文/中国人民银行郑州培训学院 孟雪青

历史档案管理数字化建设正在如火如荼推进中。现代信息技术的广泛应用，引发人类社会各个方面的重大变革。历史档案是一种宝贵的信息资源，实现数字化管理将在一定程度上有益于增强档案材料的安全性和时效性，因此，相关研究已经成为档案研究领域的热点问题。笔者所在单位为重要金融机构的附属院校，一贯高度重视历史档案管理工作，自然也面临着历史档案资源数字化建设的艰巨挑战。

一、历史档案管理实现数字化转型的必然性

历史档案数字化转型，是指各企事业单位在具体档案管理实践中依托现代化信息技术为信息的编码、解码与还原工具，以计算机硬盘、光碟等磁性材料为存储载体，将档案信息从原有的纸质媒介转换为以数字代码为基本形态的新型档案管理模式。数字化档案包括数字化文件、数字化报表、数字化图纸等多种形式。历史档案是企事业单位的宝贵资源，历史档案管理是企事业单位日常管理的关键内容。在现代信息技术飞速发展和广泛普及的大背景下，在智慧化档案管理建设的总基调下，实现数字化转型已经成为档案管理的必然趋势。与传统历史档案管理模式相比，数字化历史档案管理的信息承载量更高，同时还兼具更易分享、传播和更改等优势，档案管理人员可以利用信息化设备对数字化档案资源进行编辑、浏览和存储，还可以借助网络平台或单位内部局域网实现信息资源的传输、浏览和共享，这样，档案信息资源的安全性和时效性也将得到进一步保障。但“硬币是有正反两面的”，数字化档案同样也要承担相应的风险，如因档案信息资源载体所具备的磁性特征，档案在保管方面需要特别留意，如因网络防火墙技术的不稳定，导致计算机遭病毒入侵，或是档案库受到黑客破坏等事件概率也较高。因此，历史档案管理数字化转型是档案事业发展中的一次重大革新，尤其是处在新旧两种管理模式交替的磨合阶段，档案职能部门和工作人员必须更加积极投入其中，设计科学化的历史档案数字化管理系统框架，坚定数字化建设方向、设计数字化管理框架、明确数字化管理规则、敲定数字化管理策略，形成一条从实践到理论再指导实践的建设思路，以提高历史档案管理数字化建设的科学化程度。

二、历史档案管理实现数字化转型中存在的障碍

任何事物都绝不可能一帆风顺、毫无阻滞的，历史档案管理的数字化转型是一种不断提高、不断调整、不断完善的过程。进行数字化转型的重大变革时，在推进历史档案管理数字化的进程中，必须要有“逢山开路，遇水架桥”的决心和勇气，对当前档案管理的具体实践进行充分调研，对可能遇到的问题进行汇总、分析并寻求解决，唯有如此才能最终实现历史档案管理的数字化改革落地：

（一）数字化管理制度不完善。数字化管理制度不完善，是档案管理数字化转型的首要障碍。相关管理制度和标准体系确实尚未健全和完善，可能导致历史档案数字化管理实践缺乏必备的依据和指导，非常容易出现管理职能不明、责任不清的情况，“依法治档、遵章治档”也常常沦为空谈，以上都在一定程度上限制了档案管理数字化转型进程，对于我国档案事业的长期发展也十分不利。

（二）数字化管理意识不强。数字化管理意识不强，是档案管理数字化转型的关键问题。档案信息主要是从企事业单位中的各个职能部门产生，但从档案管理的具体现实情况来看，部分职能部门一线工作者的档案意识相对淡薄，很少能够将已经形成的档案信息材料及时上传、归档，而是将其存放在职能部门或个人的计算机里，使这些材料处在缺乏档案安全防护和监管的环境之中，因未存盘被意外删除而破坏的现象颇为常见。即便是一些已经上传的数字化档案资料，也很可能不符合档案数字化管理的规范，给专职档案管理人员带来不必要的负担。

（三）数字化管理设施不完善。数字化管理设施不完善，是档案管理数字化转型的重大阻碍。历史档案是企事业单位在管理实践中所直接形成的、多种类型的原始资料和记录，具有一定的信息价值。数字化管理设施是实现档案数字化管理的必要硬件，对于数字化档案管理建设起到关键作用。但从数字化档案管理建设的具体实际来看，企事业单位对于这方面的投资还缺乏足够重视，与数字化历史档案管理相配套的一些硬件设备仍不够完善，相关软件升级工作也确未能到位，以上这些也都给企事业单位数字化历史档案管理造成了很大的障碍。

三、具体策略

历史档案管理实现数字化转型，是现代信息化进程的必然结果，更是智慧档案管理建设的题中应有之义。笔者通过对历史档案的数字化特质进行剖析，高度提炼和全面概括历史档案数字化管理的实践经验，分析和探究转型中所遇到的种种问题与不足，科学设计历史档案数字化系统的初步架构，尝试通过完善历史档案管理制度体系、优化历史档案管理环境、提高档案管理人员素质等有效举措，丰富并完善档案管理数字化的理论体系，以加速历史档案管理数字化转型进程：

（一）加强管理机制建设。健全管理机制是加速历史档案数字化转型的关键步骤。数字化档案的出现是档案管理现代化的必然结果，随着企事业单位信息化管理程度的持续提高，数字化历史档案已经逐步取代纸质档案而成为档案领域的“主角”，档案制度也要随之进行调整和完善。历史档案管理工作必须要做到与时俱进，立足于企事业单位的实际情况，架构相对规范和完善的历史档案数字化管理机制：一是做好顶层设计。历史档案数字化管理的意义重大，应在全力推动这项工作之前，到平行单位做好充分的实地调研，对数字化转型中可能出现的问题做出预测，从意义、职能、要点及路径等方面展开探索，为具体落实历史档案管理数字化转型提供方向性的指引。二是设计好制度框架。做好历史档案管理数字化制度体系的顶层设计，将数字化历史档案资源的汇总、整理、归档及保管等各项事务都纳入档案管理程序之中，确保相关职能部门和工作人员明确数字化历史档案的类型以及归档标准、范围，以便更好地承担自身职责，保证数字化历史档案的完整性和安全性。三是规范制度细则。就历史档案数字化建设的权责、时间、流程和评估等事项做出细致规定，以便为及时整理、归档、备份等具体操作提供重要依据和指导。

（二）重视管理环境建设。环境，是历史档案管理实现数字化转型的硬件支撑。数字化历史档案是乘现代信息技术发展东风而出现的新事物，重视数字化历史档案环境的优化与维护，与以往的档案管理相比必然存在差异。数字化历史档案多以光盘、磁盘以及硬盘这类磁性介质为载体，虽然比纸介要更安全一些，但因其所具有的相对复杂的物理、化学性质，同样也有需要注意的防护要点：一是物理环境。数字化历史档案管理对存储环境有较为严格的要求，要严格控制好档案室室内的温度和湿度，尤其要做好防强磁强干扰，确保库房的适宜环境温度适宜。二是载体环境。可以通过公开招标采购数字化档案管理设备，依据档案库格局安置好防磁柜、目录架、计算机、打印机、复印机和放映机等数字化档案建设和管理所需要的器材和设施。三是软件环境。公开招标采购、使用并及时更新档案管理软件，打造数字化档案信息资源库，同时还要提高安全防范意识，重视对档案管理者身份认证和密钥的管理，安装正版杀毒软件和防火墙，避免数字化历史档案资源因感染病毒或受到黑客攻击而有所损害，全力保障数字化历史档案信息在传输和使用过程中的安全。

（三）提高档案管理人员信息素质。管理人员，是历史档案管理实现数字化转型的人力保障。从技术层面来衡量，历史档案数字化转型所面临的任务更加复杂和繁重。为了更好地推动数字化进程，必须进一步加强对档案管理人员素质的培养：首先要增强档案工作人员的职业素质。以我单位为例，作为金融单位附属培训院校，我单位人员所接触到的历史档案，其中有一部分涉及金融领域，档案管理人员应持续补充和丰实自身的金融知识和技能，为更好地完成档案数字化管理任务提供助力。企事业单位管理者要全力打造一支优质的档案管理队伍，为档案管理人员提供更多学习和提高的机会，必要时还应采用一些激励手段，激发和唤醒档案管理者对本职工作的内在热情，鼓励他们投身到数字化档案建设的洪流之中。

历史档案是人类社会的集体“记忆”，历史档案管理工作属于单位各项事务的关键内容之一。随着信息技术的飞速发展和社会信息化程度的持续提高，数字化管理手段已经广泛应用于档案管理领域，档案管理部门和相关人员必须要励精图治、革旧迎新，正面迎接新的挑战。