高职院校档案信息化管理的策略分析

2021-04-04李晓霞

信息记录材料 2021年2期

李晓霞

（锡林郭勒职业学院内蒙古锡林浩特 026000）

1 引言

档案管理是高职院校整体管理中非常重要的部分。对于提高高职院校领导的各个层次和学校的整体功能而言，档案管理至关重要。在信息时代，提高档案管理建设的高职院校质量的最有效方法是将档案管理建设与信息技术进行更深入的集成。在“互联网+”思想的指导下，高效的计算机和有效的互联网访问创造了档案管理模式，档案管理提高了工作效率。因此，高职院校充分理解了信息档案管理的重要价值和档案管理信息化以后呈现信息的有效方式，能积极提高并努力改善档案管理的性能[1]。

2 高职院校档案管理的重要性

（1）档案高职院校包含学校发展的完整历史，学校历史的存在和学校的良好意图，是道德教育最标准的模范，这些都被记载在了档案里。档案的内容根据管理学校的人数进行完善和编写。这是每个人都遵循的标准，它使人学习到具有自律和认真履行的责任。每个高职院校文件中都代表着学校的所有教育，科学知识或行政管理，这些都能彰显学校的优良教学风气。（2）高职院校档案包含高职院校教育和研究的最新进展，以及供教师和学生获取知识的新教材。高职院校是知识传播的场所，也是科学教育和研究的中心场所。这是大多数教育工作者和学术研究人员在实践中进行培训和研究的结果。这些结果每年都会用原始卷宗注释和新注释进行更新。在积累过程中，高职院校档案管理逐渐形成许多内部处理系统和丰富的材料，保护这些知识成果刻不容缓。

3 高职院校档案信息化管理的策略

3.1 加大资金支持力度，全方位确保信息化建设有序开展

档案管理也需要花费大量的资金投入来为管理系统提供服务。因此，高职院校的管理层应着重于对档案管理的投资，并全力支持档案管理信息的获取，从而在各个方面提供档案管理的信息，并保证档案管理能顺利完成。首先，高职院校应该在档案管理部分保障高质量计算机的供应，以确保计算机的速度和数据处理能力能够完全满足更新档案内容和信息查询的需求。然后，档案管理必须在档案管理部门办公室中进行工作，能有利促使工作人员改变传统整理档案的思维，并改善档案管理的信息处理方式；第三，高职院校必须着重于建立数字化档案，防范数据风险的意识以及做好管理系统的防病毒程序防范措施，以应对文件出现意外时能进行及时存档，提高管理信息化的安全防范意识。最后，针对档案信息化管理的薪酬待遇还应给予提高，从而吸引高端人才前来应聘工作，能增强管理团队的能力水平[2]。

3.2 完善硬软件设施，深入推进档案管理信息化

高职院校现在必须意识到为开发从档案管理生成信息的设备和应用程序提供正确的环境条件的重要性。一是需要增加对设备的投资，改善创建信息所需的设备和程序，并确保档案管理信息的逐步发展；二是有必要加快创建用于收集信息的数字数据库，创建用于处理要收集的信息的系统，实现在不同学院收集不同的信息并进行资源的交换，并加速利用资源来收集信息；三是根据实际需要改进信息系统档案管理，并根据对系统功能和授权参数的访问来确保信息系统档案管理的安全性。

3.3 转变高职院校档案管理理念，大力实施档案信息化管理

随着高职院校档案管理与信息技术的集成加深，高职院校档案信息化管理的普及度增加。高职院校档案管理员工应改变档案管理的概念，根据高职院校校园数字化设计趋势随时间演变，更改高职院校档案管理程序并定义档案管理信息刻不容缓;同时，高职院校管理部门应提供一个合理的环境来让工作人员进行创建和管理记录，创建一个有利于高职院校档案信息化的建设和管理信息化的计划和组织的环境。它创建和处理真实文件中的信息和数据，对信息进行合并筛选以后，再使用计算机文件和设备设置来输入和存储有关文件的实际信息，然后将档案信息化传输以供以后使用。

3.4 通过建立清晰明确的管理责任领导机制，保证管理的效力

高职院校领导人必须首先认识到档案管理工作的重要性，加强档案管理并将其纳入整个学校的发展计划中，并促进档案建设与其他工作（包括档案工作）之间的有效协调与合作，综合管理制度的实际内容和主要功能根据需要的层次规划了网络方向的发展，并从上到下营造了和谐的建设性局面。

3.5 提升信息技术水平，加强档案管理信息化平台开发工作

档案管理的信息获取必须得到档案管理的计算平台的支持，在这一阶段，高职院校强调了与IT公司紧密合作的重要性，并且根据档案管理的实际需要着想，必须共同开发具有实际和综合作用的信息平台。通过运行该程序可以感受到：页面布局清晰明了，信息管理成功地完成了存档数据的数字化，安装了资料器搜索引擎，快速轻松地为存档用户提供所需的数据，从而进一步扩展了档案管理的功能。同时，高职院校要求档案管理的员工能熟练使用平台档案管理来下载信息，以确保信息管理平台真正融入到档案管理中[3]。