罗曼

摘要：现如今，随着档案信息资源越来越丰富，档案管理需要处理的信息量越来越大，使得数字化档案信息利用模式受到了越来越广泛的关注。数字化档案信息利用模式将传统的纸质档案转换为数字档案，通过信息技术的利用，可以随时通过网络完成对档案信息的读取、检索和浏览，极大地促进了档案信息整理水平的提升，同时也提高了档案管理的服务水平和工作效率，实现了更多档案信息资源的共享。鉴于数字化档案信息开发利用的重要意义，本文提出了发挥数字化档案信息利用模式作用的建议，希望能够对数字化档案信息的进一步发展起到借鉴作用。

關键词：数字化;档案信息;利用模式;策略

数字化档案信息是利用数据库信息技术、计算机网络技术来实现各种档案的数字化集成和管理。在计算机网络管理的条件下，通过集成文档管理网络逐步完成了各种档案资源的数字化转换过程，并使用信息综合管理软件来完成电子文件的归档。随着现代档案管理不断深化，信息利用的模式越来越人性化。计算机信息技术为文件信息的存储、管理和利用提供了更多便利，但在实施基于信息技术的数字化档案管理模式之后，管理者还需要进一步完善信息的收集和利用，以实现数字化档案信息利用的良好发展。

一、现阶段档案信息利用情况分析

档案信息是社会发展过程中积累的众多财富形式之一，所记录的信息内容不仅见证了社会的进步，还具有一定的历史价值和借鉴意义。当前，现代社会各个领域的信息化逐渐加强，数字化档案信息资源的重要性更加突出。虽说档案信息具有较高的历史价值以及利用价值，但它在各个领域的应用均存在不同程度的缺陷。甚至在某些领域，档案信息资源的利用价值被白白浪费，极大地影响了档案信息的普遍利用。

从档案信息资源利用的实际情况来看，某些领域虽然应用了数字化档案信息模式，但由于受到过去固有管理思维的影响，对数字化档案信息利用工作的重视程度还需提高。部分单位的档案信息利用模式沿袭传统，缺乏科学规范的现代档案信息利用模式。由于档案信息分类不明确，信息管理过程较为混乱，直接影响到了档案管理工作的开展和信息资源的利用。此外，一些单位的档案管理工作忽略了信息资源的重要性，没有对档案信息资源进行及时收集和更新，导致了档案信息资源浪费的问题[1]。

二、数字化档案信息利用的优势

（一）能够实现档案信息管理的交互需求

由于存储载体的限制，传统档案管理难以满足使用者的交互需求。数字技术的应用优势，可以帮助使用者根据自己的需要选择向系统发送相应指令。系统将立即响应使用者的需求并调出相关文件。同时，数字化档案信息集成了不同档案馆的文件内容，使用者可以访问到更加丰富的文件信息。通过使用信息终端设备，使用者可以随时随地与档案信息管理系统连接，实现与系统之间的交互性，以便他们能够轻松查阅各种文本、图像等信息资源。

（二）能够突破档案信息利用的时空局限

在数字化特征下构建的档案信息利用模式，不仅可以使得服务类型和服务范围达到最大化，而且形成了新的档案管理理念。最为重要的是，数字化档案信息的利用突破了传统档案管理的时空限制。借助网络技术和数据库管理，使用者可以随时随地完成对档案信息内容的收集、检索和使用。数字化档案信息的利用突破了时间和空间的限制，有效地扩充了档案查阅的范围。通过数字化技术生成相应的档案信息后，使用者可以立即通过网络对文件内容进行搜索，这一点已得到了众多档案管理者和使用者的支持和认可。

（三）能够满足使用者的个性化信息需求

数字化技术的进一步发展，使得越来越多的人习惯于通过网络搜索相关信息，网络用户的数量逐年增加。2020年9月29日，中国互联网络信息中心（CNNIC）在京发布第46次《中国互联网络发展状况统计报告》（以下简称《报告》）。《报告》显示，截至2020年6月，我国网民规模达9.40亿，较2020年3月增长3625万，互联网普及率达67.0%，较2020年3月提升2.5个百分点（1）。越来越多的网络用户对网络信息管理水平提出了更高的要求。因此，在确保信息利用方便快捷的基础上，随时获取能够满足使用者个性化需求的信息成为档案管理发展新方向。数字化档案信息的利用为满足使用者的个人信息需求提供了基本条件，例如面向使用者开放的网络信息环境、动态文件信息检索功能、个性化定制的文件信息内容、根据使用者搜索记录推荐相似信息等等，充分满足了使用者的个性化信息需求。

三、制约数字化档案信息利用的因素

（一）文件双轨制管理存在缺陷

长期以来，纸质文件和数字化文件同时并存的双轨制管理方式导致了不少问题。出于文件长期保存和原始文档保护的需要，档案管理往往在纸质文件和数字化文件之间进行切换。文件双轨制管理无疑可以更好地保存信息内容，但与此同时，存在同一份文件有好几份并存的问题，浪费了大量的人力和物力资源，这是制约数字化档案信息利用的重要因素。

（二）档案信息的安全存在隐患

从当前的档案信息管理工作来看，大量的纸质文档信息已经转换为数字化信息，这使得人们可以更方便地对信息资源进行收集和管理，同时也存在信息安全隐患。与过去的纸质文档信息相比，一旦电子设备损坏或者设备本身带有病毒，将直接导致大量信息资源的丢失，后期的文件恢复工作非常棘手。

四、如何更好发挥数字化档案信息利用模式作用

（一）提高对数字化档案信息利用模式的认识

从目前实际来看，档案信息资源主要由政府掌握，以确保档案信息的真实性，防止档案信息丢失。但这也带来了档案信息利用单一化的问题，使得档案信息资源的可利用范围非常狭窄。因此，发挥数字档案信息网络利用模式有助于打破这种狭窄局面，改善档案信息利用模式单一的问题。数字档案信息网络利用模式扩大了信息共享的范围，增加了更多的交换渠道，使档案信息满足了随时上传和传播的需要，同时也实现了信息资源在最大范围内的整合。一方面，可以加强区域内档案信息数据库的建设，使每个区域内的馆藏资源都能得到利用，实现数字档案信息利用方式的多样化。另一方面，要做好信息管理工作，确保信息来源的真实性和内容的正确性，防止不良信息或煽动性信息的传播。如此一来，即可利用数字化平台的交互性、开放性、多样性等巨大优势，进一步发挥数字档案信息网络利用模式的作用，更好地实现信息资源的共建共享。

（二）加强档案信息的安全建设工作

由于数字化档案信息的特殊性，往往存在一些隐藏的危险，例如不法分子对信息进行伪造、篡改、拦截等操作。因此，加强档案信息的安全建设工作是非常必要的。第一，档案管理工作人员必须具备较高的安全意识，避免因外部隐患因素引发安全问题[2]。第二，限制数字化檔案信息公开的范围。严格确定档案信息的安全级别，针对涉及国家利益、商业秘密、个人隐私的档案内容，应该放置在局域网中，禁止在互联网公开，或者采取在网络平台上发布目录并设置访问权限等方式限制公开范围。第三，完善档案信息安全体系和管理规范。按照国家关于计算机、保密、安全管理的相关规定，严格规范档案文件管理流程，建立严谨的档案信息安全管理制度和监督机制，配备相应的安全设施，巩固数字化档案管理的安全体系建设。

（三）加强档案管理队伍的人才建设

档案管理相关从业人员是整个管理工作的具体实施者，其能力和素质将直接影响到数字化档案信息利用的效率和水平[3]。随着数字化技术的不断发展，档案管理人员不仅要掌握档案管理的专业知识，还应掌握计算机的相关技术。各级档案管理机构首先应加强对档案管理人员的专业知识培训工作，提高管理人员的能力和水平，让他们能够尽快掌握关于档案管理的最新法律法规和工作要求。同时，引进一批急需的复合型档案管理人才，制定严格的人才选择标准，强化人才引进流程，充实档案管理队伍，增强数字化档案信息利用的技术支撑力量。其次，根据年龄层次和工作水平，可以建立必要的技术骨干后备队伍。最后，针对培养信息检索、数据库管理等重要岗位人员，可以与专业培训机构进行联合培训，满足数字化档案管理的新要求。

（四）不断进行档案信息利用方式的创新

随着计算机信息技术不断发展，为了更好地提高数字化档案信息的利用率，可以充分发挥信息技术的优势，不断促进利用方式的创新。可以采取直接与间接相结合的方法，使更多的使用者受益。具体方法包括以下两种：第一，扫描、上传再进行打印。通过整合一些数字文件信息，然后对原始信息进行扫描，并传输到网络打印机以形成打印文件。然后，工作人员可以给使用者提供打印文件，以确保信息的安全使用。这种方式采取直接和间接相结合的形式，提高了档案信息利用的安全性和准确性。第二，直接提供打印件。当前，数字档案的传递还不是十分广泛，部分文件信息并没有完全开放，这使得使用者需要很长时间才能搜寻到正确信息，不利于档案信息实现交互价值。因此，可以由专业人员通过网络检索某些档案全文，直接为使用者提供印刷副本，以便后者可以直观、及时地使用信息。此外，通过数字证书、电子签名等信息安全技术，可以为使用者提供带有电子签名和数字证书的打印件。

五、结束语

利用数字化档案信息是提高企业核心竞争力的重要手段。当前，信息时代的到来给许多领域带来了新变化，实现档案信息的数字化管理是必然趋势。但从现状分析来看，数字化档案信息的利用仍存在一定缺陷。与长期以来使用的传统纸质档案相比，数字档案信息确实能够推动各项事业的发展。与此同时，还要努力改善数字化档案信息利用方面存在的问题，使其更好地服务于我国的经济社会建设。

（课题：2021年度哈尔滨师范大学高等教育教学改革研究一般研究项目，《数字社会背景下的创新型本科秘书人才培养研究》，课题编号XJGYF2021047。）

参考文献：

[1]谢薇薇.浅谈档案数字化信息的收集与利用[J].科学与财富，2018，（第2期）.

[2]密娜.数字化档案信息利用模式研究[J].卷宗，2017，（第18期）.

[3]江鸿.数字化档案信息利用模式研究[J].中国管理信息化，2017，（第2期）.