周丽梅

摘要：信息技术的发展与进步，改变了人们的生活方式。在信息时代下，将信息技术应用到机关档案管理工作当中，提升机关档案管理工作的信息化水平，是机关档案管理工作改革的主要任务之一。本文重点针对信息技术与机关档案管理工作的结合方法进行了详细的分析，以供参考。

关键词：信息技术;机关档案管理;结合

中图分类号：G271 文献标识码：A   文章编号：1003-2177（2021）11-0122-02

机关档案不仅是国家信息的组成部分之一，还可以为政府部门制定发展决策提供参考依据。在科学技术的不断发展下，纸质档案管理已经表现出了明显的滞后性，而信息技术与机关档案管理工作的结合，已经成为未来机关档案管理的必然发展趋势。但是，在实际的信息技术与机关档案管理工作结合中，还存在着一些问题。只有对这些问题进行详细的分析，并提出针对性的结合方法，才能够从根源上提高机关档案管理的信息化水平。

1 信息技术与机关档案管理工作的结合意义

1.1 有利于机关档案资源范围的拓展

信息技术与机关档案管理工作的结合，对传统的档案管理模式造成了巨大的冲击，不仅提高了机关档案管理的工作效率，还使得机关档案管理资源的范围得到了拓展。在以往的机关档案管理工作中，工作人员只能通过一种方式获取档案资源，且能够获得的档案资源量十分有限，不能无法档案资料的准确度与完整性。在这种情况下，机关单位的行政管理工作效率整体偏低。而信息技术与机关档案管理工作的结合，则可以从技术层面突破这一限制，直接通过信息化的方式进行档案资源的快速获取，且资源获取范围更加广泛，资源获取速度更快，资源准确率更高。

1.2 有利于机关档案的系统化管理

在信息时代下，机关档案管理工作必须要顺应社会的发展趋势。而信息技术与机关档案管理工作的结合，在提高机关档案管理工作的系统性方面有着积极的通。例如，信息技术可以直接将机关档案管理中的不同分工进行串联，并构建一个完善的系统，即标准化的档案管理体系。这种全新的档案管理体系，代表着我国已经全面步入了信息时代。

1.3 有利于档案留存风险的降低

在以往的机关档案管理工作当中，主要以纸质的方式进行档案资料的存储。这种档案存储方式，不仅会占用大量的实体空间，还会影响档案信息的调阅效率。而且，这样的档案存储方式，还有可能出现档案信息受损或者遗失等问题，影响机关单位相关工作的正常开展。信息技术与机关档案管理工作的开展，就可以使机关档案管理工作彻底规避这一风险。因为信息化的运行模式使得所有的机关档案信息以数据信息的方式存储在软件或者云空间当中[1]。只要档案管理人员对这些档案信息进行分类处理，并按照相应的顺序进行档案目录的录入，就可以在后期的任意时间任意地点，输入关键信息进行相关档案信息的搜索与获取。而且，这种档案管理方式，因为存储方式比较特殊，只要做好网络安全防护，就很难出现档案信息丢失或者破损等问题。

2 信息技术与机关档案管理工作结合中存在的问题

2.1 档案资源面临着失实的风险

信息技术与机关档案管理工作的结合，可以通过程序化的管理来完成档案资料的自主整理。在这样的档案管理工作形式下，管理系统会彻底删除一些资源信息，使一些档案信息失去原本的依据和签发的标准。一旦出现这样的情况，这部分材料的真实性就会遭到质疑，其应用价值也会明显降低。

2.2 档案信息面临着被泄露的风险

信息技术与机关档案管理工作的结合，必然会将一部分绝密信息录入到网络系统当中。但是，信息时代下，任何一个人都可以通过不同的网络终端设备，借助网络信息渠道进入到网络信息平台中，进行相关文件信息的获取。另外，即便是同一个终端的信息资源，也可以在同一时间被多個网络终端所接收。在这种情况下，如果没有对这些绝密信息采取有效的保密措施，那么这些绝密信息将面临被泄露的风险。

2.3 档案管理系统面临着被黑客攻击的风险

在信息时代下，我国很多机关单位的档案管理工作已经具备了一定的信息化水平。虽然这种信息化的机关档案管理工作，提高了机关档案管理的工作效率，只需要敲击键盘，就可以进行相关档案信息的搜索与获取，但是一旦遭到网络攻击，那么档案管理系统也将面临着瘫痪的可能，档案资料被丢失。

3 信息技术与机关档案管理工作的结合方法

3.1 对档案管理理念进行转变

受到传统工作理念和工作机制的限制，我国机关档案管理工作的开展十分排斥新型管理方式的引进。虽然国家一直鼓励将信息技术与机关档案管理工作结合起来，但是地方级的机关单位却没有对档案管理的信息化建设予以重视。要想改善这一现状，加快信息技术与机关档案管理工作的结合，就必须要对传统的档案管理理念进行转变，在充分意识到档案管理工作信息化重要性的基础上，借助信息技术来提高机关档案管理的信息化水平。

3.2 提高档案管理的技术含量

要想加强信息技术与机关档案管理工作的结合，就必须要提高档案管理的技术含量。首先，严格按照相关信息资源管理规定，做好档案资源的收集、分析、整理以及归档工作，并借助先进的科学技术对这些档案信息进行妥善的处理。其次，对档案管理流程进行优化，加强档案资源的保护力度。最后，借助当前最先进的信息技术，对档案管理系统进行更新与升级，丰富现有的档案资源收集整理方法，提高这些档案资源的利用效率。

3.3 提升档案管理人员的职业素养

在信息化的机关档案管理工作当中，档案管理人员才是各种信息技术的操作主体[2]。档案管理人员的职业素养，直接决定着信息技术与机关档案管理工作的结合程度。所以，必须要重点提升档案管理人员的职业素养。首先，对档案管理人员进行法律法规教育，使其在充分意识到信息化档案管理工作的重要性之后，合法合规的开展档案管理工作。与此同时，机关单位还要组织开展各种形式的思想政治教育活动，提高他们的思想政治觉悟。其次，对档案管理人员进行专业培训，通过各种专业性学习活动的组织开展来提高他们的档案管理专业性，确保他们可以将信息技术灵活、高效的应用到档案管理工作当中。例如，可以通过专家讲座、档案管理经验交流活动的组织开展来提高档案管理人员的档案管理水平。最后，在档案管理人员的档案管理工作实际中，要加强档案管理人员工作行为的监督与管理，并借此提升他们的风险防范意识、风险识别能力以及风险应急处理能力，借此保证信息化档案管理工作的有效开展。

3.4 完善档案管理制度

完善档案管理制度，可以从制度层面保证信息技术与机关档案管理的顺利结合[3]。首先，要对当前的机关档案管理工作现状进行分析，并以此为基础制定针对性的档案管理规章制度，明确档案管理工作的具体细则与规范标准，提升档案管理工作的系统性与规范性。其次，国家相关部门针对机关档案管理工作的开展，要制定专门的法律法规，借此提升档案管理人员的责任意识与质量意识。只有这样，才能够为档案资源的安全性、完整性与真实性提供保障。最后，机关单位要根据实际情况制定针对性的激励机制，结合档案信息的收集工作、整理工作以及归档工作，制定明确的工作目標和完成奖励细则。通过对档案管理人员工作质量的考核与激励来激发档案管理人员的工作热情与工作激情。

3.5 加强档案管理系统的网络安全防护

与传统的档案管理形式相比，信息化的档案管理模式主要是通过数字形式进行档案资料的存储。但是，这种档案资料的存储形式却容易遭受到网络病毒或黑客的攻击[4]。所以，为了提升机关档案资源的安全性，避免出现档案资源信息被泄露、被丢失、被篡改等问题，需要做好相应的网络安全防护工作。首先，在信息化的档案管理工作环境下，档案管理工作的开展面临这很多网络风险。对此，机关单位需要结合实际情况进行网络安全建设，借助强大的杀毒软件做好机关档案管理系统的查杀工作，及时发现机关档案管理系统中的漏洞，并采取针对性的消除措施。其次，机关单位要加强防火墙技术、隔离网闸技术的应用，将机关单位的内网与外网进行有效的隔离，组织一切非法访问行为。最后，档案管理人员在实际工作当中，要自觉约束自己的网络行为，不要随意访问一些非法网站，网页中弹出的窗口和广告要及时关闭。通过各种安全措施的落实来降低病毒植入的风险。

4 结语

综上所述，信息技术与机关档案管理工作的结合是机关档案管理的必然趋势。但是，受到各种因素的影响，信息化的机关档案管理工作却存在着档案资源失实、档案信息被泄露、档案管理系统被黑客攻击等问题。在这种情况下，要想加强信息技术与机关档案管理工作的结合，就必须要转变档案管理理念、提升档案管理人员的职业素养、完善档案管理制度、加强档案管理系统的网络安全防护。

参考文献

[1]邢丽丽.机关档案管理中信息技术的应用分析[J].办公室业务，2019（7）：52+65.

[2]陈铭.现代信息技术语境下的事业单位档案管理研究[J].科学与财富，2020（8）：29.

[3]袁泳涛.浅谈信息技术在机关单位人事档案管理中的应用[J].科学种养，2016（5）：242.

[4]刘莹.计算机信息技术与机关档案管理工作的融合[J].电脑知识与技术，2019，15（28）：8-9.

（责编：陈静姝）