文/山东省青岛第二卫生学校 崔慧宁

经济与科技的不断发展，促进了互联网技术的不断进步，互联网技术越来越成熟。在互联网技术推动下，人们进入了信息化时代，信息化建设已经成为时代发展的趋势。学校档案管理是学校教育工作的重要部分，对学校的发展、管理、教师和学生的发展等具有重要作用，能将学校相关信息进行有效记录、整理。档案管理不仅能反映学生在校期间的发展信息，还具有权衡学校管理水平、教育水平的重要作用。因此，学校要加强档案管理，促进管理信息化。

一、学校档案管理信息化的重要性

学校档案记录着学生与老师在校期间的成绩及发展，记录着学校的发展及管理，具有重要意义，特别是学生档案，它真实记录了学生在校期间的学习、生活、品德等资料，是干部人事档案的原始材料，是学生升学、出国等各方面的重要依据。以往学校用纸质档案管理，信息传递较慢，还容易发生档案遗失的情况，纸质文件资料已经成为档案管理工作的负担，不能满足学校的发展需求，因此电子信息档案发展尤为重要。21世纪以来，互联网运用越来越广泛，成为人们生活中不可缺少的部分，在学校，互联网技术也被逐渐运用，档案管理工作向系统化、科学化的发展方向转变。随着教育体系不断改革，教育水平不断提高，学校档案工作的发展趋势逐渐向信息化发展。学校档案管理工作通过计算机、互联网以及手机等移动终端进行档案管理，加快档案信息化管理，对档案管理工作具有重要的作用。

二、学校档案管理信息化管理中存在的问题

（一）档案管理机构不完善。学校在发展过程中，因为资金、环境等因素的影响，部分学校在档案管理信息化建设中存在责任不清、定位不明等现象，导致档案管理信息化建设发展不够严谨，不利于信息化在档案管理中顺利开展。部分学校没有设立独立的档案管理室，缺乏系统、科学的档案管理流程；档案工作人员信息化档案管理水平较低，不能有效进行档案存储与资源归纳，严重缺乏完善的工作流程意识。综上所述，档案管理机构不完善主要表现在两个方面：1.职责划分不明，部分学校还没有形成规范的档案管理工作制度，没有专门、统一的档案管理部门。许多学校学生档案收集工作等有团委学生处或学院招生处负责，容易出现学生信息资料多次采集的情况，不仅浪费时间，还浪费学校资源。2.管理流程不严谨，大部分学校将学生个人档案转交到各年级组长办公室分散管理，学生毕业后由各年级组长办公室统一上交。学生个人档案工作让临时工作人员或者学生帮忙整理归档，不仅降低档案管理工作质量，还容易造成学生档案遗失、残缺等情况。

（二）管理人员技术水平不足。学校档案管理人员技术水平普遍偏低，特别是中职院校档案人员队伍，因为管理人员计算机技术水平较低，在档案管理信息化建设中对信息化技术知识的掌握度不高，不能较好地适应计算机工作环境。而随着互联网计算机技术的不断发展，如何提高信息化档案工作的安全，已经成为社会普遍关注的问题。信息化档案管理资源库容易受到计算机病毒、木马等不良程序的攻击，不仅会导致信息丢失，也会导致管理资金与后期维护资金的增加，浪费资源，因此需要在计算机技术上进行加密处理，并且设置防火墙，防止档案资源库遭到破坏。档案管理人员不仅要懂得档案管理，还要掌握计算机技术，促进档案管理信息化建设发展。

（三）档案资源数据库建设落后。随着教育事业不断改革，大部分学校均建立了规模大小不一的档案资源库。大部分资源库由各个学校自行建立，并自行使用，不仅规模小，而且标准化程度较低，严重缺乏统一性，资源库的信息不能够共享，社会服务水平相对较低。自行建设的资源库多是条目数据库，没有完善、健全的全文数据库及多媒体数据库，不能有效满足用户的需要，且部分学校档案管理室虽已经连接互联网，但只可以访问学校主页，不能进行资源共享。

三、学校档案管理信息化管理的解决策略

（一）加强档案管理的安全性和保密性。学校档案管理工作人员要联合学校计算机系专业教师或专业科技人员，对档案信息资源库在技术安全、管理安全等方面进行健全、完善的管理措施，保证档案资源库的安全性及保密性。通过建立专业的、完善的档案管理程序网络，采用学校内网、外网的方式，进行全面的技术网络防护措施，提高互联网网络的安全性。同时，设置电子程序对不安全的IP地址进行屏蔽；建立防火墙，防止病毒、木马等不良程序的侵入；建立虚拟的档案管理库，设置身份认证、信息自动备份等方法，建立健全的、完善的信息管理制度。

（二）加强档案网站建设。学校要积极开发学校档案信息综合管理软件，利用该软件系统对学校学生、老师等个人档案进行收集、整理、归档、统计、鉴定等管理，实现计算机管理各个环节的标准化规范体系，促进档案管理工作自动化、信息化。建立资源数据库是档案管理工作信息化的前提，为促进档案管理服务水平和服务能力的提高，要尽快建设档案管理资源库，实现计算机检索系统实用化。

（三）建立完善的档案基础设施。学校要在校园信息网络的基础上发展适合于学校的档案信息管理的系统，需要提高档案管理人员的计算机水平，并结合现有的技术开发型人才和网络应用技术的优势，建设统一的、标准的学校档案管理系统。在开发信息管理系统的时候，要充分保障系统具有实用性、操作简单等优势，在数据收集、档案整理、传输管理、信息安全管理等方面进行统一的、规范的管理，将分散的学生档案管理和学校教务处等部门进行无缝对接，保障资源信息的及时性和共享性。在建设信息化过程中，要加强提高档案信息化管理队伍人员的技术水平，加强对管理人员的岗前培训，并定期对管理人员进行档案管理技能和数字化信息技术培训。管理人员要掌握科学化的管理方法,积极应用现代化的互联网技术，有效提高信息化档案管理的工作水平，促进学校教育工作的开展。

（四）加强档案管理信息化理论和实践的结合。目前，信息化档案管理不断推动档案管理工作的硬件和软件结合。保证档案工作人员可以熟练掌握档案查询、录入等操作技术，满足档案管理工作的建设需求。同时，建立健全、完善的档案信息化管理流程，利用计算机网络与各个档案部门进行及时的沟通与交流。建立“高校档案管理信息化建设”平台，进一步提高档案管理工作的信息化。由于档案管理信息非常广泛，工作人员要对收集的信息进行分类、总结等，所以要提高管理人员的专业水平，保证能及时掌握档案信息。

（五）加强监督管理。加强学校档案管理的监察管理，保障档案管理工作顺利开展。档案管理工作人员要对学校的档案进行严格的管理，并对老师考核制度制定出一套可行的考核评价机制。对因人为损坏，造成档案遗失、破坏情况等，要追究到个人，制定严格的惩罚制度，保证档案工作顺利开展。

四、结语

随着互联网的不断发展，学校档案管理工作逐渐向信息化发展，信息化档案管理工作已经成为一项符合现代科学技术发展的信息管理工作。故此，在档案收集、分类、保存、安全等方面，需要学校管理人员及档案管理人员重视其发展。通过培训、交流等多种途径，提高档案管理人员的技术水平及专业水平，提高管理人员的工作积极性，进一步促进学校档案管理信息化。