梁月娥

摘要：新形势下加强企业档案管理工作，积极开展企业档案管理系统的优化和完善，强化现代化先进信息技术手段的应用，增加企业档案管理要素的投入，对促进企业档案管理工作水平的提升，推动企业档案管理工作的有序发展具有非常积极的意义，为企业的进一步发展奠定坚实的基础。基于此，本文主要对新形势下如何做好企业档案管理工作进行了分析和探讨。

关键词：新形势;企业;档案管理

引言

企业工程档案是项目建设过程中各个环节实施的真实写照，能够为工程施工、项目维护等提供科学的档案依据。

1新形势下加强企业档案管理的必要性

首先，有利于促进企业管理工作朝着科学方向发展。在新形势下，外部环境所彰显出的信息化特征越来越突出，若继续沿用传统模式开展企业档案管理工作，便会受到比较强烈的冲击。当前先进的互联网技术不断推动企业管理走向信息化，电子档案得到了广泛的应用。因此，建立相应的信息化档案管理平台能够有效避免传统纸质档案管理模式过程中发生的各种问题，方便相关工作人员对档案开展相应的工作，摆脱了时间以及空间对档案管理工作所造成的限制，从整體上提升了企业档案管理工作效率。另外，开展具有科学性以及规范性的档案管理工作还能够有效减少相关工作人员的工作量，使档案管理工作的实际价值得到有效发挥。其次，有利于促进企业经营管理水平的整体提升。档案作为企业行政管理工作当中非常重要的一项组成部分，其记载了企业每项经营活动的详细内容，具有较强的真实性，能够在企业相关规章制度建立的过程中提供相应的参考依据，也是企业的无形资产，更能彰显出企业文化的价值。因此，建立具有科学性以及规范性的档案管理体系对促进企业文化建设具有非常重要的作用，对提高企业日常经营过程中防范风险的能力，确保企业的经济权益提供有效保障，并为企业管理工作的开展提供重要的参考。

2新形势下企业档案管理质量现存问题

2.1管理意识较为薄弱

当前大部分企业在应对档案管理工作时意识不足，尚未认识到档案管理在现代化企业发展中的重要地位，对档案管理的工作要求较低，导致其在查找档案资料时需要花费大量时间。同时，并未意识到档案管理工作需要跟随企业现代化发展的步伐，导致档案管理工作与企业发展严重脱节。

2.2数字化管理与纸质版人事档案管理并行存在风险

数据管理背景下，档案管理工作正在由传统的封闭的纸质版留存模式向现代信息化管理模式转变，人事档案的资源利用效率得到提升的同时，档案信息资源安全风险也随之加大。与纸质版档案相比，数字化档案更容易因为硬件设备毁坏或误操作造成档案图像消损，尤其是联网状态下的计算机一旦遭到外部攻击，篡改、被盗和泄密的可能性极大。与数字化档案相比，纸质版人事档案保存难度更大，需要配备的档案室、档案柜等基础资源更多，长期留存过程中档案原始纪录受损的可能性更大。

2.3人员不够专业

无论在何种背景之下，企业的现代化档案管理工作都离不开专业人才的支持，但是部分档案管理人员并不具备现代化的档案管理技能，导致其工作无法满足现代化企业管理需求。并且，如今还存在部分工作人员怠惰不前的现象，其对于新兴技术采取漠视态度，个人思想觉悟尚未跟上时代的发展步伐，难以利用先进的技术配合现代化档案管理工作，导致其工作效率极低。

3新形势下提升企业档案管理工作质量和水平的策略

3.1加强档案管理意识

要想加强档案的高效利用，使档案管理工作在大数据的环境中取得进步与发展，满足现代企业需求，必须要提高相关工作人员的管理意识。对企业的档案进行严格管理是企业和谐发展的坚实后盾，虽然目前有部分企业的管理意识较为薄弱，但是只要学习现代化的档案管理知识，借助信息化手段，就能够帮助企业从严管理档案工作。此项工作需要提高企业领导人的正确管理意识，做到从严管理，提高现代化档案管理工作在企业中的地位与存在感，保障档案管理在工作的各个环节都能够拥有高效的执行力，确保每一项制度都能够彻底落实。

3.2数字化与纸质版档案管理齐头并进

电子档案管理的新型模式不断发展，归档的载体变得更为多样，同一份人事档案在企业中会存在纸质版和电子版两种形式，其中任意一种形式损坏或缺失，都可以找到与之相对应的文件备份作为参考依据，因此在电子化档案管理模式下，仍需要加强对纸质版档案的归档。与此同时，要严把档案查阅关口，查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，查阅档案时，档案管理员要如实记入档案查阅台帐。多举措并行，推进档案信息资源安全建设，尽可能规避可预见的风险，确保档案信息资源安全。

3.3提升档案管理团队的整体素质

当前，众多企业中缺少专业的档案管理工作人员，人员配置的失衡也是影响档案管理的重要因素。档案管理人员的专业能力、素质、经验、技能都在一定程度上影响档案管理的效率。企业要根据自身的实际情况选择档案管理人员，要考察上岗人员的工作能力，也要考察上岗人员对档案管理工作的态度，是否认真对待此项工作，是否具有专业的知识支撑。另外，针对不同的工作人员，要采取不同的培训内容，根据工作人员的实际情况，制定不同的培训内容，提高档案管理人员的质量。

结束语

企业档案管理与其他管理工作一样越来越受到现代管理技术手段的深刻影响，因而在创新改革过程中借鉴和使用先进技术的程度与频率亦与日俱增。然而企业创新档案管理工作不能仅仅满足于就事论事、应用多种技术手段完成管理任务，而是需要基于创新改革充分发挥出企业档案作为珍稀信息资源的潜在价值。这才是新时期企业档案管理工作创新改革的最终目标。

参考文献

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