文/山东服装职业学院 徐红

在互联网发达的时代，各行各业都逐渐向数据化的方向转型，将信息数据化可以有效地管理种类繁多且数量巨大的各项数据信息，将这些信息集中地利用计算机进行管理，可以通过互联网实现共享。学校作为培养人才的地方，必须做到与时代接轨，为学生起到表率的作用，紧跟时代的步伐，做好信息化建设工作，管理好学校的档案信息。

本文针对学校档案管理的信息化与科学化建设进行研究，首先分析了对学校档案进行信息化与科学化管理的意义，之后提出了对学校档案进行信息化与科学化管理需要解决的问题，并且根据问题提出了具有针对性的解决对策，希望能够帮助学校提升对档案管理的信息化水平，提升档案管理的工作效率，为学生提供更优质的学习环境与教学水平。

一、对学校档案进行信息化与科学化管理的意义

（一）高效整理档案信息。学校的档案信息数量众多，每天都会产生大量的数据信息，其中包括学生的个人信息、学生学习信息、教师的教学信息、教师的个人信息、学校的活动、行政管理信息以及财务信息等各种各样的信息。如果能够做到信息化与科学化的管理，就可以通过合理地使用计算机与互联网，实现将信息同步到档案信息管理平台上进行集中且统一的管理，可以保障档案信息的完整性，同时还能极大地减少整理档案信息的时间。因为人工对档案信息进行整理的效率远比计算机整理的效率慢很多，因此学校通过落实信息化与科学化的档案管理工作，可以有效地提升对档案的管理的效率，并且保障档案信息的准确率。

（二）方便查阅使用档案信息。对学校的档案信息进行信息化与科学化建设还有助于对信息有使用需求的人员，可以通过计算机与互联网登录学校的档案信息管理系统中，实现随时随地地查阅与调动档案信息。在计算机智能系统的支持下，查询档案的时候可以通过分类或者检索关键词而快速地筛选出所需要的档案信息，相较于传统的档案信息管理工作而言，不需要在档案室众多的档案信息中花费大量的时间查找档案，信息化的档案管理工作有助于提升档案查询的效率。再者，信息化的档案管理管理系统还可以帮助需要调动档案的人员自动整理所选择的档案，因此可以实现一次性调动大量的档案信息，这对于教师而言，可以快速地获取与教学相关的档案信息，同时还能在需要的时候，及时地获取学生的个人档案与学习档案，从而有助于教师提升教学工作的效率，还能提升对学生在校日常活动的管理效率。

二、对学校档案进行信息化与科学化管理需要解决的问题

（一）数据信息没有合理的分类。我国大多数院校已经开始应用信息化与科学化的档案信息系统，但是在应用的时候，并没有做好对数据信息的分类工作，只是将档案信息以数据化的形式录入电脑中，这就会导致在查阅数据的时候，会受到其他档案信息的干扰，所以查阅信息的效率也会明显地下降。与此同时，在对数据信息进行整合的时候，如果没有进行良好的分类，一旦学校需要某一方面全面的档案信息，方便学校对学生的学习与教学做出下一步安排时，便有极大的可能性会出现查阅档案数据的时候出现遗漏，并且不会发现遗漏的数据。因为这些数据都掺杂在一起，所以在调取数据信息的时候就会乱作一团，导致难以直接获取到全面的档案信息。一旦发生这种问题，便极有可能会导致学校所指定的教学与建设计划跟学校的实际情况不符，对学校产生消极的影响。

（二）档案管理信息系统升级缓慢。我国大多数学校的档案管理信息系统的升级速度非常缓慢，因此导致在应用档案管理信息系统时所产生的问题不能及时地得到解决。例如，上文所提到的数据整合分类的能力不足，这一问题存在的时间较久，但是至今仍然很少有学校对档案管理信息系统进行升级，这就导致学校的档案信息系统出现许多漏洞。之所以学校档案管理信息系统的升级工作进展缓慢，大多是因为学校的领导没有充分地意识到档案信息系统管理的重要性，没有对档案管理信息系统的升级工作进行安排与关注，负责学校档案信息系统管理的相关工作人员便不会主动地对系统进行升级。

三、学校档案管理的信息化与科学化建设的策略

（一）将数据信息合理分类。学校在进行信息化与科学化管理档案的时候，应当将数据信息合理分类。事实上，在计算机技术的支持下，对数据信息进行分类非常方便，只需要档案的管理人员做好档案信息的分级与分类工作，可以将学校的档案信息分为学生的信息、教师的信息、财务的信息、管理建设的信息。之后再在每一个分类下设置二级分类，其中学生的信息可以分为学生的个人基本信息、学习能力评估信息、学习成绩信息、作业完成信息等。教师的信息可以根据教师的教学科目或职位进行分类，在这一分类可以设置三级分类，例如，教师的个人基本信息、教学能力评估信息、教学成果信息、教学安排信息等。财务的信息可以分为教学财务信息、活动财务信息以及学校建设财务信息等。管理建设信息可以分为建设计划信息、建设成果信息、建设资源信息等。通过对数据信息做好分类工作，便可以在需要查阅信息的时候快速地获取到全面的信息，充分体现出信息化与科学化的优势。

（二）健全档案管理信息系统。为了保障档案信息系统能够处于高质量的运行状态，就需要在发现系统漏洞的时候，及时地对系统进行升级，确保在第一时间解决系统所存在的漏洞与问题，逐渐完善与健全学校的档案管理信息系统。因此，学校的领导应当十分重视档案管理工作，对档案管理的相关人员提出做好档案管理信息系统维护与升级工作的具体要求，并且要求档案管理部门每月上报学习学校的档案管理工作，起到对档案管理人员工作进行监督的作用。同时，学校还应当为档案管理信息系统的升级工作提供专业的技术支持，如果档案管理部门遇到了难以解决的技术问题时，学校可以聘请或者派遣专业的技术人才，为档案管理部门提供帮助。

（三）为学校的档案管理人员培训。学校应当为档案管理人员提供培训，在培训的过程中教导档案管理人员如何操控档案信息化管理平台。与此同时，学校还应当招聘具有信息技术水平的人员负责与学校已经具备档案管理经验的老员工进行配合，确保新招聘的档案信息管理人员能够充分地掌握信息系统的各项功能的使用方法，清楚地意识到自身的责任，做好档案信息管理员的工作，保障学校档案工作录入与调取的正常秩序，并且保护好学校的档案信息。

（四）在学校管理与教学中合理利用档案信息。学校应当帮助教师培养合理利用档案信息了解学生的学习情况以及自身教学水平的好习惯，从而制定出更加科学合理的教学计划。同时，学校的管理人员也应当具备通过档案信息了解学校的发展水平的好习惯，经常回顾学校的发展历程，从而制定出更加合理的发展与建设计划。

四、结语

随着信息技术水平的不断提升，我国各行各业对于信息技术的应用程度也越来越深入。学校作为教育基地，也应当充分应用信息技术，做好档案管理工作，并且在工作中合理地使用信息技术，实现档案信息数据化管理。

对学校档案实现信息化与科学化管理有助于高效整理档案信息、方便查阅使用档案信息以及保障档案信息的安全性。但是当前我国的学校档案管理工作由于存在着数据信息没有合理的分类、档案管理信息系统升级缓慢、缺少专业的管理人员以及对档案信息的应用水平低的问题，导致信息化与科学化的水平不足。对此，为了提升我国学校档案管理工作的信息化与科学化水平，可以通过将数据信息合理分类、健全档案管理信息系统、为学校的档案管理人员培训以及在学校管理与教学中利用档案信息，做好学校档案的信息化与科学化建设工作，为我国学生提供更优质的学习环境与教学水平。