王佳颖

（四川铁路置业有限责任公司，四川 成都 610031）

如今电子档案成为单位档案资料的重要载体，具有存储方便、查阅速度快等优点，有效避免了传统人工档案管理模式的缺陷。为进一步提高电子档案管理质量，有必要对单位电子档案管理现状进行分析，梳理存在的问题及成因，以期更好地提高单位电子档案管理质量。

1 电子档案的定义

电子档案与纸质化档案管理截然不同，一种为明显的物质化管理形态，一种为虚拟化的管理形态，而管理的载体依托纸质和计算机，这即是两者最大的区别和差异。具体来说，电子档案即电子化、虚拟化的档案，大多以电子图片、电子文本等形式出现，包含命令文件、数据文件、文本文件等，通常被存储在计算机内，以影像技术、条码技术等技术为支撑，存在不同格式，便于修改、提取、存储、删除等等，对于计算机的依赖较重。除此之外，电子档案较好分类和处理，且便于提取，在海量档案中，可输入关键字查询相对应的档案，方便快捷，节省了工作人员的较多精力和时间，正因如此，才使得它备受企业欢迎、备受工作人员青睐，对其管理进行探究，有着重要的现实意义。

2 电子档案管理的优点

1）大幅提高工作效率。长期以来档案管理采用的都是人工管理方式，效率不高且容易出现失误。电子档案运用计算机技术可大幅提高数据的处理速度，也有效保障了数据信息的准确性，降低了失误概率。同时，明显降低了档案管理人员的工作压力，只需通过计算机就能快速完成档案的查询、补录、管理等操作。……