文/福安市商务局 吴霞英

在所有的商务工作中，档案管理可谓其中非常独特且有价值的一个组成部分，商务部门的其他工作能够顺利完成，很多时候都要取决于档案管理工作效率，在信息技术水平持续提升的时代，如何更加合理地应用信息技术做好商务档案的管理和储存工作，让传统档案管理过程中的一些问题得到有效解决，从而促进商务档案管理向有效性方向发展，这是社会发展所引发的必然思考。

一、商务部门档案信息化概述

在商务部门档案管理工作中，信息化技术的应用具有划时代的意义，它将极大地突破传统观念中的人工管理思维，且在行为模式上有效扭转人工管理所具有的效率低下、存储量小、查询繁杂等问题趋势。由此可见，商务部门档案信息化侧重于强调依靠现代科学技术手段，以有关信息思维与信息行为对档案进行智能化提取、整理、分类、加工，尽最大可能保证与档案有关办事效率的提升，更好地服务于商务工作及民众需求。商务部门档案信息化应用能够储存更多、更有价值的档案信息，做到相关信息的及时有效查询及修改。再者，我们也可以注意到，关于档案信息化的内涵中，还有节约的一面，即借助互联网与大数据信息技术。档案信息的快速传递，也是节约商务及社会人力、物力及财力资源的必要做法。

二、商务部门档案信息化的价值

（一）有利于工作时效的提升。首先，商务部门档案信息化，能够将现代化的、先进的科学技术及时应用于各项档案的具体管理工作之中，具体操作时对有关档案的整理、分类、存档、利用，可在极大程度上节约有关工作者的时间与精力，让各项管理工作的时效性更强，由此带动商务档案管理工作走向系统与规范化。再者，关于有利于工作时效提升的价值，还因为档案管理过程中，借鉴现代管理与应用理念，也可以极大地提升各项信息的准确度，这将在很大程度上避免出现有关档案信息的丢失及损毁问题，这也是时效提升的保障。

（二）有利于工作透明和公开。把现代与先进的信息技术手段应用到商务部门档案管理工作之中，可以让商务管理工作日益公开化与透明化。商务部门的工作计划、工作人员信息，尤其是人员的聘用与调整等，可全部展示于官方网站之上，这无疑有利于工作透明和公开，而这种做法能够让民众更好地了解商务部门基本情况，从而起到有效监督作用。

（三）有利于档案利用率提升。把信息技术同商务部门档案管理与应用工作相融，能够在很大程度上起到档案工作效率提升的作用，这在上面已经有所述及，而因为这一原因，商务部门也可以对服务工作加以改善，便于有关人员查找信息，现有档案的利用率也将因此获得极大提升，档案更有价值，更能发挥出潜在的检索与查阅便利性。

（四）有利于相关工作的开展。在大数据时代，网络信息技术的飞速发展引人注目，且对人们生活水平的提升起到了极大的促进作用，与此同时，商务部门各项工作则突显出了相应的问题，也就是传统意义上的商务部门各项管理工作模式，不能与现代信息社会发展需求相适应的问题。所以，可以从档案管理工作角度加以升级改造，这样将会让周边相关管理工作质量得到提升，提高工作效率与水平。

三、商务部门档案信息化的运用问题

（一）基础设施不够完善。商务部门，尤其是基层部门，往往会把工作的着眼点置于当地经济与文化建设方面，大量精力与财力的倾斜特点明显，这样一来，一些地方的商务部门便会出现档案管理与建设方面的投入力度薄弱问题，造成配套设施的不足。在信息化时代，由于基础设施的不够完善，则不能达到档案的信息化管理效果，便会因此显著影响到档案管理与利用效率，也无益于商务部门、机关单位、普通民众对有价值档案信息的应用与共享，最终对当地经济与文化建设发展造成负面影响。

（二）信息建设意识偏差。在商务部门之中，有个别工作人员以及一些档案管理领导未能积极调整自我认知，依然采取传统管理模式对待档案信息化建设中的各项工作，如档案的收集、整理以及存档等，但是现在却面临着档案资源数量过多、存放空间不变甚至狭小化的问题。同时潮湿、火灾、丢失等外部不利因素的持续存在，更是增加了管理的难度。此时，如果依然保持传统意识，不能注意到信息化建设的变化，将不利于档案管理工作的正常开展。另外，开展信息化建设时，需要相应的系统维护及管理工作，若档案部门管理者信息建设意识偏差不能纠正，此类工作的效果受限，也将影响到档案的管理与应用。

（三）工作人员素质不高。在商务档案管理部门，一些工作人员专业素质不强，从而在管理方法方面显得不够科学，比如有些工作人员灵活使用软件完成档案管理的能力较弱，沿袭传统档案管理模式的做法，极大地阻碍了信息化程度的提升。究其根源，这一问题的存在，是商务部门未能充分重视人才培养的价值，在人才培养方法和制度建设方面过于随意所致，解决工作人员素质不高的问题，也要从培养的角度出发进行调整。

四、商务部门档案信息化的运用方案

针对上述商务部门档案信息化的运用问题，建议通过下述几个角度加以解决，最终保证档案信息化运用方案的合理化。

（一）增大支持力度。商务部门应当增加资金与技术的扶持力度，商务部门在当地经济与文化发展过程中，会同时产生大量宝贵资料与文件，而商务部门所接收并传达的决议和精神等，也有记录的必要，因此增加资金投入力度，用于档案信息化建设很有必要，只有这样，才能用信息化和系统化的档案，配合各项具体工作的开展，真正发挥出档案管理的价值与实效性，对当地发展起到良好的保障功能。档案部门对应资源配置也要尽可能完善，如应利用现代化办公手段主动接纳资金与技术的支持，而非被动接受支持是非常有必要的做法。

（二）增加关注程度。和其他商务部门工作比较起来，档案管理工作基础性较强，但往往不能受到足够的重视，而我们都知道，档案管理虽然无法对各项决定产生直接影响，也不能直接创造价值，但本项工作对其他工作的开展影响重大。为此，档案工作应当引起足够的重视，避免出现在档案整理中各部门工作不积极、数据不翔实、上交不及时、领导不参与等问题。商务部门需要调整观念，提出各个部门及时、准确提交纸质文件或者电子信息的要求，同时确保操作流程的规范，如有必要，则要注意管理与监督档案工作的细节，从当地商务发展实际出发，制定出更加细化的档案信息化的运用方案，同时定期做好对应的网络及设备保养工作，让工作得以顺利开展。事实上，若想让商务部门档案管理工作可以有序、规范开展，建立健全与之配套的应用制度是有必要的。

（三）构建高效系统。构建更加高效与安全的档案信息化管理系统，可以和上述完善的应用制度相结合，共同推动实现档案管理工作的优化效果目标。换言之，如果想在信息技术背景下做好档案管理效率提升工作，打造高效的档案管理系统是有必要的。对于商务部门来讲，此项工作主要涉及档案原件及统计数据内容，比如档案原件中包括上级部门所下发的文件，这些文件的功能是对下级工作的指导，且可以视为工作凭证，像一些重要的、机密性质的文件。如何对这些文件进行保存与加密，是非常值得深思的问题。为了让档案更具安全性，便需要从构建高效系统着眼，做好内容的保密存储工作，统计数据内容的存储与应用也同样面临这个问题，所以对于档案管理部门来讲，应当使档案管理系统尽可能完善，部门间要有档案管理的OA系统相支持，同时要做好网络安全保护工作，避免出现病毒入侵系统的问题。

（四）提高人员素质。商务部门档案信息化建设是一项长期而具体的工作，因为档案内容的数字化，或者档案处理的一体化等，档案信息化管理很有必要，新兴的档案管理理念和应用方法都与以往有很大不同，所以便对专职与兼职的档案管理工作者提出了非常严格的要求。此时，商务部门档案信息化的实现，便不单纯是档案部门自身的工作，同样也并非几名计算机技术人员可以独立实现，它需要更多商务部门人员的积极参与配合，共同为档案质量的提升而服务。为此，提高人员素质便成为商务部门档案信息化运用方案实施中的重要组成部分，具体如下：首先要使相关人员注意到档案内容数字化存储方式的突出问题及解决思路。其次要使阅读档案人员有权限明确划分的意识，并从安全和保密角度审视自身所负有的职责。最后，要积极引入熟知计算机及信息技术的专业人才，且给档案人员提供这方面的培训与学习机会。

五、结语

总而言之，我国各级商务部门工作的开展离不开大数据与信息化的支持，所以对信息化档案管理和运用的思考，是一项长期而持久的工作。信息化档案管理与运用过程中，依然有很多问题未能解决，这需要商务部门给予高度关注，通过档案设备更新、档案人员创新、档案意识革新等手段，确保工作效率与工作质量的提升。