李涛 王雅舒

摘要：随着数字技术的广泛应用以及数字经济的不断发展，企业要发展壮大，需要改进商业模式及生产方式，就需要通过数字技术对产品及服务进行升级，由此可见，企业档案数字化转型迫在眉捷，实现企业档案工作数字化转型也是时代发展的必然趋势。基于此，本文将对在数字化时代如何做好企业档案管理工作进行分析。

关键词：数字化时代;企业档案管理工作;有效对策

1 企业档案工作创新管理的特征

数字化技术背景下，企业档案工作管理创新的特征体现在创新环境、创新条件、创新方式3个方面。从创新环境来看，数字化技术将技术创新与产业变革相融合，颠覆传统档案管理工作模式，实现整个档案信息资源管理链的重构，如对多种数字技术的集合、综合，实现档案协同管理。从创新条件来看，数字化技术是现代信息手段，如大數据、区块链等新兴技术，为企业档案管理提供了优越的技术应用场景。档案管理人员要具备相应的数字技术管理能力，提升档案管理工作效率。从创新方式来看，数字技术推动创新路径多元化发展，依托信息技术手段，企业在档案管理方式上更加强调多路径协同推进、多要素共同支撑，实现企业档案工作管理纵深发展，而各类数字化技术成为档案管理模式创新的源动力。

2 企业档案管理工作数字化优势

首先，有利于促进企业管理工作朝着科学方向发展。在新形势下，外部环境所彰显出的信息化特征越来越突出，若继续沿用传统模式开展企业档案管理工作，便会受到比较强烈的冲击。当前先进的互联网技术不断推动企业管理走向信息化，电子档案得到了广泛的应用。因此，建立相应的信息化档案管理平台能够有效避免传统纸质档案管理模式过程中发生的各种问题，方便相关工作人员对档案开展相应的工作，摆脱了时间以及空间对档案管理工作所造成的限制，从整体上提升了企业档案管理工作效率。另外，开展具有科学性以及规范性的档案管理工作还能够有效减少相关工作人员的工作量，使档案管理工作的实际价值得到有效发挥。

其次，有利于推动企业的全面可持续发展。企业档案是企业日常经营管理活动开展过程中的重要载体之一，传统的企业档案管理模式已不能充分满足新形势下企业管理工作开展的要求。因此，随着互联网技术发展速度的不断加快以及知识经济时代的到来，企业档案管理工作也需要不断朝着将价值作为主要导向的知识管理模式转变。就当前总体情况来看，虽然很多企业已经完成了档案管理信息化平台的建设，但是实际上其信息化管理还远远没有跟上，仍停留在信息化管理的初级阶段。对此，企业应加大力度开展企业档案管理的信息化建设，优化和完善企业档案信息管理工作流程，促进企业整体信息化管理水平的提高，从而进一步提高企业在市场中的竞争力，这对于新形势下企业实现可持续发展有着非常积极的意义。

最后，有利于促进企业经营管理水平的整体提升。档案作为企业行政管理工作当中非常重要的一项组成部分，其记载了企业每项经营活动的详细内容，具有较强的真实性，能够在企业相关规章制度建立的过程中提供相应的参考依据，也是企业的无形资产，更能彰显出企业文化的价值。

3 数字化时代做好企业档案管理工作的有效对策

3.1 完善软硬件，提高档案现代化水平

使用安全可控的软件和硬件、存储备份设备、安全设备、应用软件和系统软件。库房按照国家建设标准配备烟雾传感器、视频监控系统、门禁系统以及红外线监控系统、除湿与加湿一体机、中央空调等消防、安防、温湿度控制以及智能密集架等设备设施，机房依据相关标准规范建设，确保供电、消防、安防、监控等设施设备完善，以规范配置信息化基础设施为保障，采取专业技术团队负责设备运行与维护模式，加强档案安全保密体系建设，为档案物理寿命的延长与档案的保存质量提供物质保障，安全高效运行档案系统数据库，实现网络环境下档案的实体与信息安全。

3.2 建立健全档案数据库

大数据库作为档案信息存储的重要载体，也是档案标准化建设的重要基础。如果没有档案数据库就无法实现对数字档案信息的全面收集和整理，档案标准化建设就会迷失方向，缺少对象。因此，新时期在档案标准化建设过程中应将档案数据库建设作为重要方面，切实保障档案数据收集的全面性、系统性和完整性。一是要重视标准化档案数据库建设。要结合档案数据库建设的实际需要，完善档案数据库的相关准入标准、运行标准、流程标准、开发标准、共享标准等等，切实保障大数据库中的档案数据的格式统一性，为后续档案信息资源开发利用创造有利条件。二是结合大数据库建设实际需要完善数据库前后台操作系统。要通过检索技术引入、优化系统功能，在保障数据输入准确性和完整性的基础之上，进一步提升大数据库档案运行效率。三是要主动地引进现代信息技术，为档案数据库标准化建设提供完善的技术保障。一方面，要充分认识到大数据、云计算、人工智能技术对当前档案管理工作产生的深刻影响，将现代信息技术与档案标准化建设和大数据库建设有机结合，为大数据库建设提供更为先进的技术保障，进一步提升大数据库建设质量。另一方面，要主动地树立数据安全意识，要求档案管理人员在档案管理过程中要严守保密原则，切实保障大数据库档案信息安全，为后续标准化建设和相关工作开展奠定基础。

3.3 实施档案增量电子化

数字化档案资源是数字档案馆建设的核心。如果没有数字档案资源，再好的档案管理系统也是“无源之水，无本之木”。随着科技发展和办公自动化的日益普及，绝大多数档案形成单位的文件都有电子文件，新形成的档案都有电子档案。因此，多数新增档案已经是数字档案，实施档案增量电子化势在必行。随着档案制度的日益完善，电子文件管理的标准、规范日渐完备，企业数字档案资源建设的首要任务是依据相关标准把新形成的电子文件及时归档保存，从源头抓起。一是避免新形成的电子文件散失无存;二是避免新增档案再次数字化，杜绝馆藏传统载体档案数字化工作的永无止境以及造成人、财、物的重复浪费。因此，在企业数字化建设伊始，需要将服务器和管理软件的更换迭代造成的传输与转换格式不匹配等影响因素考虑进去，特别是将档案编码和档案归类方面有较为规范的体系作为设计支撑，减少因为硬件设备的差异化带来的繁琐，打破信息传递和转换的壁垒，企业在推广应用档案管理系统之初，应设定各类别档案既定归档流程，电子文件审核标准与要点，从系统源头保证电子文件的全面收集，实现档案增量电子化，为建设数字档案室提供实时的数字档案信息资源。

3.4 搭建档案信息管理服务平台

档案数字化体系建设对于档案工作、档案信息安全性的不断提升都具有重要的推动作用，同时希望能够真正实现档案资源共享这一发展目标。在这一技术优势的充分引导下，档案服务部门仍然需要积极探索应用现代网络档案信息服务技术，构建针对全国档案信息服务管理的档案服务信息中心，在这一信息平台中设置业务交流沟通的版块，可以和其他社会组织中的各类档案服务机构进行相互联系，形成对参与档案数字化项目建设的统一知识认知，以此方式来帮助制定统一的档案数字化信息建设管理标准，为推进档案信息安全管理工作开展提供重要参考。除此之外，在搭建档案服务信息中心的建设过程中，需要充分赋予其丰富、多样的服务功能，结合档案数字化服务建设实际应用情况，设置出了档案信息检索、反馈信息交流、档案信息分类等多个主要功能模块，以此能够实现当前我国档案查询工作的安全可靠和持续发展，保证档案用户随时能够通过这一服务平台及时获得所需要的档案信息查询资源，及时解决我国传统档案信息查询服务中可能存在的一些问题，将传统档案信息检索处理流程及时简化，提高档案信息资源搜索处理效率，在短短的时间内使用户获取大量的档案信息。

3.5 创新档案管理机制

档案管理工作是实现企业可持续发展的重要环节，由于其涉及范围较广，很容易受到内外因素影响，企业要提高对档案管理的重视程度，从全方面进行管理，创新档案管理工作方式，让档案管理工作人员具有良好的工作素养。在传统档案管理工作当中缺乏竞争机制，导致工作人员在工作当中缺乏责任感与安全意识，很容易泄漏企业机密。由于缺乏有效的考核制度，让档案管理工作效率受到限制，想要及时解决这些方面的问题，企业可构建高效率的档案管理制度，采用竞争模式，对档案管理工作人员进行考核，以公平、公正作为原则，有奖有罚，这样能激发档案管理工作人员的工作积极性，同样档案管理工作人员会在工作当中自我激励，提高档案管理效率。在信息化时代背景下，信息化技术被逐渐普及到企业档案管理当中，一方面能提高档案管理的工作效率，让档案管理操作逐渐向信息化方向发展。另一方面，通过利用信息化管理技术，给企业领导以及档案部门提供丰富的档案管理信息，为档案资料的查询提供便利，提高档案使用率，让体验信息化档案管理的重要性，从而到达积极培养档案管理工作，保证档案管理工作高质量。

3.6 以知识技术赋能，发挥人力最大管理效能

档案管理的实施者为人，只有做好人员管理，才能为技术创新、观念创新、流程创新奠定基础。当前，企业档案管理部门的人力管理多沿用传统管控方式，按照传统条框、规范、制度进行管理，人力效能发挥不充分。在数字化时代，企业要通过为员工赋能，推进企业档案管理数字化转型。

一是知识赋能，通过员工培训活动，激发员工工作活力。重视“人才驱动、培训赋能”，提高档案管理部门人力综合素质，使其更好地适应创新管理需要。企业档案管理工作创新要激活员工的自主性、自觉性、能动性，借助于管理培训，端正员工思想意识，提高员工工作积极性，为转变企业档案管理模式提供人力支撑。档案管理培训要改变过去单一模式，要整合管理观念、技术、模式、资源，树立前瞻意识，搭建知识共享学习平台，让员工从培训活动中获得新知识、新技能、新本领，切实树立工作创新意识，助力企业档案管理模式创新。

二是技术赋能，通过一系列专门技能培训，赋予员工胜任数字化时代工作的必备技能。所谓技术赋能，就是立足数字化时代，对员工在档案管理相关技术、技能、方法上进行培训，让档案管理人员能够掌握现代技术，适应数字化档案管理场景需要。数字化技术背景下，档案管理人员要主动学习信息化技术，掌握数字化档案管理方法，才能够胜任档案管理岗位工作。依托技术赋能，各企业档案管理者要迅速组织开展数字化档案管理专门培训活动，突出技能培训的针对性。

3.7 开发数字档案产品

积极运用新技术，创新档案的开发利用模式，实现组织史、年鉴、大事记等一般性和专项性编研成果的在线管理和数字化。例如，档案管理系统的组织历史编纂模块，不仅可以实现整个集团的组织历史的数据共享、协同编纂、一键存档、在线利用等功能，同时也实现了档案资源与编辑利用的互动，从而达到“从档案到档案”的效果，极大提高了编辑效率和传播效果。企业在线完成了年鉴的撰写、编辑、传输、排版、修改、审阅等工作，以电子年鉴取代纸质年鉴，降低了开发成本。

4 结束语

随着我国市场经济不断发展，企业间的竞争越演越烈，档案管理作为提高企业竞争力的重要途径，对企业有着非常重要的作用。但由于一些企业对于档案管理工作的重视程度不足，仍然采用传统的档案管理方式，导致档案管理人员素质较低、档案管理效率不佳，给企业发展造成严重影响。因此，企业要创新档案管理机制与意识，明确档案管理数字化定位，让档案管理逐渐向制度化、正规化方向发展，从而提高企业经济效益。

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