建筑企业科技档案管理信息化研究

2021-04-03丁立烈上海建科集团股份有限公司上海200032

建筑科技 2021年1期

丁立烈（上海建科集团股份有限公司，上海 200032）

在建筑企业发展过程中，科技档案的管理在整个企业管理过程中起着举足轻重的作用。同时，在信息化技术快速发展的当下，社会在企业发展过程中信息化管理的重要性也日渐凸显。对于建筑施工企业而言，做好科技档案信息化管理能够有效地推进企业的可持续发展、提升企业的经济效益。但是调查研究分析表明，我国建筑企业对于科技档案信息化管理的重要性认知仍存在一些问题，在实际应用过程中仍存在着管理缺失以及创新力度不够等各种问题，而这些问题严重阻碍了现代信息技术在建筑企业科技档案管理中应用发挥。在高度信息化的社会，建筑企业若能够充分地运用现代信息化管理就可为企业的发展提供强大的动力，提升企业的管理效率，节约企业的管理成本。下文主要针对建筑企业档案信息化管理的具体内容进行分析。

1 建筑企业科技档案信息化概述

1.1 建筑企业科技档案的定义与作用

建筑企业科技档案指的是建筑企业在发展过程中通过信息技术等科技手段对企业的科学技术档案进行归纳整理的各种工作，建筑企业科技档案管理主要包含收集整理鉴定、保留以及提供利用等多种内容。首先，建筑企业科技档案管理包含项目档案管理，该部分内容主要包含建筑项目的研发以及市场研究和项目立项、具体方案的设计以及施工图的设计等各种资料。其次，建筑企业科技档案还包含项目文书以及项目成果的管理，项目文书主要涉及建筑企业的科研成包含整个科研探索过程及相关材料等。建筑项目成果的管理主要是指针对建筑企业设计人员的设计成果及数据统计的相关内容的整理。

1.2 建筑企业科技档案信息化的建设背景与意义

社会经济快速发展、科技创新不断突破是建筑企业档案信息化管理的社会背景和时代背景。在经济社会快速发展的时代背景之下，人们对于信息的获取也愈发追求高效化，而档案作为信息的主要来源已日益引起人们的重视，档案信息的载体也随着社会和时代的现代化发展不断变化与进步。过去的纸质版档案以及实物存档的形式已经难以满足人们社会发展的需要，而档案科技信息化管理将能更有效更系统的推进建筑企业档案事业的发展。与此同时，我国建筑企业近些年来发展速度相对较快。因此，做好档案的管理工作对于企业的长久稳定发展也至关重要。在这种情形之下，传统的手工处理档案的方式已经难以满足企业的发展需要。由此可见，研究建筑企业科技档案信息化对档案管理与企业发展的必要性不言而喻。

1.3 建筑企业科技档案信息化的建设目标与原则

建筑企业科技档案信息化管理的主要建设目标及处理原是坚持做到收集与归档并重，加强管理和基础建设，同时注重基础档案的保存和归纳整理，保证企业的科技档案信息可做到每一项目的基本档案都能够完整保存。此外，档案的归纳需具有一定的科学性和合理性，保证档案在后期利用过程中能够真正实现快捷有效。

1.4 科技档案信息化管理优势

建筑企业科技档案管理信息化的主要优势表现在可将建筑企业多项复杂的项目档案进行整理和分析，可有效地解决传统人文处理档案的时效性不足等问题。同时，通过对于建筑企业科技档案进行信息化管理还能够有效地实现信息资源共享，提升信息储存的准确性。此外，还可对于信息反馈进行有效控制，从而更进一步推动建筑企业的长久发展。

2 建筑企业科技档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 未正确认识科技档案的重要地位

建筑企业在档案信息化管理过程中存在的主要问题在于信息化管理意识薄弱。一些企业并未充分认识到企业档案资料、信息化管理对于企业发展的重要作用，在实际档案工作过程中并未真正地将信息化管理落到实处，仍采用传统的处理方法。档案管理人员的信息管理观念薄弱会造成实际操作过程中对于档案的管理规范性造成影响，档案管理出现混乱。

2.2 档案信息化管理水平落后

做好档案信息管理对于企业的发展意义重大，但目前在实际企业档案管理过程中存在的问题不仅是信息化管理的意识较低，运用信息化管理的水平也相对较低。如一些建筑企业的档案管理人员在实际档案处理过程中仍然采用手工处理的方式导致档案的丢失或档案的整体归纳程度较低。此外，还有一些档案信息化管理存在着对信息化管理平台的建设相对落后的问题，因此档案管理人员在档案处理过程中可能会导致信息泄露等情况。

2.3 档案项目管理人员素质水平较低

经研究调查表明，当前我国建筑企业科技档案管理信息化停滞不前，一个重要原因在于档案项目的负责管理人员专业素质相对较低，管理水平难以达到管理要求。一些企业为了节约管理成本，在档案信息管理岗位上通常安排一些非专业人士，缺少专业人士的引导和操作。非专业的科技档案信息管理人员只是单纯模仿其他单位的相关做法，之后再通过个人的主观意愿对档案信息进行处理。此类档案管理不仅失去了其应有的作用，同时还很难真正有效地将档案完全精确地展现出来，甚至有可能出现档案整理不全面或档案丢失错误等恶性情况。此类情况都有可能会为企业的长久发展埋下隐患。

3 建筑企业科技档案管理信息化建设的对策

3.1 运用现代信息技术手段提高科技档案收集与整理效率

在建筑企业科技档案信息管理化过程中企业的管理水平提升必须要依赖现代科学技术，充分地运用现代科学技术提高创新水平。如可采用磁盘或新型的感光材料作为企业档案处理的载体和介质，从而实现对档案的归纳管理。此外，还可充分利用网络化管理以及资源等各种共享技术提升电子化和信息化水平，充分运用计算机网络来实现对于档案信息的收录和整理工作。上述的现代科学技术的应用会提升企业对于档案信息的利用程度。

3.2 优化建筑企业科技档案归档流程与信息化管理制度

为了能够保证建筑企业的科技档案管理可满足企业发展的需要，就必须要对档案的管理机制进行完善和创新。从客观水平来说，很多建筑企业的管理部门还缺少对档案机制的建立和责任机制的确立，因此很难对档案管理人员形成强有力的约束。针对此情形，企业必须要创设和完善档案管理机制，采用多种方式对管理机制进行调节。首先企业应当明确档案管理责任制，确保人人都应承担应尽的责任和义务，从而提升档案管理水平。其次，科技档案管理还需设立科学的信息化管理流程，提升档案信息化管理的规范化。

3.3 提高建筑企业档案管理者的专业能力与业务水平

提升档案管理人员的综合素质是提高企业档案管理有效性的重要因素，只有具备较高素质和较强专业水平的档案管理人员才能够真正地推进企业档案的可持续发展管理。因此，作为建筑企业的档案管理领导人员，应当致力于提升管理人员的专业素质和专业水平，可定期开展专业水平学习活动以帮助企业员工提升自身专业素质。此外，企业还需定期安排管理人员外出学习，让他们积极学习各种先进的管理手段，开拓企业员工的事业，以此来提升企业员工的责任感和使命感。