滕永霞

摘要：目前，随着经济的快速发展，而办公室所管理的文档涉及到企业的各类信息，包括资产经营状况，运作基础情况以及其他细节性问题，有许多公文中所指向的信息都关系着企业内部的重要秘密，也是记录企业阶段性发展状况的基础性文件，在企业的日常运行中占有很大的比重。若是企业在市场经营的过程中，没有对办公室的文件加以严格管理，就有可能造成重大秘密的泄露，进而给企业的生产经营造成严重的损害，甚至会让公司退出市场竞争。因此公文管理和保密工作的开展，是企业经营管理中极其的工作。

关键词：办公室文档管理;公文管理;保密工作

引言

现代办公室工作中，文档是其基础性的组成部分，涉及到各种文档、文献、报表、记录等资料，是办公室在工作与管理过程中产生的、能够起到信息记录、传递与保存等功能的文本资料。随着我国社会相关制度的不断完善，以及办公室管理与工作水平的不断提升，以往的文档管理工作弊端也逐渐浮现出来。

1做好办公室保密工作的意义

保密工作是各单位各部门办公室文秘工作的重要内容，也是办公室的重要管理职能之一。特别是涉及档案、干部任免、稳定等重要工作内容更是尤为重要，要确保秘密不被泄露。办公室作为领导的综合办事机构，处在非常关键的位置，是重要的涉密部门。办公室承担具体的保密日常工作，既要对本单位领导和上级保密主管部门负责，又要承担对下属单位和各职能部门保密工作负具体的管理和指导之责。工作中的保密工作包括国家秘密文件、商业秘密文件、党委讨论的不宜公开的秘密事件，以及领导的私事和其他不宜公开的事件。

2办公室文档管理存在的问题

当前办公室文档管理存在的问题主要体现在两个方面：一是办公室人员的公文保密意识不强。在大多数情况下，办公室公文管理与保密问题的出现主要是由于办公室文档管理人员缺少文档管理的保密意识，导致对办公室文档管理和保密工作的重要性缺乏正确的认知，从而也就认识不到办公文档丢失或者泄密给办公室带来的损失和危害，所以，缺乏公文保密意识是非常不利于公文保密工作有效开展的。除此之外，办公室也存在许多的人情问题，在人情的影响下，许多办公资料的查阅、记录等工作未按照正常的工作流程开展，加上在上级领导的要求下，文档管理人员不登记就向上级领导提供公文信息，这就导致了公文的安全性威胁进一步增加。二是公文管理的制度不健全。公文管理的各个环节之间是相互关联的，公文管理工作是一项具有系统性和整体性的工作，为了确保公文管理工作的规范性和标准性，就需要建立有效的规章制度规范以指导公文管理工作的正常开展，从而保障公文的安全与完整。目前很多办公室存在制度缺位的问题，而现代化的公文管理工作对于管理与保密制度的依赖性比较强，同时加上对现有制度的贯彻落实不到位，许多办公室依旧沿用陈旧刻板的传统文件管理制度，无法满足办公自动化建设的需要，这就导致了公文管理与保存的有效性下降，公文安全漏洞百出，实际的办公效率低下，影响正常的办公室工作开展，不利于企业的发展。

3提高办公室文档管理中的公文管理与保密工作的方法

3.1强化制度建设

要想建立起统一且有效的公文保密工作制度，就必须要抓住公文信息管理的重点与核心内容，即公文的归档和公文的查阅。首先，就公文的归档而言，由于公文信息的收集和整理是为了日后企业的运行与发展，因此企业对这一阶段加以统筹化的约束，能够有效提升信息整合的质量，同时也能够避免信息的遗漏和缺失。在实际归档的过程中，相关主体要严格按照信息的种类，信息收集的来源，信息归档的时间，信息所指向的公文等级以及信息的数量等等要素加以科学划分，并按照严格的程序进行保存。同时就类型相似且关联性较强的信息保存而言，应当将它们保存在同一文档柜中，这样就能够根据事件发生的具体情况随时进行调取，避免过度的时间浪费，同时也能够减轻人力负担。其次，就公文的查阅和调取而言，其重点在于公文查阅范围的限制以及资格的设定。企业应当建立好公文的查阅制度，要以公文的存档为基础，对公文的查阅进行跟踪和记录，特别是就查阅主体而言，要对其进行信息登记，包括查阅类型，查阅时间，查阅数量等等。同时也应当贯彻落实公文检查的安全制度一旦公文的查阅遭到了泄露，就应当根据登记的信息对相应的责任人进行惩罚和问责，以此来加强对工作人员的约束和限制，提高其保密意识和精神。与此同时，企业也应当加强对公文查阅制度的监督应当确保这一制度能够有效落实，保证内部的工作人员都能够严格按照制度中的要求来执行任务，避免出现登记缺失和登记错误的现象。

3.2加强培训力度，构建专业公文管理工作队伍

公文管理与保密工作在素质与能力方面都对于工作人员提出了很高的要求，对此，办公室需要通过做好以下两方面工作，有效完成公文管理与保密专业工作队伍构建：一方面，办公室应重视面向现有工作人员展开公文管理与保密主题培训工作，邀请公文管理与保密工作领域的专家和具有丰富经验的公文管理与保密工作者为办公室工作人员展开全方位的培训，以此增进他们对于公文管理与保密工作的理解与认知，帮助他们掌握公文管理与保密工作的科学开展方法，从而有效增强他们的综合素质与实践能力;另一方面，办公室应改变从其他工作岗位调任人员参与公文管理与保密工作的做法，重视对人才招聘流程进行优化，从办公室工作岗位及公文管理与保密工作实践需求出发展开人才招聘工作，力求引入兼具相关专业背景和较强实践与学习能力的复合型人才，以此为办公室工作队伍注入全新活力，有效推动公文管理与保密工作水平的提升。

3.3提高办公室工作人员保密意识

通常来说，办公室保密工作出现问题很大程度是因为工作人员的个人疏忽造成的，换句话说，办公室保密水平和办公室保密工作者工作能力密切相关。对此想要提高办公室保密工作水平，第一要不断提高办公室保密工作的宣传力度，将办公室保密工作和依法治国等要求结合起来，把保密意识植根在办公人员脑海当中，强化办公室保密意识，以此为基础深入开展办公室保密工作只是竞赛，以此营造保密学习风气，实现办公室保密工作的全员参与。

结语

在办公室中，对于公文管理的公文管理与保密工作，首先应当建立健全相关制度，从制度的层面对工作方式与管理方法加以规范与约束，继而从思想层面提高文档管理人员及办公室工作人员的公文保密意识。从技术角度来说，在办公自动化的环境下，办公室也需要做好电子文档的保密管理工作，提高文档管理人员的技术应用水平。

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