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档案开放鉴定工作的现状与推进对策

2021-04-14

卷宗 2021年21期
关键词:档案馆价值工作

刘 菲

(太原市妇幼保健院,山西 太原 030012)

档案开放标志着社会的进步,体现了民主精神,有利于发挥档案的社会效益和经济效益,有利于提高档案馆的活力和社会地位,对促进档案事业的发展意义重大。尤其是近几年,社会文明的发展和法律的普及,人民群众的法律意识和维权意识有了极大的提高,因为档案在人们解决法律问题时具有重要的参考意义,这使得人们对档案利用与需求逐渐增多。事实上在早期,档案馆的档案属于机密文件,只有少数人可以查阅,近些年档案馆档案虽然有适当的开放,但是数量并不多,档案馆档案的解密和开放鉴定仍是一项巨大的工程,工作面临着巨大的压力。档案开放鉴定难制约着档案事业的发展。因此,在档案工作中,要重视开放鉴定工作,完善相关的标准、流程和制度,加快档案开放鉴定速度,提高档案资源的使用价值,实现档案资源的社会价值,从而更好的体现档案馆的存在和发展价值。

1 档案鉴定开放的内涵与意义

档案开放鉴定主要是鉴定档案馆内档案的社会开放范围,明确哪些档案可以面向社会开放,哪些档案要严格控制使用范围,哪些档案属于国家机密只有少数人有权查阅。档案开放鉴定工作与档案价值鉴定和档案存、毁鉴定工作不同,它是在维护国家根本利益和安全的原则上,实现档案便于公众利用的目的。档案开放鉴定要从社会需求和现实需求出发,一方面要严格遵守相关法律法规,秉承安全保密、便于利用的原则,鉴定档案的价值,从全面、历史、发展的角度出发,依法开放档案;另一方面在提高档案使用价值的同时,还要避免损害国家利益和国家安全,避免侵犯公民隐私,避免泄露商业机密。

档案开放鉴定要严格遵守《档案法》和《档案法实施办法》中的相关规定。其中档案法第十五条档案保存价值的原则、档案保管期限标准以及档案销毁程序的标准和办法,都是由国家档案行政管理部门制定,禁止擅自销毁档案。档案要分批分期开放,开放的类型、时间都需要严格遵守《档案法实施办法》中的相关规定。档案开放鉴定工作对到了开放期限的档案进行鉴定,不包括国家明确规定的20类不能开放的档案内容。 近些年来,随着人们对档案需求的增多,加快了档案馆建设,而档案馆内档案开放数量和质量标志着档案馆的建设水平。为了促进档案开放鉴定工作快速落实,就要加快档案开放,加快政府信息公开化和透明化,促进档案为社会和经济的发展服务。因此,各地方要建设现代化、高品质档案馆,做好档案开放鉴定工作,加快档案开放鉴定速度,切实提高档案馆的整体水平,实现档案社会价值,更好的服务人民,维护人们的利益,维护国家的安定。

2 档案鉴定开放现状

1)档案开放鉴定效率与工作量不匹配。档案开放工作是一项政治性强、专业性强的工作,需要传统的人工鉴定,无法依靠现代工具,而且工作量庞大,需要大量的人力、物力、财力的支持。每年都会产生大量的档案,在这种情况下,人力资源增长明显跟不上档案增长。事实上,很多地方对档案馆的重视不足,档案馆仅有几个人员组成,更多的工作是档案的收集整理,专业的档案保管、开放鉴定、开发利用人员极度缺乏。在这种专业人才匮乏,人员配备不足的情况下,档案开放鉴定工作几乎停滞。除了人员配备不足,还有一个重要原因是档案工作得不到大众的认可,很多人认为档案工作就是简单的收集、整理,没有技术含量,年轻人不愿意从事,这也是导致档案开放鉴定专业人才匮乏的重要原因。

2)档案开放鉴定人员专业素质参差不齐。档案开放鉴定工作是未来档案馆发展的重点工作,它具有很强的政治特点,需要根据政策的改编而及时调整,工作具有一定的风险,需要高素质的专业档案人才。众所周知,档案馆内档案涉及各个时期珍贵史料,研究价值极高;其中一些经典案例,具有极大的社会价值和利用价值。这要求档案鉴定人员要有扎实的专业知识、丰富的实践经验以及广博的历史知识。除此之外,档案馆内档案还包含一些公司企业档案,这就需要鉴定人员能够准确分辨其工作职能和涉及业务范围,对所鉴定的档案有全面的了解,从而做到鉴定精准,这就需要鉴定人员社会知识渊博,见识广泛。但是目前,档案鉴定工作人员配备并不能达到上述要求,提高现有档案开放鉴定工作人员的素质、引进更多高素质专业人才是目前档案馆面临的突出问题,解决迫在眉睫。

3)档案开放鉴定标准相对滞后。各地档案馆内收藏着庞大的文献、档案,涉及范围广泛,在新时代发展的背景下,档案开放的度很难把握。档案开放鉴定的依据只有现行的法律法规,只能依靠法规分析档案表层的内容,无法了解档案深层的意义和反应的真实情况。虽然我国针对档案鉴定制定了相关的条款,但是条款内容只是对原则性问题进行了规定。虽然通用,但是无法做到精准规范,在实际操作过程中还是模糊不清,受阻不断。此外,鉴定人员的个人理解不同,认知不同,对规定的解读有所差异,同一份文件鉴定结果也不尽相同。这些都是缺乏标准,法规滞后的表现。从1991年我国颁布了《各级国家档案馆开放档案办法》和《各级国家档案馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》以来,很多规定都是原则性指导意见,把握尺度难以控制。虽然之后又相继颁布了《政府信息公开条例》和《保密法》,但是对档案开放鉴定的标准没有明确规定,缺乏相关的细则,这也是我国档案开放鉴定工作开展缓慢的一个重要原因。

4)涉密档案开放鉴定执行不畅。档案开放意味着档案解密,这就涉及档案管理部门、档案鉴定部门以及保密部门等多个单位,涉及单位较多,需要各单位之间相互协调。而在实际开展工作中,各单位间的协调因缺乏相关的规定,工作开展并不顺利。档案分为保密档案和开放档案,其中涉密档案的保密和解密工作没有实现规范化、制度化,各单位之间无法协调合作,这导致很多保密满30年的档案的解密清理和开放鉴定工作开展缓慢。

3 档案鉴定开放推进对策

1)提高开放鉴定工作效率。当今社会是一个数字化社会,档案馆要合理利用计算机实现档案鉴定工作的数字化转化。首先,要做好档案工作人员的数字化培训,让其充分意识到档案馆数字化建设和档案数字化转变的意义,提高开放档案数字化成果转化的质量,确保在实现数字化时各要素齐全,信息无遗漏,用词准确,明确责任者。此外,对已完成数字化转化的开放档案进行成果验收,由于档案资料数量庞大,逐一验收并不现实,因此可以通过抽样检查的方式,对其进行检验,一旦发现不合格,责令及时修正,并做好自我检讨,避免类似问题重复发生。其次,要合理利用计算机的批量处理功能,对普通档案采用批量处理的方式,可以加快档案开放鉴定速度。建立专题数据库,对涉及隐私的档案批量设计为延期开放。第三,利用关键词筛选搜索功能,开发计算机软件,根据保密要求,设定敏感词、关键词词库,通过对文件目录的搜索筛选,完成档案的初步审查工作,再有针对性的进行复核,进一步确定是否满足开放条件。这样能极大节约时间,减少工作量,提高鉴定效率。

2)强化档案开放鉴定队伍建设。为了加速我国档案开放鉴定工作速度,切实做好档案开放鉴定工作,实现档案的社会价值和经济效益,中共中央办公厅、国务院办公厅在2014年颁布了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,该意见明确各级档案馆在严格遵守《档案法》和《档案法实施办法》的条件下,积极开展档案开放鉴定工作,加快档案开放脚步,让应开放的档案及时开放,面向大众,服务大众。同时,为加快我国现代文明建设,实现政府信息公开化和透明化,政府信息公开速度不断加快,人民群众对档案的知情诉求也在逐年提高,因此加快档案公开鉴定工作速度成为档案馆面临的突出问题。对此,首先要增强档案馆工作人员的开放意识,做到与时俱进。从转变思维方式入手,树立与新时代档案工作体制结构、职能任务、目标要求相适应的思想观念,打牢档案工作科学发展的思想基础。档案馆工作人员要转变思想,开放意识,在严格遵守相关法律规定的基础上,扩大档案开放的范围,将更多有价值的档案对外开放,满足档案利用者的使用需求,实现档案价值最大化。此外,很多民众并不知道档案馆的作用,一度认为档案馆资料仅供特殊公职人员使用,这一认知降低了档案的使用价值和社会价值,因此要做好档案宣传工作,加大宣传力度,转变人们的认知,提高档案馆的知名度,从而真正实现档案的社会价值,提高社会效益。其次,要提高立档单位对档案开放鉴定工作的认识。档案开放鉴定工作并不仅是档案馆相关人员的工作,需要立档单位的积极配合和参与。对此,档案馆要做好立档单位的工作,加强宣传和培训,转变他们的观念,加强对档案开放工作的理解,意识到档案开放鉴定工作的意义,从而使得档案开放鉴定工作也成为立档单位工作的一部分。很多单位对档案的处理态度是“重藏轻用”,致使很多档案被封藏,利用价值大大降低。总之,档案馆要做好宣传工作,逐步开放意识,形成一个程序合规,标准明确的鉴定局面,促进档案开放鉴定工作切实有效、顺利的开展。

3)尽快出台相关标准。为了提升档案开放鉴定工作的客观性和准确性,减少因档案人员主观认识问题造成的档案资源开放鉴定失误,国家档案局应比照《档案归档范围和保管期限表》的形式,加快制定档案的开放机制,尤其是制定具体的开放期限表,对不同类型的档案资源的开放期限进行明确规定。除此之外,各级档案馆也应就哪些档案可以开放,怎么开放,以及利用未开放档案的公布手续问题等进行进一步明确,保证档案开放鉴定工作有据可依,有章可循。

4)建立部门间协调机制。涉密档案的开放鉴定,要严格执行《保密法》,并在不违背《保密法》原则精神的前提下,正确处理好保密、控制使用和开放的关系,尽量扩大解密开放比例,建设以开放为原则,以不开放为例外,以控制使用为补充的档案安全利用体系。为了避免此类档案开放鉴定工作中的矛盾,应建立密级主管部门与档案保管部门的工作协调机制,保障国家综合档案馆对档案文件解密和变更密级的及时知情权。与此同时,档案开放鉴定工作应由移交单位和档案工作人员共同参与并完成,以移交单位对档案的内容及其密级情况的深入了解,保证档案资源的价值,并以专业档案管理人员对档案鉴定开放工作的专业性和全面认知,保证此类档案开放鉴定结果的准确性。为了保证以上工作的顺利开展,相关移交单位和档案馆之间应进行良好的沟通,并建立顺畅的合作机制,以保证涉密档案开放鉴定工作的顺利开展。

4 总结

受标准建设滞后,工作量逐年增加的影响,许多综合档案馆在鉴定档案开放的时候往往抱着能不开放就不开放,可以延期开放就尽量延期开放的心态,受这种心态的影响势必造成档案开放工作的滞后。今后档案工作将以“走向依法管理、走向开放、走向现代化”的“三个走向”为根本遵循,为了充分发挥档案资源的价值,我们身为档案管理人员应尽快转变意识,树立服务理念,通过熟练运用信息技术、积极与移交部门沟通、配合国家相关标准的执行等举措,不断推进档案开放鉴定工作的发展,使档案管理工作为社会各界发挥应有的服务职能。

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