许振鹏，刘敏娟，陈常俊，范 磊，张亮娥

(1．山西省地震局，山西 太原 030021；2．山西省地震局太原地震监测中心站，山西 太原 030025；3.太原大陆裂谷动力学国家野外科学观测研究站，山西 太原 030025)

0 引言

太原基准地震台始建于1953年，属于国家 Ⅰ 类地震基准台(现更名为太原地震监测中心站)，有四大学科观测设备39台(套)，每年产出数据3.3亿组，同时承担全省流动地磁总场观测。台站经历“九五”“十五”、模拟、数字地震监测不同阶段，各个时期，仪器设备、观测环境、人员变动等产出了许多档案资料。现有档案室共5个，收集自建台以来66年的档案文件约3万件，内容包含原始观测数据记录、异常核实资料、仪器改造、台站改造、人员调动等。

台站曾有一套较老旧的档案管理系统，运行中存在一些问题。如，电脑的更新换代，系统兼容性无法正常运行；界面、字体比较固化，使用不方便；不能批量导入数据；传统的档案管理采用实物对应密集架保管的方式，档案资料的查阅和搬运极易导致资料的破损，甚至造成不可弥补的损失[1-2]。

随着科技的发展，现在文件大多都以电子形式存在，部分档案可以电子版、纸质版并存，使用时优先电子档案，减少对纸质版档案的损坏，同时也减少了相关人员的工作量。基于此，设计开发一款适用于地震监测台站档案管理的系统，实现档案的电子化管理。

1 系统需求分析

1.1 功能性需求分析

功能需求分析如下：第一，地震监测数据出现异常或者地震应急，台站需要查阅大量相关资料，实现软件可满足业务查询需求；第二，台站档案的变动情况需定期上报省地震局，信息传送要便捷、一致；第三，系统需不同的用户不同权限来管理维护。权限包括对归档单位、档案类别及编号的管理；初始总登记号码的设置；对档案案卷及文件的管理(如案卷的增删改查、批量导入，案卷文件的增删改查、借阅、移交、销毁、批量导入、批量导出等)；用户需分类，如台站业务人员、档案管理员、软件维护人员；软件平台需有良好的人机界面，便于使用，支持多种方式的信息检索；可以上传及下载电子版的归档文件。

1.2 非功能性需求分析

系统界面要求简洁美观、便于浏览信息；功能菜单分布清晰、明确，方便检索，便于用户快速查找；兼容性强，在普通计算机上也可以正常运行。

2 系统设计

2.1 功能模块设计

结合日常档案管理工作的内容，档案管理软件的具体功能包括：用户管理、档案类别管理、归档单位管理、案卷管理、案卷文件管理、文件借阅管理、文件移交管理、文件销毁管理八个模块。

2.2 数据库设计

主要数据表设计：用户管理表、归档单位管理表、归档单位log表、档案类别表、档案类别log表、案卷管理表、案卷管理log表、案卷文件管理表、案卷文件管理log表、借阅记录表、档案销毁表、档案移交表。

3 系统实现

3.1 开发平台

为实现方便、快捷、美观的优越性，前端使用当前比较成熟和流行的vue框架作为页面开发的方案，使用element-UI的UI布局展示。Vue用于构建交互式的Web界面库，是一个构建数据驱动的Web界面渐进式框架，该框架遵循CMD规范，并且提供的设计模式为MVVM模式(Model->View->View-Model)和一个可组合的组合型组件系统，具有简单的、灵活的API(接口)。该框架继承React的虚拟DOM技术和Angular的双向数据绑定技术，是一款较新的功能性框架。

后端使用与vue配合使用的node作为后端逻辑处理的技术。在档案信息化管理系统中，主要由数据库服务器对全部的档案信息进行存储和保存[2]。使用MongoDb作为数据存储，MongoDB是专为可扩展性、高性能和高可用性而设计的数据库，可以从单服务器部署扩展到大型、复杂的多数据中心架构。利用内存计算的优势，MongoDB能够提供高性能的数据读写操作。 MongoDB的本地复制和自动故障转移功能，使应用程序具有企业级的可靠性和操作灵活性。

3.2 代码实现

由于整个系统代码较多，选取部分关键代码进行描述。

(1) 通过列表获取录入归档文件的信息，存储以进行增删改查的操作。

const list = async data => {

let { pageSize = config.pageSize, page = config.page } = data

const query = formatQuery(data)

const archiveFileList = await ArchiveFile.find(query)

const count = archiveFileList.length

if (count === 0) {

page = 1

} else if (count <= (page - 1) * pageSize) {

page = page - 1

}

const resultList = archiveFileList.length

? await ArchiveFile.find(query)

.sort({ _id: -1 })

.limit(pageSize)

.skip((page - 1) * pageSize)

.populate('archive')

: []

result.errCode = 0

result.msg = 'success'

result.data = {

page: page,

pageSize: pageSize,

total: count,

list: resultList

}

return result

}

(2) 上传电子版的档案文件并存储待用。

const uploadFile = async (data, ctx) => {

const file = ctx.request.files.file

const name = file.name

var filePath = file.path

const typeList = file.name.split('.')

let type = typeList[typeList.length - 1]

let url = Date.now() + '.' + type

let newPath = path.join(__dirname, '../../files/', url)

// fs.renameSync(filePath, newPath)

let readStream = fs.createReadStream(filePath)

let writeStream = fs.createWriteStream(newPath)

readStream.pipe(writeStream)

readStream.on('end', () => {

fs.unlinkSync(filePath)

})

return {

url,

name

}

(3) 归档文件信息的批量导入。

const excelTitle = ['文件号', '文件名', '归属档案', '备注']

const uploadExcel = async (data, ctx) => {

const file = ctx.request.files.file

const workbook = await xlsx.parse(file.path)

if (!workbook.length) {

result.errCode = 7

result.msg = '上传格式错误'

result.data = null

return result

}

let uploadList = []

const sheetNames = workbook[0].data

let titles = sheetNames[0]

if (JSON.stringify(titles) !== JSON.stringify(excelTitle)) {

result.errCode = 7

result.msg = '上传格式错误'

result.data = null

return result

}

let uploadData = sheetNames.slice(1)

for (const sheetName of uploadData) {

let item = {

registerCode: sheetName[0],

archiveFileName: sheetName[1],

archiveName: sheetName[2],

remark: sheetName[3]

}

let msg = await batchAdd.archiveFile(item)

if (msg !== true) {

item.result = msg

uploadList.push(item)

}

}

result.errCode = 0

result.msg = 'success'

result.data = uploadList

return result

}

3.3 系统运行

进入系统的首页，左边为导航栏，选择不同的模块操作；右边为系统的总运行情况，分基本信息、借阅信息、其他信息、最近添加案卷、最近添加文件五部分(见图1)。

图1 系统首页Fig.1 Home page of management system

案卷文件管理模块页面可以通过登记号码、档案序号、案卷名、文件名、是否借阅、是否销毁、是否移交进行查询，支持模糊查询(见图2)；点击“添加”，可以单个添加案卷文件到系统，也可以点击“批量导入”，将案卷文件信息导入到系统；在操作过程中，可以对添加的案卷文件进行编辑、借阅、销毁、移交和删除(已借阅、销毁、移交的文件不能操作)；在“文件下载”栏，可以下载案卷文件的电子版，解决查找所有文件都必须到档案室找纸质版的问题，也有利于保护纸质档案。

图2 案卷文件管理界面Fig.2 File management interface

4 结论

档案管理系统可以为档案文件的管理建立统一的标准，对不同业务系统的文件数据进行规范化的有效管理[3]。利用现代新技术开发设计档案管理系统，可实现档案管理的数字化，减轻工作量，提高工作效率，减少纸质档案的查阅，保护原始档案及提高档案的使用率。