任慧

摘  要：数字化技术近年来推动了许多行业的发展，档案管理作为企业经营中的重要部分，也应引入数字化技术来完善其工作需求。传统的档案管理模式已经无法满足当今企业以及单位的需求，因此建设档案数字化管理至关重要。本文主要描述了档案数字化建设的含义以及基本原则，并阐述了企业在当下实施档案管理数字化建设的益处。

关键词：档案数字化;企业;策略

传统的档案管理模式在保密性以及便捷性上都存在一定问题，档案管理模式应寻求新的突破。在大数据、云计算不断发展的今天，档案管理工作应顺应时代的发展，朝更加数字化、信息化的方向建设，帮助企业更好的发展。

1 档案数字化建设概述

1.1 档案数字化的基本定义

随着科技的发展，档案管理的方式也逐渐趋于信息化、数字化，计算机应用，多媒体发展以及大数据的运用不断地改善着档案管理的方式。这些科学技术的应用已成为当下档案数字化建设不可或缺的工具。在档案管理工作的发展中，越来越多的檔案资料转化成信息化、数字化的形式，通过科技进行保存、整理。这样数字化的档案管理模式不仅满足了档案信息的管理需求，同时也顺应了传统档案管理模式中的统一储存。除此之外，档案数字化还推动了档案共享的发展，减少了档案工作人员在日常工作中的压力，从多方面推动了档案工作的发展以及档案管理的完善。

1.2 档案管理的基本原则

档案数字化要求的不仅仅是档案管理工作中某部分的数字化建设，而是整个档案管理工作体系的建设。因此在档案数字化建设中，建设流程必须要与档案管理流程相同，要具备较高的技术水准，顺应档案管理工作的流程。在档案数字化建设中，首先要保证各项档案工作的连续性，要保证档案管理中的各个环节彼此之间衔接，禁止出现脱节的现象。其次档案管理要确保安全性，要做好档案信息的保护工作，尽可能提高保密性。档案数字化管理的建设与传统的纸质档案管理有所不同，相比较纸质形式的档案管理，数字化档案管理更容易发生信息泄露。一旦发生信息泄露的问题，不仅会给档案管理工作带来危险，还会威胁到个人或者整个企业的利益与财产安全。除此之外，还要确保档案原件的保管问题。档案管理信息化建设的同时也不能忽视原文件的功能性。原文件是数字化档案管理建设中的重要数据，是数字化档案管理的基础，在日后的数字化档案管理中如果出现问题，原文件则是最优的记录依据以及更改、调整的参考。因此要提升对原文件的保管意识，多数企业在档案管理数字化的建设中，会采用原件归档的模式来对原文件进行管理，这也是一种较为安全的档案管控形式。最后要确保档案管理数字化的顺利进行，档案管理的数字化建设虽然提升的档案管理工作的效率，利用扁平化的方式开启了新型的档案管理模式，但是并不是依靠几个人就可以完成档案管理的全部工作。因此要注意各环节以及各环节人员的整合以及磨合。就目前的形式来看，档案管理中人员在工作上的交接环节还有待完善。

2 档案数字化建设的重要性

2.1 加强科学管理，提升工作效率

档案数字化的建设不仅可以帮助企业完善档案管理工作，还可以是企业的档案管理工作更加的高效。档案管理的数字化建设使日后管理人员在工作中可以更加方便、快捷的找寻自己需要的资料，进而推动工作效率的提高。在传统的档案管理工作中，需要消耗大量的时间和人力来对档案进行管理，使得档案工作繁琐费事，在数字化档案管理模式的帮助下，工作人员可以通过计算机来将所需要存档的资料进行整理存放，还可以随时对档案进行调取等工作。并且大数据技术下，档案信息的整合也会变得更加容易，档案不再是一堆资料，还可以变为可以利用的资源。

2.2 强化档案保管工作

数字化的建设以及信息技术的引进让档案管理工作有了更多的机遇。在传统的档案管理工作中，档案的备份一直是较为复杂的工作，档案原件的存放以及备份的存放都很难满足存放标准。随着档案管理工作的不断完善，我国各企业以及事业单位也逐渐认识到了档案管理工作的重要性。引入数字化的技术来对档案管理工作做出改善，是势在必行的。以档案的备份工作为例，传统的档案管理模式想要实行档案备份，就需要对原文件进行查找、复印等工作，整个过程会花费一定时间，并且需要较多的流程，重复复印也会对原文件造成磨损，不利于原文件的保存，并且降低了安全性。而数字化档案管理工作中，只需通过计算机就可以对原文件进行备份，只需对原文件进行扫描，存放，就可以完善后续的工作。

3 档案数字化建设的策略

3.1 针对档案资源数字化实施科学筹划

想要完善档案资源数字化的建设，首先要明确档案数字化建设的意义以及优势，管理者要明确传统档案管理模式的弊端以及数字化档案管理模式给企业带来的益处。其次要做好数字化的档案管理构架，要有相关的专业人才针对企业的特征以及档案管理工作的特点进行科学的筹划。档案管理的数字化建设不仅需要专业的人才，还需要一定的财力与物力的之处，先进的设备以及科学的系统是保证档案管理数字化建设的重要前提。因此相关管理人员应对档案管理数字化建设给予高度支持，让档案管理数字化的建设有所保障。

3.2 采取统一档案数字化标准建设模式

在档案数字化的建设中，能够统一档案数字化的建设标准也是档案建设的一大目标之一。数字化的档案建设可以借助的档案管理模式，选择最优的档案管理模式并且统一管理方式。在档案管理的数字化建设中，我国曾颁布了相关的技术标准以及规范要求，企业及单位应以该规范准则为基础，根据单位自身的特点以及实际情况对其规范要求进行完善和提升，在不违反规范要求的前提下，找寻适合企业自身的建设模式，这样才能更好地利用数字化的档案管理来开展企业的相关工作。

3.3 推动档案数字化资源共享

要想在企业的发展中合理的使用档案资料，就要完善企业的档案数字化资源共享模式，而在档案数字化资源共享中，最重要的就是档案数据库的建设。数据库不单单是基本档案的春次，还应涵盖企业的档案目标建设以及多媒体数据等信息。要想推动档案数字化的资源共享，要在建设之前做好档案数据库的规划建设。企业还是要结合实际情况来制定适合本企业的运行管理模式以及资源共享流程，完善数据库以及档案数字化的构架。

4结束语

综上所述，档案管理作为企业中不可或缺的一部分，应受到管理者的重视。管理者应认识到档案数字化管理以及数字化建设的重要性，积极调动相关专业人员，完善企业的组织结构，实现档案管理的数字化、信息化建设以及资源的共享。

参考文献：

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