金炎

根据国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》和《国家档案局关于贯彻实施<企业文件材料归档范围和档案保管期限规定>的通知》的要求，中国船舶集团公司印发了一系列文件，要求各成员单位根据自身业务特点，编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表。

昆明船舶设备试验研究中心作为一个综合性试验场，在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时，除了管理类、科研类、产品类、会计类、设备仪器类、基本建设类等文件材料外，还有一类特殊文件材料，即试验类文件材料。以下就试验类文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作开展过程及相关体会进行详细阐述。

一、组织准备

编制试验类文件材料归档范围和档案保管期限表是一项系统性复杂性工作，且在第10号令附表中没有内容可供参考，只能从零摸索。整个过程除了关联本单位多个部门以外，更是涉及诸多外来参试单位，因此良好的对内和对外沟通协调必不可少。为顺利推进该项工作，成立了编制工作领导小组和编制工作组，明确组织分工及职责，争取各级领导重视，确保各类资源保障，为有序开展工作铺平道路。

在组织机构职责分工中，应避免进入档案部门大包大揽的误区。档案部门不产生试验类等业务类文件材料，不掌握文件材料产生情况，因此不具备独立编制的能力。档案部门应是抓总组织者，负责培训、召集、协调、监督、修改、汇总等工作，各业务部门才是具体编制者。

正式开始编制前，档案部门应组织对相关法律法规、国家和集团标准等资料的学习培训，还可组织参观调研活动，对部分参试单位进行考察学习，与其相关业务部门进行研讨交流，并主动邀请上级主管部门领导或专家进行业务指导。

二、编制过程

（一）试验类文件材料分类

由于参试产品型号众多，试验类型繁杂，规模大小不一，每次试验所产生的文件资料不尽相同，按每个试验项目逐一编制难以实现。为了尽可能简化试验类型并有利于文件材料归档范围和档案保管期限表的编制，经过与试验管理机关、实施部门和参试单位多次研讨，最终将试验类文件材料主要分为三类，一是由参试单位提供的参试产品文件材料，二是试验中试验场方产生的参试产品文件材料，三是试验场方产品试验文件材料。

（二）文件起草

1.参试单位提供的文件材料

每一个航次的试验，需经过试验策划、装调检测、试验实施、试后处理、数据分析等环节。每一个环节的工作开展都需要对应的文件材料进行支撑，参试单位应向试验场方提供产品试验所必需的各类技术文件资料，根据试验性质及复杂程度包括但不限于技术规格书、技术条件、试验大纲、使用规程、说明书、设计图纸等。其中各类试验大纲、试验方案、质量和可靠性报告、试验相关会议纪要、产品使用说明书、产品维护说明书、产品维修规程等总体性和综合性文件材料一般定为永久。保障设备使用说明书、保障设备维护说明书、保障设备维修规程、校准规程、检修要求、复验技术要求、接口协议、总技术条件及总图、各系统技术条件及图纸等维修保障和设计图纸定为定期30年。

2.试验场方产生的参试产品文件材料

试验实施过程中，针对每一个工作环节，试验场方都会产生新的不同的文件材料。例如策划阶段会产生试验策划报告、实施方案、试验质量保证大纲、试验前准备状态检查报告、试验任务书等;产品装调检测、试验实施和试后处理阶段会产生各类操作检查表、检测记录表、质量检验记录表、调试故障处理表、试验故障处理表、质量信息单等;数据分析阶段会产生轨迹图、数据处理报告、试验结果报告、试验总结报告等，该阶段为试验最终结论性文件均定为永久，其余阶段为过程性文件一般定为定期30年。

3.试验场方产品试验文件材料

除了外来参试产品各类试验外，试验场自研产品试验也会产生大量文件材料。由于是本单位产品，所以文件材料更多更全，分类也更细。每型产品一般分为科研试验、定型试验和生产验收试验等，每种试验可参照外来参试产品，按试验实施阶段制定相应的文件材料归档范围和档案保管期限表。除此以外，还有试验相关特殊载体资料，如声像资料、电子文件资料等，一般定为永久。

（三）修改审核

编制工作组对各业务部门提交的材料进行汇总，以第10号令附表为基础架构并结合本单位实际情况对其进行整理，形成初稿。将初稿下发各部门广泛征集意见，对与自身相关的内容进行修改、补充、说明、确认，并反馈问题意见至编制工作组。工作组对问题逐条梳理，形成有效处理意见。出现争议时，由编制工作领导小组牵头组织相关方开会协商，面对面现场讨论解决。一般需经过数轮反复征集修改，虽耗时较长，但初稿却在过程中不断充实、完善，更加合理，更具备可操作性，从而形成定稿。正式版以文件形式上报上级机关审查，获批后下发各部门，并组织宣贯学习，确保文件顺利执行。表1为试验类文件材料归档范围和档案保管期限表部分节选内容。

三、编制应注意的问题

（一）根据实际情况对编制进行补充

试验类文件材料归档范围和档案保管期限表是属于单位职责中有，但第10号令附表中缺少的内容，这种情况下要根据实际情况进行补充编制。此时档案部门要积极牵头组织协调有关部门单位，对相关职责中的工作流程进行细化，分析工作流程中的各个环节，先搭起文件主框架。再梳理每个工作环节中产生的文件材料，筛选后拟定保管期限，不断往主框架中填充内容，经过反复讨论修改完善，形成完整的文件。

（二）编制过程中使用准确表达

试验专业性较强，涉及专业词汇较多，编制过程中需特别注意用语要规范、准确，避免歧义。对于专业性工作的表述一定要力求规范，专业术语要使用全称或规范化简称，内容尽量具体化，不要使用一些笼统性词语，以保证文件可操作性，避免在执行中出现误解或障碍。

（三）保管期限的划定尽量就高不就低

对于第10号令中明确的内容，要严格依据文件規定执行。部分没有的内容要参考文件中类似材料或根据本单位实际情况划定，原则是尽量高划。特别是一些电子文件，由于电子文件存储密度高容易存储，所以保管期限在参照同类型纸质文件的基础上可以适当延长，比如试验中产生的录像、照片、试验数据等电子文件均划定为永久。

（四）根据文件实施和单位业务发展情况及时修订

文件材料归档范围和档案保管期限表不是一旦制定就固定不变的。编制工作组在编制时只能尽量考虑全面，但实际情况复杂多变，文件执行过程中总会遇到一些之前未考虑到的问题。另外，单位业务不断拓展，特别是近年参试产品和试验类型不断增加，一些新的产品或试验可能会产生新的文件材料，这也要求文件材料归档范围也要相应变化。因此，编制工作组应注重收集文件执行中出现的问题，并关注单位新业务发展情况，到一定的程度时，启动修订程序，进行适应性修订，以不断适应单位发展状况，满足文件材料归档的要求。

参考文献：

[1] 单冰辙. 编制《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》的过程及体会[J].城建档案，2017（12）：87-89.

[2]张瑜. 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定编制创新点及经验总结[J].机电兵船档案档案，2015（4）：20-22.

[3]陈艳. 谈如何做好《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》编制工作[J].北京档案，2011（2）：31-32+37.

作者单位：昆明船舶设备试验研究中心