韩宁

摘要：在会计工作的组成中，会计档案起到了关键性的作用，其主要是如实记录并保存好单位内部的经济业务往来情况，为后续的工作操作奠定扎实的基础。该文主要论述了行政事业单位财务会计档案管理发展困境，然后提出了相应的优化模式，以期提升行政事业单位财务会计档案管理工作的规范化水平。

关键词：行政事业单位;财务会计;档案管理;优化

一、行政事业单位财务会计档案管理发展困境

（一）思想认知方面的问题。从财务会计的角度进行分析，行政事业单位的管理人员大都比较关注财务会计工作的落实，财务会计工作关系到行政事业单位的活动和决策落实，还关系到相关信息的记录和管理，对于不直接反映在其他事项上的会计档案管理工作重视程度不够。会计档案管理工作的重要意义在于能够对已有经济活动的资料进行较为有效的整理，并且促使单位凭借优秀的档案管理工作提升办事效率。各行政事业单位对于财务会计档案管理的最基本因素是人，即进行档案管理的工作人员。在行政事业单位当中，由于本身各部门体系较为庞大，同时又存在对于该项工作不够重视的单位，在这样的单位中进行档案管理的人员大多数是非专业性人员。这些工作人员没有专业化的技能和知识，对于档案管理只凭借经验来进行常规工作，然而他们整理出来的会计档案达不到真正的档案管理要求，查阅起来十分困难。除以上问题之外，部分行政事业单位本身的会计档案管理制度缺失或完善也是导致整体会计档案管理出现问题的一大重要原因。

（二）工作规范化方面的问题。会计档案信息的采集和保存操作中，少数工作人员可能会出现保管不力的问题，无法满足档案管理的专业化要求，从而造成档案的调查和查看困难。而与此同时，档案的查阅又由于需要各项手续和硬性规定，需要走较为麻烦的限制路线，使得已有的会计档案无法被很好地开发利用。另外档案的销毁工作也存在着难以解决的“硬骨头”，主要在于定义销毁困难和无人敢于销毁等方面。

（三）电子化会计档案管理方面的问题。部分的行政事业单位档案管理依然采用纸质保存管理方法。会计工作中，纸质会计凭证、账目以及财务报表都是事业单位重点关注的会计资料。然而对于电子化和信息化的会计数据档案存储却没有较多的认识和打算。在信息化和数字化技术日渐成熟的今天，会计工作更多地向电子化方向发展。部分资料虽然能够以备份的形式较好地保存下来。然而还是可能会出现数据丢失，信息在不同的设备无法进行读取的后果。新修改的《会计档案管理办法》对于电子会计档案的移交和保存等都有了明确的规定。这说明已经有较多数量的单位采取了电子化和信息化的会计档案存储，然而却少有能够提出或是建设出一项解决电子化信息信任和信息安全问题的平台，说明我国的电子化财务信息管理还有较长的路要走。

二、财务会计档案管理的优化模式

（一）提高工作人员的综合素养水平，增强对档案管理的重视度。第一，从行政事业单位的领导人员来分析，应不断强化其财务会计档案管理观念。领导人员给予档案管理足够的关注，才能够切实将工作列入建设日程上，从而促使会计档案管理的规范化。第二，会计档案管理工作人员需要得到全面的、专业的档案管理技能和知识培训。促使其在之后的工作上能够具有更加专业的工作水平。使档案管理工作更加符合标准，更加方便快捷地对单位的财务会计资料进行整理。第三，会计管理制度建设与完善是进行财务会计档案管理优化的一项重要保障。各行政事业单位需要根据相关法律法规，结合自身的实际情况，建立和完善一套能够应用于单位整体、能够覆盖各项经济活动的会计档案管理制度。并且在制度中明确相关人员的工作职责和工作权利，以制度层面的规定来保证档案管理人员对该项事业的积极性。同时以制度规定相关保密程序，从较高的程度上保护好相关人员的隐私安全。

（二）不断提升会计档案管理的规范化水平。会计档案管理的规范化主要可以分成以下几方面，即会计档案的产生、保管和查阅方面的规范化管理。行政事业单位的日常经济活动中， 会产生不同的原始会计凭证，需要对这些凭证进行及时的整理、保存和签章工作。在这一工作阶段，首先需要较强的及时性。如果没有及时进行原始凭证的整理，在一段时间过后将出现各种凭证相互交叉，工作难度和复杂程度直线上升。在日常的建档工作当中，可以在核对完档案内部内容之后，在档案袋上标注缺失内容或是分类信息，以便于存放和查找。在会计档案的保存工作当中，需要将对应档案在规定时间内交由规定的档案管理地方。例如部分会计资料在财务会计部门有临时保存地方，而在周期外需要则及时移交给所在单位的档案保管室。

（三）提升电子档案管理水平。为了进一步提升电子档案管理水平，我们应认真做好以下工作：第一，电子档案应及时做好备份并保存好，这样才能为后续工作的开展奠定基础。第二，电子化和信息化的会计档案资料需要被完整和准确接收与读取，这是符合国家会计工作标准的凭证、账簿、报表等资料的前提。最后，一个安全有防护功能的管理信息系统是电子档案管理所必需的，这样的系统能够对会计信息档案进行存储，并且满足电子化的调用和共享功能，该系统需满足外界干扰或入侵的强大防护作用。

（四）做好档案管理的监督工作。会计档案在行政事业单位中起到了关键性的作用，会计档案信息安全也非常重要，为此，我们应切实做好档案管理的监督工作。监督工作可以借助审计部门或是财政部门的业务检查工作来进行，将会计档案的规范化管理工作作为审计检查或是财政监察的一大重要环节，充分保障信息安全，调动人员积极性。只有单位内部对于档案管理规范性有所重视，会计档案管理水平才能够有所提升。

三、总结

行政事业单位的会计档案管理工作落实中可能存在一些问题，其中包含思想认知观念方面的问题、工作规范化方面的问题等，文章中主要针对相关问题提出了优化方案，以期有效提升档案管理人员的综合素养水平、提升管理操作规范化水平，实现行政事业单位档案管理工作的可持续发展。

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[1]王煜.探讨行政事业单位的财务会计管理改革创新分析[J].财会学习，2019（11）：76.

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