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数字化时代下企业档案管理工作开展策略

2021-05-10党晶晶

科学与财富 2021年36期
关键词:档案管理数字化企业

党晶晶

摘  要:在企业发展过程中档案可以将其整个情况记录下来,档案可以为企业的生产经营活动的发展情况提供依据。在时代发展过程中纸质档案管理模式出现了许多问题,这样不利于企业管理工作的开展。数字化时代企业应该及时革新档案管理模式,充分利用数字化技术,为企业今后的发展奠定基础。本文通过阐述数字化时代下企业档案管理工作的现状以及开展这部分工作的策略,从而可以推动企业档案管理工作效率与质量。

关键词:数字化;企业;档案管理

引言:在企业管理工作中档案管理是一项十分重要的内容,其对企业日常经营工作的开展有指导作用,只有企业档案是完整与可靠的才能保证企业能够正常发展。在数字化时代,企业档案管理工作的开展应该与计算机技术、网络技术相结合,优化档案管理模式,保证档案管理工作的正常开展,从而使其能够为企业发展提供更好的帮助。

一、數字化时代下企业档案管理工作的现状

在企业档案管理过程中,进行数字化管理不仅可以提高档案的利用率也能解决纸质版档案管理过程中存在的问题[1]。数字化档案管理工作的开展可以共享各种档案信息资源,从而可以实现档案精细化管理的目标。但是在实际工作中档案管理工作的开展还是存在部分问题的,这些问题主要表现在两个方面:一是管理层面,在企业中许多档案管理人员的专业节能并不能满足现在档案管理岗工作的需求,很多时候一个人需要身兼数职。档案数字化管理需要工作人员具有高技能,精管理的特点,但是现在从事档案管理工作的工作人员通常都是综合素质不高且年龄较大,这给企业数字化档案管理工作的开展带来了许多不便。另外,企业没有及时给工作人员提供培训机会,也没有及时建立完善得到档案管理制度。二是软件层面,企业对于数据库的利用程度比较低。档案数据库系统与专门的管理软件会用在扫描录入纸质版档案的过程中,以此来实现数字化转换。如果不能及时更新数据库,这将会导致数据库使用效率低。

二、企业加强档案管理数字化建设的意义

(一)满足时代发展需求

在计算机技术发展的过程中,企业档案数字化与网络化也随之发展起来[2]。目前许多企业使用局域网来实现信息交流与材料交换,并完成自动化办公,在企业管理过程中形成了比较多的电子版文件。纸质版文件已经不再适用于现在的企业管理工作,档案信息化建设已经成为企业发展的必然趋势,企业应该高度重视这部分内容。

(二)提高档案管理水平

企业加快档案数字化建设不仅提升了档案分类、归档效率也为档案查询工作奠定了基础,确保企业内部工作能够满足。企业开展数字化档案管理可以有效节约纸质版资源的占地面积,以防自然灾害使得企业档案受损,从而可以保证档案管理工作质量。

(三)简化档案工作流程

档案数字化建设过程中,企业能够保证档案及时并且有效归档,系统可以自行对档案进行处理,减少了人为输入数据的时间,从而节约大量人力物力财力,使得繁琐的档案管理工作更加简单、高效。

三、数字化时代下企业档案管理工作开展策略

(一)完善档案管理制度

在开展企业档案管理工作时应该根据企业的实际情况制定档案管理制度,这些制度主要包括:数字化档案日常管理制度、数字化档案工作制度、数字化档案查询制度以及数字化档案保密制度。在制定的规范之下,企业档案管理工作才能实现其有效性[3]。另外,在日常工作中应该提高档案管理工作人员的保密意识。数字化时代下企业档案管理工作的开展面临许多安全问题,在网络中信息传递非常迅速,极有可能出现企业内部资料的泄漏,面对这种情况企业应该及时采取措施,以防给企业带来比较严重的损失。与此同时,企业也应该保证工作人员操作的规范性,将防护措施做到位,防止出现黑客攻击企业档案管理系统的情况出现。

(二)构建档案管理数据库

档案数据库的完整性与可靠性是企业开展各项工作的基础。只有保证数据库的完整才能实现档案的有效性。企业应该确保档案管理数据库的建设进程,确保能够对各种信息进行统筹管理。企业在日常工作中应该关注档案扫描、图像识别、数据处理等方面的工作,这样可以丰富企业档案管理系统,从而为企业经营活动的开展提供便利。与此同时,企业应该重视档案信息的采集工作。企业应该结合自身实际发展情况,保证电子版文件能够进行细致的分类,纸质版资料能够通过扫描转化成电子版,从而保证档案的完整性。企业只有构建完善的数据库才能保证档案管理工作的正常开展。

(三)优化档案安全保障体系

企业在档案管理工作中应该加强档案信息的数字化处理,防止纸质化档案出现受损的情况,但是电子信息也会存在较大安全问题[4]。近几年,企业档案管理水平提高的十分迅速,这对保密工作的开展提出了较高要求。在企业开展档案管理工作时应该对安全系统进行优化。企业应该尽快应用档案管理安全保障技术,积极引进信息技术人才,使得信息能够有效加密与储存。企业在面对一些重要的纸质版档案时应该加强对于工作人员的控制工作,对于材料的储存环境也应该加以管理,这样可以为企业档案管理工作奠定基础。

(四)提升档案管理人员综合素质

档案管理工作人员是企业档案管理数字化建设过程中的重要一环,因此应该提升工作人员的专业素质,这样才能保证档案管理工作质量与效率[5]。企业应该做好档案管理工作人员的计算机操作水平,确保工作人员能够熟练应用档案数字化系统。在数字化时代工作人员应该及时转变自身落后的管理理念,提高自身的综合素质,学习各种专业技能,将档案保密工作做到位。另外,安全是企业档案数字化管理工作中非常重要的因素,这需要档案管理工作人员增强自身安全意识。

四、结束语

综上所述,在数字化时代,企业及时转换数字化档案管理模式,不仅可以提高档案管理工作的质量也能有效推动企业管理工作的开展,从而可以使得企业能够顺应时代发展。在市场竞争如此激烈的今天,企业为了在市场中抢占一席之地,应该重视档案数字化建设,不断完善档案数据库管理制度,将档案管理制度落实到每一个部门,并且在此过程中应该培养具有高素质且具有综合能力的档案管理人才。

参考文献:

[1] 高宇. 大数据环境下档案数字化成果开放利用的管理难点和要点[J]. 赤子, 2019, 000(028):173.

[2] 周惠英. 谋定后动厚植优势——杭州市城建档案馆基于新时代智慧档案馆建设的创新实践[J]. 浙江档案, 2018(3):2.

[3] 缪雨虹. 智慧还是智能——基于智慧档案馆建设构想的思考[J]. 山东档案, 2017(5):4.

[4] 傅爱娟. 新形势下发达镇街档案馆建设存在的问题及对策——以广东省东莞市大朗镇为例[J]. 中国档案, 2021(8):2.

[5] 宋雪梅, 尹洪旭. 主动作为 迎接档案工作数字转型的挑战——大连市省级数字档案馆建设成效显著[J]. 兰台世界, 2021(2):3.

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