罗小亮

（珠海市文件管理中心，广东 珠海 519000）

档案整理工作是一项承上启下的工作环节。所以，我们要优化档案整理工作。优化档案整理工作，可以促进档案工作系统各个环节的良性运行和协调发展。通过档案的整理可以进一步了解和检验档案收集工作的质量，促使其改善和提高。档案经过系统的整理和基本编目，为全面鉴定档案的价值和建立多元性的检索体系奠定了科学基础，而且这几项工作往往可以结合进行。只有整理好的档案，才能为档案的保护、统计和检查提供基本的单位和完整的体系，便于维护档案的完整与安全。所以，档案整理工作是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化水平的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。

档案的整理以及保存工作一直是一份繁琐且复杂的工作。档案的整理工作主要是为了科学化以及合理化的将不同的档案资料分门别类的进行保存，方便日后对资料的查阅及管理等工作。对单位各部门资料进行有序整理及归档工作不仅保证了档案的完整性，还能够在日后的工作当中对档案进行迅速的取用查询，以备不时之需，其次，档案的整理工作还有利于在日后单位的发展进程中更高效的进行档案移交工作。

1 档案整理工作的主要内容

档案的整理工作需要遵循一定的流程，保证整个工作环节的合理有序进行。一般整理工作的基本工作环节包括对档案主要内容的分类、编排、编号的基本工作环节，这个环节的工作人员需要对档案的整理工作有着基本的知识理论，从而保证整个环节高效准确的进行。

对档案进行分类编排工作。一般档案的文档都是单位各个部门所上交的文档资料，在接收过程中往往会出现杂乱的现象，文档的内容所属往往具有不确定性，所以，在进行档案的整理工作前应当先对这些档案的内容及其所属进行分类，然后再对其进行编排以及目录加工，从而使档案能够清晰、有序化的进行归档。

对档案进行整理保存工作。将所接受的文档分门别类的进行保存工作，在此过程中往往会因为档案管理人员的不仔细造成档案缺失，与保存内容不符的情况。所以，在整个档案的保存工作中，应该对所接受的档案进行更精细化的处理，将一些重复的、不合理的档案内容进行去除，一些重要的，短时间内可能会需要用到的再进行一次更加详细的整理工作，保证档案整个保存环节的细节处理到位，确保档案整理保存工作的落实。

系统的对档案进行归档。在管理人员的日常工作当中，往往会有一些零散的档案文件需要管理人员随时进行整理归档工作。为此，管理人员需要构建一套档案归档信息查询系统，并不断进行优化，以方便档案管理人员的日常调整、归档工作以及调取查阅工作。例如，将资料分门别类的进行整理之后将其录入系统，再利用关键词将其进行归档，以便在日后的调整及查阅过程中可以通过查找关键词来进行。

2 档案整理工作内容的分类

2.1 系统排列和编目

在正规的工作条件下，档案室主要接受文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆只要接受机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接受的档案以及文件，在更大的范围之内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工等等。

2.2 局部调整

对于已经整理进入档案馆、档案室的档案，经过管理实践的检验或者是专门的质量检查，档案馆和档案室需要对于其中不符合要求的档案或文件进行一定的加工来提高质量；另外一个方面，某些档案材料由于保存的时间较长，其自身或者档案整理体系发生了变化，因此也必须对其进行整理。

2.3 全过程的整理

档案馆、档案室也有接受和征集一些零散的文件，有时馆藏的体系遭到了严重的破坏，这就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、组卷、案卷排列、编定档案号、编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。

3 档案整理工作的基本原则

文件之间的联系性。在档案的整理工作当中，其所接受到的每个文件档案都是有着相应的联系的，而我们在进行档案的整理工作时，往往需要用到档案之间的联系，例如文件的颁布时间、内容、来源及其所属等方面。因此我们在进行档案的整理工作时应当遵循档案整理基本原则，将分散的各类型文件根据其颁布时间、内容、来源及其所属等方面之间的联系进行重组归类，反映出文件之间的联系性，突出文件的一个整体，有利于档案文件之间的保存与利用[1]。例如，将文件内容作为一个横向整理条件，而根据与其相关的联系内容“颁布时间”就可以独立分离出来形成一个纵横相关的联系条件，再通过整理依据及其之间的联系性使得在找寻档案的时候能够精确定位档案位置，从而大大提高了管理效率。而后将档案室看成一个整体，保证每个文件之间的联系性，如此一来，就可以将档案管理做得更井然有序。

保证其原有基础性。在每一次的档案整理工作中，工作量都是非常庞大的。档案文件的内容本就是具有客观真实性的，所以在每次的档案整理工作过程中只需要在原有的档案基础上进行档案的增添删减，例如，在部门人员的调动中，在原有部门员工的基础上将调动人员的档案转移到另一调动部门即可。尽量在原有的基础上进行档案的增添删减工作，减少日常的工作量，保证档案资料的完整性。

档案保管的有效性。档案的整理工作主要是为了在日后的工作中对档案的移交及保管。将档案内容、目录按照工作要求进行编排，系统、有序的将档案进行录入归档，有利于将档案的内容浓缩一处，当急需某个档案文件，或者某个档案文件出现问题时，可以快速的利用关键词搜索将其找出，从而保证了档案的有效调取以及有效保管，保证了档案的安全性及实时性[2]。作为21世纪的管理人员，应当熟练使用计算机系统为档案整理工作提供便利，不管是计算机一键录入系统还是各种档案整理辅助工具的应用，都可以在21世纪的今天为我们提供高效率的整理工作。将各种杂乱的档案变成井然有序的可视化文档，再借助计算机的检索功能提炼出文章的主要内容以及关键词等，而后通过编辑一段契合自身的整理逻辑程序来实现有序的归档整理工作。

懂得辨别文件重要性。档案的整理工作繁琐所以在档案整理工作过程中应当要学会区分文件的价值，使得管理效率能有效提高。在档案的整理工作中，应当要学会利用档案的价值来建立起一个文件保管期限的范围，对于价值相对较高的，内容含金量足的文件，其保管期限宁长勿短，以备不时之需；而对于那些相对零散的，文件内容相对平淡的，具有时效期的文件，其保管价值相对不高，所以只需要将保管期限设置在时效期之内，在时效期过去之后只需要将其归入参考文件一类来将其进行重新归类保存，或者将其归为最低一类直接以文件的形式、颁布时间及其文号进行排列区分。懂得区分文件价值，将价值大、保管期限长的档案文件进行重点整理，而对于价值小、保管期限短的档案文件则可以根据实际情况对文件采取不同的管理措施，这样子不仅有利于减轻档案管理人员的日常工作量，还有利于提高具有长久保存价值的档案的整理质量，给其创造更好的整理保管环境。

确保文件的保密性。一般来说，档案文件主要是公司收集的员工数据，公司的项目计划，收支情况等等具有一定机密性的文件，所以在档案的整理过程中，要确保档案文件的保密性，避免档案信息泄露造成不可预计的后果。再者档案管理人员自身一定要遵循档案管理原则，增强自身的保密意识，避免档案信息泄露，对于一个档案管理人员来说，除了确保档案保存的完整度，还要确保档案的信息安全。不仅如此，档案管理人员在整理录入过程中还需确保信息录入准确，避免出现遗漏、错误等问题，在录入完成后还需对归档的档案进行内容、数量清点，确保没有出现档案遗漏或者内容错误等问题。

4 优化档案管理工作的措施

对档案管理人员进行技能培训及工作精神的培养，培养出一支专业档案管理人才队伍，确保自身人才资源所需。建议合理的福利保障制度，减少人员流动性，吸引更多年轻血液注入期中，确保单位人才队伍活力。此外，还需注重培养员工的专业素养，打牢其基础知识理论以及提升其动手实践能力，以此来提升其档案管理工作的能力与水平，保障单位档案管理工作有效进行。在科技高速发展的今天，现代化档案管理系统的建立与推行是每个单位都应该关注的一个内容。依靠现代科学技术来实现高效的档案管理，而不再是沿用以往传统的档案管理系统。通过引进现代化档案管理人才以及现代化档案管理技术来实现高效的档案整理工作，不仅减轻了档案管理人员的工作量，还能有效地减少档案管理成本。在传统的档案整理工作中融入更多新时代的产物，才可以在原有的基础上更上一步，才可以 更加的贴近时代的发展轨迹，档案的整理虽然是一个繁琐的工作，但由于时代的发展，相信也会开始慢慢由繁化简。