论大数据背景下学校档案管理的信息化建设

2021-04-04宋维薇

信息记录材料 2021年2期

宋维薇

（沈阳音乐学院辽宁沈阳 110818）

1 引言

当今，现代计算机技术、互联网平台让大数据成为强化学校档案管理工作的重要途径。为有效面对社会现代化的需求，学校的档案管理工作必须以信息化为主题，运用大数据的功能提取、更新、存储档案，档案信息资源可以结合大数据的海量资源，调整文字性档案与非文字性档案的比重，在数据组中加入音频、图片、视频等档案资料。再通过各种类型的算法，实现采集、预测、存储、备份一体化的档案管理系统。

2 大数据时代学校档案管理信息化建设的必要性

档案管理的信息化与是指将现代信息技术与管理理念相融[1]。只有充分利用高科技，让技术成为学校教学、科研宣传的工具，加强档案信息之间的交流、共享，才能有效改革和创新学校的教育教学方式、教学管理方式，更好地发挥学校的功能，提升档案处理、利用效率。大数据拥有海量的数据库，既可以丰富学校档案资源，也可以保证档案存储的安全性。大数据的唯一弊端是隐私性较差，相关人员需要利用大数据获得有用的隐藏档案信息，避免信息资料的泄露。在大数据时代，档案并不是简单的信息综合，而是通过电子文件检索，在最短的时间内寻找最有用的信息。管理人员可以利用计算机设备连接云技术中心，访问有关档案信息的内容，查询档案存储时间、位置，方便人员对重要的信息进行备份，并将备份上传至云空间。

大数据对档案管理的重要性可以说是不可替代的，信息化和现代化的管理手段的应用，可以帮助档案工作人员二次开发信息资源，结合档案类型，边沿开发结构化的档案模板，提供更多的档案管理空间，这需要管理的信息化设备及时更新，管理软件及时升级。人工在管理时工作量增加，信息提取和存储技术落后，容易造成档案丢失的情况。虽然信息技术在档案管理中更加方便，但并不可能完全代替人工管理。学校的档案管理工作包含收集、整理、鉴定、保管四部分内容，大数据的归类和开发功能可以对各种资料进行归纳与集合，保证档案管理工作的有序开展。由于部分无用档案仍存在于学校系统中，大数据系统可以定期清理无用信息，在海量数据中准确寻找有价值的信息之间的联系，使学校拥有更多的档案存放空间。大数据的应用可以提升学校的档案平台安全性能，部分人员将档案分散放置，大数据可以运用相应的软件，依托校园网络，落实档案管理工作，对档案进行定期审查和监督，并依据要求进行传输或公开。

3 推进学校档案管理信息化建设的策略

3.1 建设统一开放的档案管理平台

学校可以依托信息技术平台，为每一份档案进行统一的编码，结合各层级的档案管理专员，逐级授权，分级维护档案，既要保证档案私密信息的安全性，又需要将可以公开的档案信息放置在互联网中，建立档案管理、教职工动员、信息发布、学习培训、在线服务五位一体的档案管理平台，通过数据平台公开教育教学成果，让社会成员通过网络了解学校的教育教学等情况，还可以通过设置在线学习、在线服务板块，让学校基层的教职工通过手机，电脑等终端服务器及时跟进学校建设，创造新的教学成果。

3.2 实现档案的可视化管理

学校可以通过统一的档案管理平台，让学生在线查看自己平时的表现，寻找不足之处。针对教职工的个人档案，学校可以将绩效考评、教学贡献等纳入档案管理中，通过信息系统自动完善和保存档案资料，管理人员可以通过智能化手段，让教职工实现异地查询、在职查询、打印资料等功能。还可以利用大数据和云技术平台，实现智能的输入方式，避免传统手工输入出现数据错误的现象。学校在保证教职工档案和学生档案安全性时，可以加强网络建设，通过设置防火墙、建立网络保险柜等方式，防止信息泄露，管理人员在登录档案管理平台时，需要设置动态性的密码，防止其他人员进入平台盗取信息。档案管理人员可以标注不同种类的档案信息，根据大数据的算法工具，对信息资源的时间、作者、价值等进行统计，建立关联性数据生成可视化图表[2]。依托电脑终端或手机终端，用数据模型呈现档案信息的生成分析报告，让教职工和学生个人以更加直观的方式查看有效数据。

3.3 提升档案管理分析机制

学校需要重视档案管理工作，科学制定档案管理步骤，让每一位管理人员都运用计算机系统，实时更新和调取档案资料，通过信息通信技术，使档案管理人员可以及时接收档案变更信息，通过远程操控，实现档案管理工作的创新，更好地服务于学校的发展。大数据背景下，相关人员可以运用关键词搜索自动提取主流信息，或通过限制时间节点、类型范围等，推送类似资源，利用大数据的智能辅助工具，快速寻找档案信息的逻辑特征，结合用户的需求分析学校档案管理平台的资源。高校可以购进软硬件设施，用以连接大数据中心，做好计算机的安全维护与数据备份系统，实时结合大数据中心的数据变化存储，收发所需资源，按照统一的规范提高档案信息的收集效率。