摘 要：信息文化视角是将文化要素纳入信息化研究的重要视角，在国际各领域信息化实践中产生了广泛影响。文章基于对信息文化研究视角的阐释和对其在文件管理领域的应用分析，反思了我国文件管理信息化实践中存在的问题：缺乏对信息文化要素的洞察、对文件管理的价值认知不足、文件管理人员的信息化素养有待提升、信息治理思维有限和数字信任不足。进而探索性地提出了优化策略：运用整体性方法开展文件管理信息化实践，优化信息文化环境；提升信息化素养和能力，塑造数字信任；采取循序渐进的信息化实施策略，促进信息技术的成功实施。

关键词：信息文化；文件管理信息化；信息治理；整体性方法；反思性实践

分类号：G271

Research on the Problems and Approaches of Recordkeeping Informatization in China from the Perspective of Information Culture

Wang Ning

（School of Information Resource Management of Renmin University of China，Beijing 100872）

Abstract：The perspective of Information Culture is a significant perspective to integrate cultural elements into the study of informationization， which has had a great impact in various fields in the world. Based on the interpretation of information culture research perspective and analysis on its application in the field of recordkeeping， this paper reflects on the problems existing in the practice of recordkeeping informatization in China： the lack of insight into the elements of information culture， the low value cognition to recordkeeping， the lack of recordkeeping information literacy， the limitation on the information governance thinking and the lack of trust on digital records management. Then the optimization strategy is put forward： using the holistic approach to carry out recordkeeping informatization practice and optimizing information culture environment； improving information literacy and building digital trust； adopting step by step implementation strategy to promote the successful implementation of information technology.

Keywords：Information Culture； Recordkeeping Informationization； Information Governance； Holistic Approach； Reflective Practice

1 引 言

信息文化（Information Culture）研究视角是上世纪末国际信息学和信息技术科学领域兴起的文化研究视角，其阐释了信息文化概念、文化与信息技术之间的相互作用关系以及信息文化的构成要素等核心问题，为各行业在充分考虑文化要素的背景下开展信息化实践提供了理论参考。国外档案学者已将信息文化视角引入档案学领域，提出了基于信息文化视角开展文件管理实践评估和优化的思路，但我国档案学界对该视角的关注几乎为零。在文件管理信息化实践活动中，“人”是最核心的驱动要素，可实践者往往极易受到技术中心主义导向的影响，而忽略了实践者的价值认知、信息素养、人际关系、信任状况等文化因素的作用，导致信息化实践过程中出现文化与信息技术的冲突，阻碍了信息化效能的实现。基于以上问题，笔者尝试引入信息文化视角的研究经验，并基于大文件观的立场分析我国文件管理信息化实践中存在的现实问题，探索优化我国文件管理信息化实践的思路。

2 信息文化研究视角及其在文件管理领域的应用

国外信息文化（Information Culture）研究始于20世纪后期，主要动因是西方国家在信息化实践项目中出现信息系统应用失败的问题，引起了学者们对信息文化的关注。一系列研究表明，国家文化、组织文化、职业文化等不同类型文化均在信息化实践中发挥着重要作用，是信息技术项目實践在特定环境中能否成功实施的关键影响因素。[1][2]权力距离、不确定性规避、个人主义/集体主义、男性化/女性化等国家文化因素对信息技术产品的使用差异具有显著影响。[3]在组织层面，组织的集体文化特征、员工对信息技术的认知和使用习惯、团队协作能力以及人际之间的信任度等都会影响到信息技术实施的效果。[4]基于此，国外学者主张将实践主体对信息管理的价值观、态度、规范和行为实践等文化要素纳入信息管理环境进行认识。[5][6]我国学者对信息文化也开展了相关研究，如早期卢泰宏就提出了“信息文化”是“一种技术文化”的概念。[7]但是与国外研究的关注视角不同，我国学者对“信息文化”概念进行了更为抽象的逻辑阐释，如将信息文化界定为“信息社会的物质文化、精神文化和制度文化”，[8]或者将其视为“企业、社会团体等内部单位在信息技术影响下所形成的新的单位文化”。[9]总体上，国内研究主要将“信息文化”视为一种信息社会发展的文化形态来认识，对于信息技术、信息管理和文化环境之间的互动关系研究较少。本文主要采鉴国际领域的信息文化（Information Culture）研究视角来分析我国文件管理信息化实践。

在信息文化研究的影响下，部分档案学者系统分析了文件管理领域存在的挑战，并提出基于信息文化背景的文件管理实践考察思路。例如，McLeod等认为“在文件管理实践中，文件档案专业人士既是问题的一部分，也是解决方案的一部分”[10]Foscarini和Oliver指出在缺乏文化调查和对“人”的问题重视的情况下，存在国际标准规范失灵、文件管理系统无效、理论模型不适用等问题。[11]在此基础上，两位学者制定了涵盖文件价值认知、信息偏好、信息技术基础环境、信息管理能力、对组织环境文件管理需求的认知、信息治理和信任等多重要素在内的三层金字塔模型-信息文化框架ICF（Information Culture Framework，如图1所示），提供了组织视角下评估文件管理实践的信息文化问题的框架。[12]Sv rd对比利时三个城市的政府机构信息文化进行了调查，总结了信息文化对公共信息/文件管理方式的影响特征，并强调电子政务的发展需要营造一种有利于创新信息管理方式的信息文化。[13]在我国，连志英曾与国外学者Oliver合作，以国内某一线城市高校图书馆为例，采用ICF框架分析研究了“关系”“面子”“和谐”“人情”等中国文化要素在组织内部信息管理中产生的影响。[14]

国内外学者有关信息文化和文件管理实践的相关研究成果说明了文化因素在解释信息化效力方面具有不容忽视的作用，基于以上研究的启发和对我国部分企事业单位文件管理信息化实践情况的调查，笔者进一步反思和分析了我国文件管理信息化实践中存在的问题。

3 反思：我国文件管理信息化实践的“文化”软肋

3.1 缺乏对文件管理实践中信息文化要素的洞察

近年来，技术创新被置于国家信息化发展议程的首位。2016年，中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《国家信息化发展战略纲要》将“核心关键技术部分领域达到国际先进水平”作为战略目标，并提出了重点行业深度应用数字化、网络化、智能化技术的具体目标。[16]在国家整体信息化战略的引领下，档案行业也将信息化视为实践发展的首要任务，推动电子文件管理单轨制、建设数字档案馆成为档案从业人员的核心业务，云计算、区块链、物联网、人工智能等突破性技术如何在档案管理实践中实现赋能应用更是成为了研究热点。但总体而言，国家信息化和档案信息化发展战略的核心在于推进信息技术的创新和实施、促进信息系统的建设，而较少关注信息化实践中的文化要素。虽然“人才队伍建设”是《国家信息化发展战略纲要》《“十四五”全国档案事业发展规划》的重要组成部分，但其重点是提升专业技术人才的技术能力方面，而未能充分阐明价值观念、信息素养、组织文化环境等要素的作用，整体上缺乏对文件管理信息化实践中信息文化要素的关注。

3.2 对文件管理的价值认知不足

随着国家信息化进程的推进，信息资源被视为国家和组织发展的重要战略资源。文件是国家信息资源的重要构成部分，但是从我国文件管理的信息化实践现状来看，社会尚未给予其足够的重视。

首先，文件资源在国家信息资源建设和数据发展规划中的参与度有限，无法充分发挥其应有的社会价值。例如，随着国家大数据战略的推进，全国各地政府纷纷建立数据管理局、数据管理中心等部门管理各类数据和信息，与档案部门管理的电子文件存在交叉。各类数据管理部门与档案部门之间缺乏必要的协调沟通机制，割裂了档案事业与大数据事业发展应有的联系，导致档案资源和其他政务信息资源之间形成“信息孤岛”。[17]

其次，组织层面对文件信息的价值认识不足，尚未形成普遍尊重文件管理的组织文化氛围。良好的业务文件管理对于提升工作透明度、发挥凭证作用、支持组织决策、满足业务流程合规性具有十分重要的意义。然而笔者通过对部分企事业单位的调研发现，组织机构中非档案部门的业务人员对于组织开展文件管理活动（包括规范化的文件生成、文件组织、文件归档和档案管理等）的意义和规范缺乏理解，甚至将文件管理视为工作负担。多数单位档案部门对文件管理工作的宣传和业务培训主要局限于部门内的工作人员和业务部门的兼职档案员，未能延伸到作为文件生成者的其他业务部门人员群体。此外，多数组织机构的文件归档范围仍只涵盖了传统载体文件和非结构化电子文件，而并未囊括其他业务环境下形成的具有凭证价值的信息，对于生成了大量结构化、半结构化数据信息的业务系统缺乏管控意识。[18]

3.3 文件管理人员的信息化素养有待提升

我国经过多年探索，在宏观层面形成了指导电子文件管理的国家战略、法律法规和标准规范体系，然而，“完美解决方案”的存在并不一定能确保文件管理的成功，有力的人员保障也是必要的支撐条件，然而我国文件管理信息化实践仍普遍存在文件管理人员信息化素养不足的问题。数字环境下电子文件真实性、完整性、可靠性和安全性的保障离不开各类型的文件管理系统，需要管理人员根据文件管理需求和标准规范的变化及时维护和更新系统功能，并基于系统所存储和管理的文件信息为用户提供有效的查阅和利用服务，这就要求从业人员必须具备良好的信息化素养。虽然档案行业已开始重视并引进具有信息技术学科等工学背景的人员参与信息化建设，但是当前文件管理从业者中文史类教育背景的从业人员比例仍远远高于工学背景人员。[19]且档案工作人员的文化修养、业务能力参差不齐，一些工作人员无法适应档案信息化建设的要求。[20]对于基层组织机构和档案馆而言，除了信息基础设施建设落后之外，信息化专业人才的缺乏也是使其信息化实践发展缓慢的关键原因。虽然国家、地方层面均制定了一系列文件管理标准，但仍有不少文件管理人员并不知道如何才能获取、应用这些规范性文件，“完美解决方案”与具体落地效果之间存在巨大鸿沟。

3.4 信息治理思维有限

文件是国家信息资源的重要构成，也是支持组织业务活动开展的信息资产。英国信息与文件管理协会（IRMS）、澳大利亚文件管理职业协会（RIMPA）、美国文件管理协会（ARMA）等文件管理行业协会均提出了运用信息治理的整体性方法管理组织文件资产的理念，倡导将文件置于更广泛的信息视阈，在整个组织信息生态中实现简化流程、便于利用、降低成本和确保合规性的目标。虽然国内档案学者日益重视档案参与社会治理、服务国家治理体系和治理能力现代化的研究[21][22]，但仍然缺乏将文件管理置于信息治理的视角下开展管理活动的创见。《档案法》《机关档案管理规定》均要求将档案信息化纳入信息化发展整体规划，但是由于档案部门、业务部门、信息技术部门等多主体之间存在价值取向、利益诉求和工作重心的隔阂和冲突[23][24]，多数组织机构的文件管理信息化工作未能与组织整体信息化发展保持同步，文件管理信息化水平相对滞后。

3.5 对文件管理的数字信任不足

数字环境下，文件管理信息化实践順利开展的必要前提是人们对电子文件和电子文件管理给予充分信任，而这在很大程度尚取决于文件的身份、效力和价值[25]，目前我国文件管理领域的数字信任明显不足。一方面，虽然国家已经在法律、政策层面认可了电子文件的法律效力，但在现实工作中文件的跨机构互信仍然是棘手的问题。比如，第三方审计单位不信任企业单套制存储的电子文件，仍要求打印纸质版并加盖行政章，以证明文件的真实完整有效，导致了管理成本的浪费和工作效率的降低。[26]另一方面，虽然许多组织建立了电子文件管理系统，但是应用效果不佳，除了管理系统自身可能出现技术问题之外，工作人员也存在不信任、不支持、不习惯使用文件管理系统的现象。例如，在采用云计算技术服务进行文件存储管理工作时，档案工作者既不信任云服务，同时也不了解云服务，因而产生了一系列认知偏差和盲目担忧。[27]

4 进路：探索文件管理信息化实践的渐进性变革

针对我国文件管理信息化实践存在的种种问题，有必要在考察信息文化背景的前提下，采取渐进性变革思路，以更好推动我国文件管理信息化实践的发展。

4.1 运用整体性方法开展文件管理信息化实践，优化信息文化环境

基于信息文化视角研究信息化实践问题被视为一种整体性方法，需要培养现代信息文化敏感性，伴随技术创新，进行逐步的制度变革。[28]一方面，要将对信息文化的分析和优化置于文件管理信息化实践的重要位置。信息文化是蒙纳士大学文件连续体研究团队提出的文件管理信息学理论三大分析维度之一，[29]与“业务流程”和“访问获取”并列，且被置于首位。该理论强调开展文件管理实践时，首先要对组织机构既有的信息文化进行诊断，才能进一步将注意力转向实施策略。[30]在具体实践中，可以参考信息文化框架（ICF）提供的文化要素，采用问卷调查、访谈、人种志观察、文档分析、工作日志研究等方法开展信息文化诊断评估，在此基础上采取相应优化策略。此外，还可借鉴国际档案界开展“档案宣导”理念，主动出击，通过在机构内外部进行宣传、推广、倡议、游说、沟通，引起领导层的重视，以便最大程度获得政策支持，吸引社会资源。[31]

另一方面，要基于信息治理思维，使文件管理的信息化实践融入组织整体的信息化框架之中，提升信息管理的质效。一是可以充分利用组织在信息化建设中提供的资源、人力、技术和基础设施支持，与其他信息资源开展协同管理，尽可能简化信息管理流程、节省管理成本和提升工作效率。二是可以积极促进文件管理系统与其他信息系统的互操作，通过实现文件资源与其他信息资源的集成、共享和知识化开发等方式提供智能化利用服务，支撑业务开展、组织决策并提供社会服务，最大程度发挥文件资源在大数据时代的信息价值。

4.2 提升信息化素养和能力，塑造数字信任

我国文件管理信息化实践中所呈现出来的文化软肋与每一位文件管理从业者息息相关。只有从业人员主动变革，才能推动文件管理领域信息文化的发展。Oliver和Foscarini在提出信息文化方法时，倡导文件档案从业人员主动开展反思性实践，以包容性的态度接纳和拥抱文件管理的问题和多样性，通过更主动地与多方用户和利益相关者开展协作以改善境况。[32]文件管理机构在大数据背景下面临的“孤立”威胁和“数字资源收集困境”不容忽视，文件管理人员需要客观认识多层面存在的信任问题，主动提升信息化素养和技能。信息时代，文件资源对象的不断演化和信息技术手段的不断丰富对于文件管理人员的能力提出了更高要求，需要其具备对三态对象空间的专业管理能力，以应对不同态别、不同管理需求下的实际情况。[33]档案工作者从“保管员”转变为“知识专家”的后保管时代已然到来，文件管理从业人员需要转变理念，积极与文件形成者和信息管理领域专家开展对话，全方位提升信息化素养和文件管理能力，树立专业权威，赢取信息时代的“数字信任”。

4.3 采取循序渐进的实施策略，促进信息技术的成功实施

信息技术是文件管理信息化实践顺利开展的核心要素，但是信息技术的实施不能急于求成，需要在分析、诊断信息文化背景的基础上，采取循序渐进的实施策略。首先，成功的信息化实践需要考虑信息技术、文件管理和信息文化三要素的合流影响，建立新技术及后续开发实施指南。组织机构在计划、实施文件管理信息化实践之前，应分析组织既有的信息文化环境是否适合开展该计划，包括考虑其与组织IT架构的适配度、组织成员对新技术手段或方案的接受度、文件管理人员的信息化素养和技能水平、组织各部门之间的关系等，进而制定适当的宣传、培训和项目实施计划，尽可能避免出现“盲目穿鞋”和“蹩脚走路”的情况。此外，可以采用局部试点或短期项目测验的形式，逐步实施变革，不断改良技术。局部试点、逐步实施的策略具有较强的灵活性，能够降低试错成本，同时为信息技术和信息文化的磨合提供时间和空间，以便从整体上推进文件管理信息化实践的健康有序发展。

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