浅谈资料整理在档案管理中的意义

2021-04-14张雪丽

卷宗 2021年12期

张雪丽

（青岛农业大学，山东青岛 266109）

随着信息技术的不断发展，资料整理和保管工作逐渐发生了变化，数据化的资料整理以及保存管理模式让档案管理工作发生了新的变化。这也从侧面证明资料整理在档案管理中具有重要意义，要想提高档案管理的有效性，档案管理工作者就必须有效进行资料管理。

1 资料整理在档案管理中的意义

1）资料整理理念及档案管理发展分析。资料二字它包括许多内容，如市场前景、气候环境、投资总额等。过去资料大部分是以纸质版存在于档案管理中，但在数字信息发展的今天，资料逐渐发生变化，由过去的纸质版转向了数据化、表格化，以电子文档的方式存在于档案管理中。在理解资料二字的基础上可将其理解为根据档案管理需要对各种资料，包括文字资料、数据资料、图像资料等进行有效的整理。要求在整理过程中利用科学的方法，对已存在的、所获得的资料进行系统的分析、检验、分类、汇总等，使资料能够系统、条理的存在于档案管理中。档案管理从字义上分析可将其理解为对档案的管理工作，是指档案管理部门通过对档案实体、信息进行有效的管理从而储存档案，将档案应用于各种业务要求工作的工作。在现代信息技术发展下，由于资料整理发生了新的变化，档案管理也预知变化，档案管理不再是简单的保存过程而逐渐形成档案信息开发过程。它具有法律效益、正式性。

2）资料整理在档案管理中的独特作用。首先资料整理是档案管理的前提，它是档案管理的重要组成部分。要相对档案信息进行有效的管理，工作者就必须先汇集、总结、筛选、整理现有的资料，只有让资料归位，档案管理工作才能够开启下一行为。其次资料整理能够为档案管理指明方向，资料整理的分类与对照，能够让档案管理工作有迹可，在开展档案管理工作时也会变得异常顺利。其三档案管理能够有效推进完整的资料整理，也就是说档案管理能够反作用于资料整理。为追求档案管理的完整性、完备性，提高档案管理的有效性，档案管理工作人员就必须反复检验资料整理工作，在反作用下资料整理工作的开展会越来越丰富，而档案管理工作的有效性也会大大提升。

2 资料整理在档案管理工作中存在的问题

基于上述所说，资料整理与档案管理工作密不可分。资料整理是档案管理的前提，而档案管理也是资料整理的保障。但在信息技术高速发展的今天档案管理中的资料整理工作仍然存在一些问题，阻碍资料整理发挥自身积极性作用于档案管理工作。

1）资料整理工作水平较低下。目前我国大部分地区的资料整理工作水平都处于初级层次，在开展档案管理工作时并没有建立真实且完整的档案资料，导致档案管理工作在开展时举步维艰。首先许多档案管理工作者不能够有效的对档案资料进行分类、汇总，无法筛选出合适的值得保存的资料，经常采用全不行储存的方式，导致资料管理工作繁多，难以顺利进行。其次大部分档案管理工作人员在进行资料整理工作时无法有效顺应信息化发展赞，无论在制度建设上还是在资料整理上、资料筛选或资料保存上都缺少科学的规划，没有充分利用信息技术做微辅助资料整理的工具，导致资料整理工作水平在一定程度上影响档案管理工作的开展。

2）资料整理重视度认识不够。很多档案管理工作者在开展档案管理工作时对资料整理的认识度不够深入，仍然基于传统档案管理工作的原有思路进行档案管理活动，从而导致资料整理与档案管理工作相脱节。同时在录入和选择大部分资料时没有建立相关数据资料，导致资料整理在被忽略下逐渐处于边缘化状态。

3）资料整理、档案管理专业性差。目前一些项目的档案管理工作人员一人多职，既要进行资料整理工作，又要进行档案管理工作，且甚至一些档案管理工作人员只是“兼职”人员，他们缺乏一定的专业能力，无法有效开展资料整理和档案管理工作，从而导致资料整理水平较差、档案管理工作无法满足实际需求。

3 浅谈如何开展有效的资料管理工作更好推进档案管理

为有效解决上述问题，在正确的资料管理工作推进中开展有效的档案管理工作，提出几点建议：

1）提升认识，做好资料整理规划。资料管理工作的重要性不言而喻。在开展档案管理工作中的资料整理时必须提高对应人员的认识，既要认识到资料整理的重要性，又要做好资料整理规划工作。这就要去各项目地区要对区域内的档案管理工作人员进行及时的培训和检验，确保档案管理人员素质能够满足资料整理需求，及时更新资料整理内容，这样才能够从认识层次为档案管理做好保障。

2）收集、筛选、整理各种资料。为确保资料的原始性和完整性，在进行资料筛选和记录时工作人员必须秉持一定的标准和态度。且在进行收集、筛选、整理各种资料时档案管理人员必须进行每一步工作都开展“署名”，当出现问题时也要及时“责任到人”。

3）推动档案专业队伍建设，提升专业性。专业队伍建设包括两个方面，一是资料整理、档案管理人员的专职性，二是资料整理、档案管理人员的能力专业性。尤其是面对信息技术发展的新时期，资料整理工作对人员的要求日益提升。首先在开展资料整理时，必须推行档案管理扁平化，要确保档案管理工作人员以及项目管理工作人员能够“双结合”，确保二者对资料的整理与把握及时到位。其次地区项目必须严格按照《档案法》开展工作，要确保工作能够符合法律法规规定，且工作流程具有规范化。

4）各司其职，统筹分工，整改问题。资料整理、组卷工作并非想象中的简单，实际非常复杂。要想进一步确保组卷资料完备，各地区项目在进行资料编制时就必须合理统筹分工内容，要确保整理人员、筛选人员工作对接恰当，同时必须专人负责工作，不能随意将资料整理工作派给其他工作人员，这样才能够从根本上确保资料者能力、档案管理工作人员各司其职。

5）利用信息技术进行资料数据汇总。大数据时代的到来要求档案管理人员在进行资料整理工作时建立现代数据信息档案，因此咋进行资料整理工作时档案管理人员必须充分利用信息技术开展相应工作。既要利用信息技术将纸质资料转换为电子资料，进行纸质资料、电子资料双重记录。又要利用计算机技术提高资料数据分析、统计的准确性，建立具有保护措施、层次化、系统化的资料管理系统平台，将有关的资料录入系统，通过系统平台进行高效运转和存档，以便查阅使用。