辛向阳

（本溪日报社，辽宁 本溪 117000）

一、事业单位档案管理信息化的意义

（一）提升信息资源的使用效率

事业单位在档案管理方面加强对档案信息管理工作的重视程度，随着民生、文化、社会经济的发展，事业单位需要处理的业务逐渐增多，会在工作中产生大量的资料，需要建立档案，完成信息编辑与管理的任务。随着时间的推移，事业单位档案量逐渐增多，如果凭借现有的人力难以完成档案信息管理任务，针对这种情况需要快速调整工作模式，增加信息技术在档案管理中的应用程度，使用信息技术可以提高事业单位在档案管理方面的水平，强化其在档案收集、整理、分类、分析与导出等方面的能力，延长档案的使用年限，还能最大程度的利用有限空间，在完成档案管理各类任务同时，降低工作花费的成本。

在档案信息化建设过程中，应该发现电子档案具备诸多优势，与传统纸质档案相比更易保存，可以长时间存放，不用担心档案出现破损的问题。电力档案可以降低档案后续管理工作花费的成本，纸质档案不仅容易破损，同时在借阅过程中也容易出现遗失或损毁等情况。纸质档案因为资源呈现方式的原因，使用率低下，难以满足内部工作人员对档案信息阅览使用方面的需求。

电子档案可以降低档案管理在存放空间与维护方面的成本，延长档案保存时间，比如报社在工作中出现大量的报道与相关素材，此类内容可能对日后工作的开展有巨大的价值，提高内部信息的保存时间，可以为工作人员调取信息提供便捷条件。……