纸质档案的保护。

二、“对症下药”创新档案管理模式

（一）优化档案人员结构。随着信息技术的不断发展，公司多次提出智能化、信息化等关键字眼，不断推广应用现代化的技术、营销、物流、制造、管理平台。在新时期、新形势下，为了加快公司档案工作管理创新进程，一方面评估现有档案人员能力，结合公司发展需要重新制定档案岗位说明书，提高岗位对信息化、管理能力、学历的要求。另一方面为了提升档案人员的技能水平和综合素质，档案馆专门组织各级专兼职档案员进行档案业务技能培训，加强档案管理人员对档案业务的多层次理解，同时树立档案专业能手，鼓励各二级单位互结对子，互相学习，交流经验，更好地推进档案信息化工作。对于各单位档案数字化和档案管理系统推广工作，拟采取划分责任区的方式，由档案馆人员分别承包相应单位，做好内部协调工作。聘请集团公司档案业务专家、计算机专业人员前来培训指导、实操演练，策划组织“档案人员交流会”“档案工作评价”等活动。经过系统、全面、科学的人才培养活动，专职档案人员全部持证上岗，熟练掌握了信息化设备的操作流程及信息化系统的使用方法，具备了与公司创新突破、改革发展相符合的能力素质。

（二）实现档案资源共享。传统的以档案实体保管为主的管理模式已逐渐暴露出潜在问题，国家管网东部储运公司“点多面广”的地域差异也成为档案核心资源相对分散的原因之一，基于这种情况，通过档案数字化实现向档案实体和数字化信息共同保管的双重模式转变，充分实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，加快档案信息化发展。在具体实践中，我公司采用Windows Server 2008 R2 64位操作系统，运用C/S端的档案系统客户端和B/S端的档案系统网站相结合的档案系统，将公司整个网状结构的组织机构贯穿到一个服务器上，上至公司机关，下至各个二级单位，均能查看并应用各自职权范围内的档案资料，极大程度避免了档案实体利用的各种弊端，初步解决了地域问题带来的不便因素。

（三）提升信息化管理能力。融入公司两化融合管理体系建设，密切关注智能化管线深化应用、“互联网+”融合社会资源协同智能等方面的相关新型能力，大力提升公司档案信息化管理水平。

第一，确保档案信息化基础设施建设完备可用，即档案信息网络系统、档案数字化存储和备份系统的设备，这是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件。我公司在基础设备的选择上严格执行总部相关要求，简化了档案管理系统，操作界面更人性化，更符合企业自身特点。

第二，着力开发档案信息资源。档案信息资源是社会发展不可或缺的一部分，档案信息资源的开发对档案信息化建设的发展起到了关键性的作用。在数字化建设过程中，我部门利用一切可利用的资源，加大档案数字化范围，尽可能多的提高馆藏数字化率。

第三，梳理完善档案标准规范，制定符合本公司特色的技术标准。档案信息化标准规范对档案信息化建设有着指导性的作用。我公司档案数字化建设在严格执行国家及行业相关标准的基础上，针对单位的业务性质，特别调整并完善了一套数字化流程标准，细化了各环节工作质量。

第四，巩固档案信息安全保障体系。提前对档案信息及信息系统进行安全防御，确保档案信息系统安全可靠运行，保障档案信息的保密性、完整性、可用性、真实性、不可否认性、可控性和可追溯性，使信息系统具备对档案信息安全动态实施保护的能力。

（四）创新优化数字化流程。以《纸质档案数字化技术规范》为基础，严格把控每一工作流程，形成具有公司特色的数字化管理体系。

第一，遵循数字化对象，确定五项原则，有选择地对传统载体档案进行数字化。采取优先原则，对需要抢救的、利用价值高的档案进行数字化，减少破坏档案实体，最大程度地维持档案原貌。

第二，规范档案提取整理流程，保障实体档案安全。档案馆与项目组分别指派专人负责提取需要加工的档案原件，双方共同查验待整理档案。项目组工作人员负责清点、核对提取档案的内容、数量是否与卷内信息一致，并做好《项目档案交接单》。

第三，合理选择扫描方式、色彩模式及分辨率，明确图像存储格式及处理方式。由于馆藏纸质档案年代久远，很多纸张已粘连在一起，并且纸质薄脆，很容易被损毁。鉴于这种情况，档案馆要求选用符合条件的平板扫描方式，以减少因处理不当带来的档案破坏。

第四，完善目录建库及数据挂接，加强系统数据库的准确性和完整性。一般来讲，目录建库选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。我部门在项目实施过程中充分利用现有资源，由档案人员监督并指导目录建库过程，对著录项的文字录入进行正确率控制，保证错误率低于1%。

第五，严格数据验收工作，实现数据完整备份。由档案人员抽检已完成数字化的所有数据，包括目录数据库、图像文件格式及数据挂接的总体质量。验收结论必须经实施单位分管领导、验收组专家签字方才有效。经验收合格的完整数据应及时进行备份，我公司采用在线、离线相结合的方式实现多套备份、异地备份，对备份数据实行定期检查模式并建立检查记录。

（五）开发建设档案利用体系。档案利用体系建设是衡量档案工作完成效果的标准。针对档案利用服务存在的相关问题，分别采取了对应措施加以解决，从而减少利用问题带来的负面影响。

第一，变被动为主动，注重被动服务与主动服务并举。被动服务即要求所有档案人员做到满足利用者提出利用档案的需求，包括接待阅览，外借档案及出具档案证明等。主动服务即利用馆藏现有档案资源，主动了解利用者需求，开展档案利用服务，将档案送到生产、建设、科研等项目一线为其服务。

第二，变静态为动态，注重档案利用效果的收集。一般情况，在档案利用完毕后档案人员会要求利用者完成档案利用效果的填写记录。然而并不是记录完毕就可以了，档案部门应当把这些利用效果加以收集整理，变静态的纸张为动态的分析，从而为改善馆藏档案结构与成分，加强各项基础工作的建设，提供有力的科学依据。

第三，变纸质为电子，注重应用档案管理系统。档案管理系统的使用极大程度增强了档案的利用率，不仅避免了对纸质档案的破坏，还促进了电子档案的应用，致使档案利用更加便捷化与智能化。

三、结语

大数据时代将推动信息技术快速发展，在实际工作中，只有从整体出发，悉心研究数字档案信息资源共享的方方面面，才能顺利推进企业档案信息化发展，从而更好地为大众提供服务。