文/河北省疾病预防控制中心 陈彩娟 许永刚 甘承钰 闫青梅

档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体体现，是档案事业发展的战略目标。2020年6月重新修订的《中华人民共和国档案法》，增加了档案信息化的内容。疾病预防控制档案是医疗卫生档案的重要组成部分，实现信息化管理对推动我国医疗卫生事业长远发展具有极为重要的意义。

一、档案信息化的定义

由四川省档案局编辑、四川人民出版社出版的《档案信息化建设》一书中这样解释档案信息化：档案信息化，就是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换言之，档案信息化是指档案管理模式从以实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

二、疾病预防控制档案信息化建设的必要性

（一）外部环境。从20世纪80年代末，我国档案界开始应用计算机技术，迈开了信息化建设的步伐。近年来，随着国家对信息化建设的重视、计算机技术水平的提高以及档案工作者的不断努力，档案信息化建设已取得长足进展，进入了黄金发展期。数字档案馆不断涌现，开始利用云计算平台为人们提供服务，为档案利用者跨库检索提供了方便。疾病预防控制机构也应顺应信息时代潮流，抓住契机，转变传统档案管理模式，加大信息化建设力度。

（二）内部环境。在公文管理方面，我单位已开始应用办公自动化系统处理公文，实现了公文在办公自动化系统内的流转，公文的承办、督办、反馈、利用等全过程实现了在线管理。

下行文可通过网络直接将电子文件传输到下级疾控机构；在实验室管理方面，应用LIMS系统，实现了实验室检测样品的管理、质量控制管理、实验仪器、数据统计和厂家管理；再加上传染病网络直报及会计电算化的应用，各个工作环节都进入了电子化、信息化，作为记录这些活动的档案，也应使用现代化管理手段，加快信息化进程。

三、疾病预防控制档案信息化建设的要素

（一）领导重视。疾病预防控制档案是疾控机构在其行政、业务活动中形成的真实的历史记录，对今后的工作有着巨大的参考价值和凭证作用，尤其对各类传染病防控政策的制定、流行病学调查、各项业务工作的督导有着重要的指导作用。但部分疾控机构领导和职工对档案管理工作认识不够，档案信息化意识薄弱，认为档案管理工作不过是整整材料，借借还还，是没有任何技术含量的简单劳动，不需要任何的学术水平；对档案工作投入不足，在资金使用上偏重业务工作而忽视了对档案工作的投入。这些都影响了疾控档案信息化建设的进程。

档案管理人员应加大档案工作宣传力度，制定方便快捷的检索工具，多出编研成果，使领导认识到档案管理的重要性，加强档案信息化意识；将档案信息化纳入本单位信息化建设规划中，成立档案信息化建设领导小组，制定适合疾病预防控制机构的档案信息化相关制度，加强对档案管理人员业务培训力度，从组织机构、制度和人员上为档案信息化建设提供保障。

（二）基础设施。基础设施是档案信息资源开发利用和信息技术应用的前提，主要包括计算机、服务器及存储备份设备、终端设备、档案数字化设备（如扫描仪、数码相机等）、基础软件等。但部分疾控机构尤其是基层疾控机构由于经费问题，档案信息化所需的软硬件设施得不到满足，档案管理手段较为落后，还停留在传统的手工操作上。

档案行政主管部门应加大考核力度，将档案信息化建设水平作为一项考核指标，从侧面督促疾控机构尽量加大这方面的投入力度。各疾控机构应努力克服困难，在条件允许的情况下加大投入，购进相关硬件设备，配备符合工作实际的软件系统，保障档案信息化建设所需要的各项基础设施及时到位。

（三）档案资源数据库。在档案资源数据库建设方面，本单位采用国家档案局认可的《河北科怡档案管理系统》网络版，结合工作实际，建立了文书、业务、实验室管理、病原病例、声像等档案管理模块。对所有归档文件全部录入微机，建立了文件级目录数据库；在全文数据库建设方面，除接收办公自动化系统中流转的电子文件外，对传统的纸质档案进行扫描，由于经费不足，我们选取那些利用率高、价值较高的档案（一般为永久保存的档案）先行进行扫描，挂接原文，建立了档案原文数据库。

为保证档案数据的安全，我们在微机上安装隔离卡，使档案数据库与外网环境实现物理隔离，保证档案数据库不被黑客攻击；在单位内部各部门设立档案管理系统客户端，并根据各部门业务职能和工作性质实施权限设置，各客户端可以通过局域网录入、查阅档案但不能删除、修改；对档案数据实行异质备份管理，归档过程中每次录入新的数据后，及时用移动硬盘进行档案数据库备份，以防数据库损坏造成档案数据的丢失。

（四）电子文件管理。电子文件管理是档案信息化建设的一个重要环节。目前我单位的电子文件主要是办公自动化系统生成、办理、传输和存储的具有规范格式的文本文件，另外还有一部分影音文件。按照《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字〔2009〕39号）要求，制定本单位电子文件管理办法，明确管理责任，规范工作流程，落实保障措施。我单位所有职工在办公自动化系统中均为实名制唯一账户，从内网通过账户和密码可直接登录访问，处理电子文件的权限依据岗位职责来设定，网管中心对网络安全进行安全维护，保证了电子文件的真实性、信息的可识别性、存储系统的可靠性，这样档案系统接收的电子文件便是真实可靠的。由于办公自动化系统和档案管理系统分别在外网环境和单位局域网环境下运行，为维护档案系统内数据安全，电子文件不能直接归档进入档案系统，在两个系统间建立接口，作为办公自动化文件归档前的临时存储装置，从办公自动化接收的电子文件，只有通过这个接口方能进入档案管理系统。

（五）档案管理人员。人才确定一项事业的成败，现代管理学认为：人都是勤劳肯干的，并不是天生厌恶自己的工作，关键是能否给他提供良好的工作环境，是否满足了他合理的需求。有的疾病预防控制机构只重视一线业务人员的培养，忽视档案管理人才队伍建设，对档案管理人员不够关心，不重视他们的知识更新和继续教育，影响了档案管理工作人员的工作积极性。档案管理人员在工作上满足现状，缺乏创新和开拓意识，势必会影响疾病预防控制档案信息化建设的发展。

疾控机构应重视档案工作，在单位形成重视档案工作的氛围。坚持培训制度，把档案管理人员的业务培训列入本单位的培训计划，使档案管理人员业务知识及时更新，具备掌握新技术、新设备的技能；执行“四同步”管理制度，让档案管理人员参与到单位的科研课题及基建项目验收活动、实验室资质认证认可、新购置贵重仪器的开箱验收等重要事件的处理中来，让他们更为直接、具体地了解本单位的各项业务职能和重要活动；在职称晋升与福利待遇方面，不分三六九等，给予档案管理人员与医技人员同等机会和待遇，鼓励档案管理人员的工作热情，激励他们在工作上不断开拓创新。使档案管理人员既精通档案业务知识、又熟练操作现代化办公设备且了解疾病预防控制机构基本职能。

四、档案信息化建设的目的

（一）实现疾病预防控制档案信息资源共享。新《档案法》第41条规定：“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用”。档案信息化建设的最终目的是消除各个部门信息共享壁垒问题，实现资源共享，为疾控工作提供方便快捷的服务。单位全体职工根据权限，通过局域网，实现对档案信息的在线检索。经过领导批准，通过与办公自动化衔接端口，可以将档案资料上传下达，使档案不仅为本单位各项工作服务，还可以与上级机关和下级疾控机构实现档案资料共享，提高了室藏档案资源的利用率，最大限度发挥出档案对全省疾病预防控制业务工作的指导作用。

（二）实现档案信息的长久保存。本单位年代最早的室藏档案是产生于20世纪50年代的纸质档案，这些档案由于保存时间较长，纸张变得发黄发脆，字迹模糊；还有一些以磁带、磁盘、光盘形式保存的档案，虽然这些介质比纸张保存容量大，但由于容易被氧化、磁化，存储在上面的档案信息很有可能遭到破坏。再加上存储介质和微机更新换代速度较快，现在的好多微机已没有软驱，导致软盘无法读取，导致电子档案信息的不稳定性。档案信息化通过对纸质档案的数字化及对磁带、磁盘、光盘数据的迁移，解决了这些问题，它的虚拟的保存形式可以使这些档案信息得到更为长久的保存。

信息化建设是疾病预防控制档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升疾控机构档案工作业务水平的重要手段。疾病预防控制机构应转变观念，增强档案信息化意识，改变工作管理体制与运行机制，进一步加强基础工作，切实把档案信息化建设落到实处。