李玲

一、档案数字化的概念

档案数字化管理顾名思义，就是将数字化融入进档案管理的方方面面。从档案管理的工具发展来看，有过最原始的手抄记录，再到图片录入以及结合电子信息技术的数字录入。其中，数字化是指利用电子信息技术将电、光、声通过信息编码转化成数字的形式存储，将图片、文字、视频、录音转成数字编码的形式存储在电脑硬盘中。利用数字化管理，可以实现档案资源的远距离共享，也能提高档案信息存储的有效性。融入进数字化程序开发出的数字化应用还能将档案存储的更加清晰、简便，随时都能进行档案的资源调取。极大的简化了原始档案存储的繁杂性。尤其是如今各行各业都离不开数字信息化，进行数字化的档案管理也是迎合当下时代发展的趋势。综合来看，档案数字化就是指档案信息储存方式的改变，这不仅给档案存储带来了便利，也为今后的档案管理起到了很好的辅助作用。

二、数字转型档案信息化内容

（一）档案信息资源及基础设施的硬件建设

要想实现数字转型档案信息化，最关键的一项内容是做好档案信息资源以及基础设施的硬件建设，比如高效查询、数字化信息存储等数字化设备的运行和维护。要想确保数字化管理的质量和效果，要做好数字化存储软件的升级系统。同时加强软件的技术质量，提高软件的防损率，优化软件更新，增强软件的综合性能。具体表现为智慧档案馆管理空间内具有特定形态和功能的实物及其组合，包括传统档案管理使用的各类架柜装具，档案技术业务使用的各类工具，以及大量的构成数字环境的电子设备等。像是条形码、二维码、全息码、RFID等标识手段能够对各类模拟和数字载体对象进行感知识别，为查找、定位、空间管理等提供最基础的感知数据，通过对它们的识别与分析，能够实现对档案馆物理空间内不同类型、不同形制、不同材质的对象的全面感知管理。

（二）档案信息网络建设

实现数字转型档案信息化除了打好硬件基础，还需扩大互联网信息建设，提供局域网或地方区域网进行数字化信息传输的平台。例如利用互联网、政务网的地方公用网络，在网络上增设档案信息的管理和编辑，确保档案信息能够在平台上实现共享、存储，为了增强档案的管理效果还可以在网络平台上做延伸设置，开展信息共享与档案的远程编辑。

（三）标准规范建设

为贯彻落实国家对档案信息化的管理与存储规定，在数字化档案管理中，要加强电子文件归档的格式、数量、存储形式等多方面内容，制定标准规范，并提供指导实施的过程。保证电子档案在计算机网络信息管理中的高效性、可使用性，以及网络运行的安全性、规范性。同样，标准规范建设对提升电子信息网络的综合体验也有一定帮助。

（四）安全保障体系建设

数字转型的档案信息在网络安全方面一样不可小觑，对于涉及国家机密信息、专利技术或商业机密、地方建设等不公开资料要采用法治管理，加强网络数字的技术防控，建立档案的安全保障体系。安全保障体系中最大作用是阻拦外界对档案信息的窃取，保护档案信息的机密内容。另外，档案作为信息集中较广，资源传播较密集的地方，基础保障体系需完全具备，能够有效保护档案内容不受干扰，给用户隐私保障。

（五）人才培养

由于目前档案信息的数字化转型还未普及，还有很多地方的数字技术都比较落后，因此，加强各个地区的人才培养，提高人才的信息技术实力对档案信息的构建和数字转型有十分重要的意义。在人才培养中，要突出地方档案管理对数字化技术的运用和使用。要能够熟知数字化理念，熟练数字化档案管理操作技巧，能够熟练运用数字化档案管理软件工具。同时，除了基础的知识普及，对档案数字化的提升和水平增强还可以组建人才团队进行专项研究，以此来推进数字化转型的档案水平。

三、数字转型期档案信息化发展趋势

（一）引进云计算，优化档案信息网络

档案数字化的基本内容之一就是实现信息网络的云计算，建立档案信息网络，运行信息的互联网共享，增强网络平台的档案信息使用率。云计算是由计算机网络技术发展而来，相比以往的传统网络技术更具高端性，所含的计算机算法也会更多。在云计算中所有的计算方法都能运用不同的计算模式，多样计算模式也能允许去搜索众多数据库，整理出更多精准的数据内容。提高档案的服务性能，一般能够实现云计算的数据信息网络可以跨越地理限制，用户只需要一台计算机，连接互联网，登陆档案信息管理中心，就能在其中搜寻相关的档案内容。同样，数据的安全性在云计算中也有一定保障，云计算自带数据存储与数据加密功能，能够提供给用户更好的使用体验。

（二）建立数字档案馆，实现档案高效快捷服务

档案数字化是档案行业未来的发展趋势，建立档案数字化转型的最大要素便是建立数字档案馆。在档案馆中可以通过整理录制以数据库的形式进行存储，改变原有的纸质保存方式。与之前的纸质档案管理相比，数字档案馆的档案管理要有更多优势。一是能够为档案资料提供电子文献和相关信息;二是对档案存储空间的扩容，提高档案的信息容量;三是增强档案的服务功能，增强档案查询效率。同样，数字档案也能便于今后档案的统一整理，对档案的完整性和实用性有一定帮助。

（三）结合物联网，建立互动式档案馆

当今各行各业的数字信息化都比较普遍，物联网也广泛应用进了各个领域中，档案管理的智能化也是未来发展的必然趋势，建立互动式的档案馆能够实现多位用户的共同编辑，利用人工智能让档案管理可以自动交流。比如用户需要查询什么样的档案信息，输入关键词，或下达关键命令，就能完成档案馆的自动转化，让档案管理更加便捷。同时，物联网环境下的档案使用能够切合各个行业的具体情况以及信息内容做到时效性与真实性。给档案管理带来更多便捷，在某一个方面也是开启档案馆的新体验，增强互动，提高用户感受，让物联网下的档案馆更有朝气，也更切合新时代各个行业的发展进步。

（四）建立档案社会服务中心

为了建立档案管理的中心服务点，让档案管理的作用最大化，建立档案社会服务中心，让档案为社会提供服务成为可能。比如社保档案信息，以及高校内部人员的个人学籍信息等。以档案社会中心为基准，向群众四周逐渐蔓延开来，进而提高档案使用的惠利空间，让更多人都能体会到档案的使用便捷，也让档案信息走入人群，发挥真实价值。使档案管理更好地服务社会、服务受众。实现在智能的（下轉37页）（上接31页）基础上综合人、资源、技术、场景等要素，为档案机构提供具有决策价值的信息和知识的服务。

总的来说，档案数字化转型未来会更加贴合我们的日常生活，给生活带来更多便捷，提高档案的数字化，是顺应社会发展趋势，给社会带来档案数据资源的有效途径。