金子妮

（中国民用航空飞行学院绵阳分院 四川 绵阳 621000）

1 引言

高校电子文件管理相关的应用被信息化环境不断拓展开来，使得高校的电子文件数量越来越多。相对于传统的纸质文件来说，电子文件具备较为独特的特点，给高校电子文件管理带来了一定的要求，信息化的环境给高校电子文件管理上带来了制度、方法、机构和组织等方面的全新挑战和要求。这种现象要求高校电子文件管理人员不得不结合高校电子文件管理的实际情况和管理需求做出创新和改革，转变高校电子文件管理现状，最大程度上促进高校电子文件管理水平和管理质量的提升。

2 现阶段高校电子文件管理中存在的问题和不足之处

现阶段的高效电子文件管理过程中由于各种因素的影响存在着较多的问题，这些问题的出现严重影响高校电子文件管理质量和水平的提高。主要的问题表现为以下几个方面：（1）当前高校电子文件管理规划上存在漏洞：现阶段的高校档案信息化的构建中，高校电子文件管理未能很好地纳入高校校务的规划过程中，使得高校电子文件管理的统筹规划系统较为不完善，有时候高校管理部门管理人员在面临这些电子文件时总显得能力不足。（2）高校电子文件管理职责划分不清晰、机构不完善：现阶段大部分高校未能很好地形成独立的机构负责专门的高校电子文件管理工作，使得高校电子文件管理存在分散、不统一的问题，多数电子文件相关业务也未能按照明确的分工系统进行管理，使得大部分电子文件依旧停留在以往的业务系统内，如较为常见的财务系统、人事系统和教学系统等，给现阶段的高校电子文件管理带来了一定的风险和挑战，一旦出现问题后也经常存在各个部门推卸责任的现象，不利于高校电子文件整体管理水平的提高[1]。（3）管理过程中的法制标准较为缺乏：现阶段虽然我国结合当前形势出台了几个相关的文件如较为熟悉的《电子文件归档与管理规范》，但文件管理过程中缺乏明确的制度、规范及标准，影响了高校电子文件管理质量的提升。

3 信息化环境下高校电子文件管理制度的建设途径

3.1 为信息化环境下高校电子文件管理构建一批专业性的人才

在信息化的环境下，对于高校电子文件的管理为了最大程度上强化管理质量、规划管理制度，高校应将建设重点放在电子文件管理人员的招聘、培训与学习层面。选择一些专业对口或具备丰富电子文件管理经验、信息化专业技术的人才后结合高校电子文件管理的实际情况开展定期的培训学习，从整体上提高高校电子文件管理人员的业务水平和职业素养[2]。现阶段各高校电子文件管理人员的综合素养及专业水平均较低，大多数都缺乏相应的系统学习能力和管理技能，这就要求高校致力于对电子文件管理人员的培训和管理方面，通过外派学习、定期培训、定期考核及国外研修等途径提升管理人员的职业素养和专业水平，为高校电子文件管理提供专业的人才。

3.2 重视建设信息化环境下高校电子文件管理的制度和规范

在信息化环境下高校电子文件管理的过程中应不断建设和发展高校电子文件管理的制度，制度可以反映出一个管理系统中相互联系、不可或缺的关系，在构建高校电子文件的管理过程中建立高校电子文件的管理制度能很好地保障高校电子文件管理工作的顺利开展与实施，结合高校电子文件管理中存在的问题制定和学习电子文件管理的统筹规划、相关制度，使得高校电子文件的管理更有保障，进一步制定详细具体的规章制度和管理手段，促使各个部门的管理工作更好地衔接和协调处理，有效地提升管理成效，让高校更好地开展各项电子文件的管理业务与服务[3]。

3.3 明确落实好高校电子文件管理机构人员的职责范围

在信息化的环境下，为了更好地落实高校电子文件管理制度和措施，相关部门应明确高校电子文件管理机构的设置，对相关部门管理职责的分配进行明确，为高校电子文件管理工作的开展提供基础和前提，促进高校电子文件管理制度的规范建设与发展。在电子文件管理职责的划分过程中应明确地对电子文件管理中涉及的各个业务范围进行分配和落实，并将责任落实到个人身上，强化电子文件管理过程中人员的责任意识及工作积极性，减少问题及问题出现后相互推卸责任行为的出现，提高高校电子文件管理水平和管理质量，更好地保障信息化环境下高校电子文件管理工作的顺利开展[4]。

4 结语

信息化环境的发展虽然给高校电子文件管理带来了一定的挑战，但同时也是一个很好的机遇。高校电子文件管理制度的建设过程中应结合高校的实际情况、电子文件管理过程中存在的问题等通过开展为信息化环境下高校电子文件管理构建一批专业性的人才、重视建设信息化环境下高校电子文件管理的制度和规范及明确地落实好高校电子文件管理机构人员的职责范围等多元化的建设制度措施，更好地落实高校电子文件管理工作，为高校培养一批专业的电子文件管理人才，有效地落实相应的管理制度与规范，促进高校电子文件管理质量和水平的提高。