文/林邱成

行政事务文秘人员是机关事业单位必备的工作人员，通常又是行政机关行政处罚案卷等文书档案的管理者。行政处罚案件档案是行政机关在履行职责依法办理行政处罚案件中形成的、真实反映执法活动全过程的文字、图表、声像等历史记录，并根据有关规定装订成册的簿籍。要做好行政案卷，就必须保证案卷的原始性、真实性和完整性。如何加强行政处罚案卷规范管理？笔者认为应从行政案卷归档范围、资料的收集审核、立卷归档及保管查阅等“四步骤”着手，规范行政处罚案卷文书的档案管理工作。

一、明确行政处罚案卷的归档范围

行政处罚案卷的归档范围，是行政机关在整个行政处罚过程中形成的已办理完毕的具有保存和参考价值的文字、图表、声像以及电子文档等各种形式与载体的历史材料，主要内容有：立案呈批表、当事人提供的身份证明材料及其他与本案有关的书证、物证材料、违法案件调查笔录、违法行为现场相片、现场勘测笔录、鉴定结论、调查报告、案件审理记录、案件处理审批表、听证告知书、行政处罚决定书、结案报告等。这是一般行政案件必用文书，缺少其中的任何一种资料，就形不成一个完整的行政处罚案卷卷宗。行政处罚案卷应当遵循“一案一卷”原则进行案卷材料收集，在查办每一宗案件过程中形成的档案材料应集中收集在一起，原则上每宗案件制作一份卷宗，如果文字等材料比较多时，可按其形成的时间顺序等不同分别装订，适当分成若干和类别。……