郭柯瑜 宋巍 梁莉 北京交通大学

一、信息化在出纳岗位应用的必要性

在大数据时代的背景下，2019年1月1日实施的新政府会计制度对高校财务提出了更高的要求。无论从会计循环整体还是局部分析，均可清楚地看到，出纳岗位是终点也是起点，每一个环节均与资金有着密不可分的联系。鉴于出纳岗位信息化方面面临电子回单信息化有效率低；数据信息化下，人工强度和深度明显不足；出纳岗位内控存在薄弱环节；系统网络安全等问题，这给财务管理工作带来了空前的压力和挑战。

从市面现有文献了解到，高校财务管理的信息化，大部分都侧重于网上报销系统、收费系统、预决算管理模块等的研究，对高校财务信息化在资金岗位的研究较少，对出纳岗位信息系统的风险防范和把控较为薄弱，大多是围绕整个财务信息系统的。此外，我国正步入信息化时代，互联网、移动支付推动了社会的发展，财务信息的获取更加智能、移动化，如何使现代信息技术与传统出纳岗位工作更好的结合，来提升工作效率，是本文研究的关键。

二、信息化下高校出纳岗位存在的问题

（一）电子回单信息化有效率低

本人单位自2019年12月上线电子回单以来，取代了传统出纳岗位每天需要去银行取纸质回单，专人分拣、整理、月末装订成册这一环节。但电子回单作为新生事物，同样存在许多新的问题。例如：1.回单通常比业务发生滞后2-3天显示，有时业务量大，甚至滞后7天左右。造成不能及时了解当天发生的全部收、付情况，影响很多经济事项。比如，无现金系统里的回单缺少银行印章，它只是网上银行转账业务成功或失败的记载，不能作为付款、投标等的依据，无法律效力。这样不仅影响需要及时获得付款凭据的经办人办理相关经济业务，也影响带银行印章的电子回单及时放入原始会计凭证。2.电子回单因附言和摘要截取的字符限制，造成不同科室同一笔钱重复入账，虚增收入，入错账的情况，给日常工作带来困扰。3.由于酬金发放模式的变更，之前是由专员每月批量导出，再拷盘给银行批量发放，现变为逐笔凭证批量发放，造成对私支付失败率大大增加。拷盘模式下，对于支付失败的酬金，只用将正确的银行卡信息等重新拷盘给银行即可，不用再次填制付款凭证。但在逐笔支付模式下，对私出纳需逐笔查找报销人的凭证号、手机号，并通知报销人提供正确的户名、卡号、开户银行信息，再分别做二次支付，加重了出纳人员和会计制单人员的负担，随着酬金支付业务量的增大，出纳对账难度也随之增加。

（二）数据信息化下，人工强度和深度明显不足

随着高校办学活动的日益多样性，高校财务数据信息也迎来了“大爆发”时期，使出纳岗位财务工作难度增大。高校出纳通常由1-2名人员担任，当人工面对庞大的财务数据时，即使全天候24小时不停的工作，也就能处理几百上千条信息，这还和财务数据信息处理难度有密切关系，难度越大，处理越慢。如果一味依赖人工，只会导致数据处理信息越积越多，会计信息的及时性很难得到保障。在深度方面，各信息数据不全是现在发生的，与之前发生的历史事件可能存在错综复杂的关系，有一定关联度。人工受限于自身思维能力，不能对某笔金额及时进行整体分析，导致人工工作深度不足。例如：收到某宾馆的汇款，通常出纳人员以为是单纯的收入，但也有可能是之前某老师的借款，现因特殊原因，没有入住，宾馆退的款。本应联系经办人做借款的冲销，但因出纳人员不能及时识别，误入暂收，影响老师报账效率。因信息量的增大，人工在工作中失误率会增高，对工作质量造成影响，所以必须得到创新。

（三）出纳岗位内控存在薄弱环节

随着无现金系统的全面实施，高校使用现金的情况大幅减少，很多人因此放松了对出纳的风险防范意识，内控环节较为薄弱。其工作的检查手段较为单一，多是库存现金的盘点；且每次时间间隔久，未形成及时有效的监督。出纳人员自身防范风险意识不强，无现金系统登录密码，随着工作的调整，不及时修改，往往还沿用着第一任出纳使用的密码。各种有价票据、支票、印鉴章随意放在抽屉，甚至抽屉还不上锁。

（四）系统网络安全问题

现在所有付款业务都是通过银行转账处理，基本已做到了支付零现金，那么在信息化背景下，对以互联网方式的银行结算提出了更高的要求。但在实际资金支付过程中，会出现“网页链接超时”“通讯超时”等页面卡顿现象，需重新登录无现金系统才能继续支付。在工作量大的情况下，不仅影响支付操作速度，还因支付状态未知存在重复支付的风险。此外，网络病毒、黑客攻击技术的不断变异升级，无现金系统和电子回单系统存在网络安全性风险。

三、信息化下高校出纳岗位应采取措施

（一）优化银行，软件开发商提供针对性方案

高校和银行、软件开放商应积极沟通，相互配合，共同商议电子回单系统深入利用的方案，签订长期战略合作。1.银行方面，高校财务系统与银行外接平台有效端口尽可能连入，银行端返回的交易数据信息要及时、准确，缩短回单数据传输时间，对原有数据通道扩容来保证大量数据的传送，尽量实现不论业务量多少，都能“T+1”天及时收到财务各类收付数据。软件开发商要针对各高校的不同需求，同时充分考虑高校合作银行的特点，研制出更高效、简捷、方便的系统，来适应高校出纳岗位财务的需求2.高校方面，应在寒暑假业务量少的时候开展新功能的试运行和测试，使截取的回单显示内容更加全面。3.软件开发商方面，应与合作银行联合推进电子回单相关模块的改进和升级，让银行退款回单自动增加户名、电话、凭单号等信息，或使系统自动短信通知经办人、让支付失败资金能通过批量发放的方式再次支付，通过系统自动支付对账，来提升出纳工作效率。

（二）构建数据信息处理模型，改革人工工作模式

由上述现象可知，人工工作模式可谓是造成一系列问题的根本因素，因而必须构建数据信息处理模型，改革只靠人工的模式。值得关注的是，虽然人工模式存在很多弊病和漏洞，但不代表该模式就能被完全取代，多年的沿用，说明其有存在的合理性，不能全盘否定，人工模式和信息数据模型相互配合才能发挥最大效用。首先，数据信息处理模型需直接对接所有的财务数据，其次，在短时间内对各项数据信息进行特征分析的处理，理清各数据信息之间的勾稽关系，分别进行整理和归纳，例如：属纯收入需要入账类、属支付失败类、属住院退费类、属借款需冲销类等。通过数据模型的使用，使得财务信息数据处理的难度大大下降。在此模式下，人工工作就与大数据技术之间形成了良好的衔接关系，能够及时有效的处理财务信息，提升工作效率。最后，要保证所有处理后的信息都来源于一个专门的数据库，从而实现现实信息和历史信息关联的对应性，数据信息模型遵循“信息匹配度”原则，把相关联的信息提取出来，生成一个可供参考的数据报告，使得人工可以直接对现实事物进行处理，消除了原有工作中的重复环节。但要注意的是，若数据分析模型存在偏差，人工的识别工作必然受到影响。所以，在数据信息处理模型构建前，需构建良好的分析逻辑，来对工作的准确性提供保障。良好的分析逻辑需要前期做大量的尝试性工作，当用历史数据信息，代入设定的逻辑后，数据处理不能准确反映信息，逻辑性表现不佳，那就针对其中存在的缺陷进行修正和完善。大量重复性的尝试可获得良好的逻辑关系。

（三）完善出纳岗位内控管理制度

财务部门是风险最容易隐藏的部门，财务风险存在于财务活动的每个环节。高校要加强出纳岗位内控管理制度的建设，按照管理制度进行不相容岗位分离原则，出纳不得兼任审核、复核、会计凭证保管工作。各司其职，相互牵制。对支票、银行预留印鉴、票证进行实地定期盘点，对各科目日记账安排检查人员进行定期核查，建立完备的备查账制度。同时通过技术控制给每个用户设置不同的权限和密码。例如：出纳人员不能核算做账，不能更改支付信息内容，不能删除网银发送记录，对大额付款设置多道审批权限。此外，要提醒用户定期更改密码，为密码设置保密问题以便在账户出现问题后第一时间追回。还要加强出纳人员职业道德培训，通过相关违法行为案例的学习，警示其违法行为的严重后果，提高出纳人员风险防控意识。出纳工作人员要提升责任心，妥善保管好各种密码、U盾、支票，降低工作风险，提升综合业务能力。

（四）采用新技术，加强网络安全管理

网上银行结算的核心是安全。网络安全员要定期进行财务数据备份，做好计算机硬件、软件的日常管理，升级杀毒软件和防火墙，预防木马、蠕虫病毒等侵入网络，来保证财务数据不会泄露和丢失。系统操作员需按要求下载相关安全控件，保证办公内网和其他公共信息网络严格分离，严禁在内网与外网之间交叉使用移动储存介质。同时，要实时保证系统的正常运行，避免支付时“掉线”和“卡顿”现象。高校可以采取ERP、BPR、CIMS等几种高校财务管理模式进行探索，追逐信息化时代发展的脚步。

四、结束语

综上所述，本文对信息化在高校出纳岗位工作应用进行了探讨和研究，阐述了在信息化背景下，高校出纳岗位目前面临的现状，以及对应的改进措施。因出纳岗位工作对高校基层财务管理具有基础性、支撑性和衔接性作用。在信息化、大数据的背景下，通过积极探索更具有效率性、创新性的出纳工作模式，不断完善出纳岗位工作建设，提升出纳人员素质，从而在信息化的大背景下，使得出纳岗位工作得到更好的发展。