刘春培 刘茜 陈慧 南梦洁

（1.中国南方电网有限责任公司超高压输电公司 广州 510663；2.华中师范大学信息管理学院 武汉 430079）

0 引言

工程项目档案是工程项目建设的重要组成部分，对于工程项目实施、完善与改扩建具有重要的凭证与参考价值。在长期的工程项目建设实践中，我国企业依据工程项目的周期及建设特色，形成了专门的工程项目档案管理办法[1]，针对工程项目档案的前期阶段、设计阶段、施工阶段和竣工阶段等环节提出了相应的档案管理要求。工程项目档案竣工验收即为竣工阶段中的关键内容，是工程项目档案建设的重要组成部分。早在2006年6月14日，国家档案局与国家发展和改革委员会就印发了《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号），强调“未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收”，指明了工程项目档案验收的重要地位，并对工程竣工验收工作提出了具体规定。竣工验收签证是工程项目档案竣工验收环节所产生的特有概念，指在工程完工后，由设计方、监理方、施工方和建设方四方代表经现场考察，检查工程建设和试运行情况，听取施工、监理、建设单位管理工作报告后开具的相关证明，是工程完工初检质量合格的凭证[2]，对于工程结算和工程验收具有重要价值。

档案签证的概念源于工程竣工验收签证。由于电网工程大多具有空间跨度大、建设周期长、参建单位多等特点，传统档案签证工作中纸质档案需在相关部门多次流转，办理流程繁琐。随着电子签名、时间戳等技术的发展以及电子文件法律效力的明确，通过互联网在线办理档案签证成为一种行之有效的解决途径。通过将物联网、大数据、人工智能等技术与档案签证相结合开展“签证智能化”建设，有助于规范签证行为、加快签证处理进度，推动验收工作的顺利开展，实现对工程项目的精细化管理。因此，本研究以中国南方电网有限公司超高压输电公司（以下称为“超高压公司”）乌东德电站送电广东广西特高压多端柔性直流示范工程（以下简称“昆柳龙直流工程”）为典型性案例，对签证智能化在电网工程项目档案中应用的可行性以及在试点过程中的应用情况予以阐述与分析，以期为同类电力工程项目档案签证实现智能化提供参考与借鉴。

1 概念梳理：基于档案签证的相关分析

“档案签证”概念是在借鉴“工程竣工验收签证”[3]的基础上提出的，也可称为“档案竣工签证”。工程竣工验收签证是在建工程完工后，提交审计方前的第一次完整的分部分项验收，也是工程完工初检质量合格的凭证。竣工验收是竣工结算的前提，建设方需对施工方报送的证明材料、审批文件以及技术资料进行初检并上交。建设工程竣工验收是一个动态过程，而竣工验收签证则是对该过程的一个确认证明。与工程签证[4]所界定的“按承发包合同约定，一般由承发包双方代表就施工过程中设计合同价款以外的责任事件所做的签认证明”不同，竣工验收签证不涉及工程变更事项，只是作为一种验收确认凭证。尽管工程签证和竣工验收签证为不同工程阶段的产物，在工程建设中侧重点有所不同，但二者均是对工程建设过程中实际情况的反映，均具有凭证作用。

档案签证是参建单位已完成建设单位招标文件及合同中规定的档案收集与整理任务后获得的书面签字确认凭证，该凭证的出具需要工程项目档案在完成内部验收、移交项目部审核后，由公司办公室验证、核实并盖章出具《竣工档案签证书》。档案签证涉及一系列流程，其核心成果——《竣工档案签证书》是档案自查、监理单位检查的关键依据，也是公司进行合同款支付的前提条件。

2 传统档案签证在电网建设项目档案管理中的应用及存在问题

超高压公司作为电网行业发展的典型性代表，其所承建的昆柳龙直流工程是世界首个特高压多端混合直流输电工程，也是目前南方电网输送容量最大、技术难度最大、工程投资最大的直流输电工程，对于电力行业发展具有重大科技示范效应。因此，以超高压公司作为典型性案例开展研究，探究其传统档案存在的问题及档案签证智能化的可行性，对同类企业开展档案签证工作具有重要的参考价值。

2.1 传统档案签证在电网建设项目档案管理中的应用分析

为有效监控工程项目档案的质量，昆柳龙直流工程采取了较为严谨、繁琐的签证步骤与流程，并贯彻主体责任制的原则要求，将责任落实到具体部门。超高压公司在《超高压输电公司电网建设项目档案业务指导书》和《乌东德电站送电广东广西特高压多端直流示范工程档案工作规划》中对档案签证的流程、办理材料进行了明确规定，要求职能部门在完成档案整改并向项目部移交档案后，收集、整合档案，编制相关档案签证表，并由办公室检查、接收档案，签发档案签证书（具体流程如图1所示）。超高压公司在管理规范中强调了档案签证具体的步骤、流程及相关签证文件的办理要求，要求参建单位在最终获得签证书之前，填写参建单位自检意见、监理单位验收意见、项目分部意见、项目部意见、运行单位意见及档案验收小组意见，并进行签字及盖章。由此，签证签发前，档案需要经历上述相关单位或部门的多次检查，且各单位检查的侧重点有所不同。参建单位档案自检为基础的全面性检查；监理单位检查重在审查档案是否真实、完整、准确；项目分部注重内部验收前后整改闭环文件的核查和双质对照的审查；各局和运行单位检查则侧重于分类的科学与系统性。在上述签证文件办理过程中，纸质档案在各单位间流转，并因负责人间断性外出、请假等情况，产生负责人签章盖章不及时等问题，因此降低了签证文件完成的效率，并增加了参建单位签证办理的时间与人力消耗。此外，在传统的档案签证管理模式中，签字和盖章均依赖于档案人员的手工操作，漏签、错签、代签现象时有发生，影响签证的真实性和完整性，无法很好地适应现代档案高效管理的目标要求。

图1 昆柳龙直流工程传统签证办理流程

2.2 传统档案签证在电网建设项目档案管理中存在的问题

作为工程项目活动中形成的重要凭证材料，档案签证在工程项目档案管理中具有较为广泛的应用，对工程项目档案管理质量控制体现出重要作用。根据《乌东德电站广东广西特高压多端直流示范工程档案工作规划》，工程项目档案经归档审查合格后，由办公室签发《竣工档案签证书》。各参建单位只有在完成档案签证流程后，才能获得合同尾款。通过将项目文件、收集、整理及归档纳入到参建单位责任制，实现了对工程项目文件全过程质量管理[5]。但在长期的实践应用中，传统档案签证产生了一系列的问题与难点。

2.2.1 签证资料真实性有待考证

签证资料真实性保障问题是电网工程项目档案管理中一大常见问题。尽管工程项目建设均有监理单位对工程质量、进度和投资进行控制，并对项目资料进行监督检查。但在实际工作中，仍存在着档案签证把关不严的问题，如未对工程项目资料的同步编制进行监督，未核实档案资料的真实性和可靠性，“先施工、后签证”等现象时有发生，导致签证资料无法真实、完整地反映工程建设的实际情况[6]。

2.2.2 签证资料完整性难以保障

作为工程项目建设活动中形成的原始记录，档案签证要求能够完整、全面地反映工程项目施工的全过程，以供日后查看利用。然而，在工程项目建设过程中，由于“重项目、轻档案”的观念影响，加之档案管理人员大多并未实施跟进各个项目，导致档案管理工作滞后于工程项目建设，许多项目档案未及时收集并进行归档，因此工程项目档案存在内容不完整、材料不齐全等问题[7]。此外，部分工程项目由于建设周期长，加之档案管理人员有所变动，未能严格落实档案工作交接，为工程项目档案签证的完整性带来一定的挑战。

2.2.3 签证资料规范性尚待提高

依据超高压公司制定的相关管理办法，一定程度上规范了档案签证工作的落实，然而由于涉及单位较多，加之档案管理人员重视不足，部分签证资料仍存在规范性差的问题。一是内容不规范，部分签证用词不准确、模棱两可，导致内容描述不够详尽，为后续流程带来困难[8]；二是书写不规范，部分重要材料用铅笔、纯蓝墨水等书写，与竣工资料归档要求不符[9]，有部分签证材料中存在随意涂改、字迹潦草等情况[10]；三是格式不规范，原始施工验收签证资料未按开工前统一规定的内容和格式所进行，导致资料格式不统一、不规范，不便统一装订组卷[11]。

3 签证智能化在电网建设项目档案管理中的应用探究

3.1 签证智能化在电网建设项目档案管理中的理论探究

超高压公司根据电网工程特点及已有电网建设项目档案信息化应用经验，结合工程项目档案签证管理中的薄弱环节，提出了“签证智能化”的概念。签证智能化是在信息化时代背景下，将传统档案签证与新兴技术相结合所衍生的重要概念，主要侧重于解决工程项目建设过程中竣工验收档案签证产生的办理流程繁琐等问题。相较于传统签证侧重于手工作业，档案签证智能化更加强调数字技术在档案签证中的应用。签证智能化主要是利用在线形式接收与管理签证申请，实现其流转和审核，它改变了传统的档案签证在“项目分部——项目部”“物流公司——项目部”“项目部——公司办公室”等各部门之间分层级递交及审核的形式（参考图1），由各单位通过在线形式发起签证申请，相关部门根据工程项目档案审核系统的结果决定是否同意申请、办理签字盖章手续，并向办理单位反馈成功签证的消息；若审核未通过，则反馈整改意见至相应责任方端口，再次修改后提交。签证智能化提高了工程项目档案验收效率，同时也避免了档案漏签、误签及错签所导致的人员往返递交材料等问题，节省了人力与时间成本。

3.2 签证智能化在电网建设项目档案管理中的可行性分析

3.2.1 政策法规建设为签证智能化提供依据

签证智能化实现了纸质签证的电子化管理，涉及到电子作业单的法律效力问题。2004年中华人民共和国第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议颁布了《中华人民共和国电子签名法》，明确了电子化数据可以作为法律认可的依据，为网络信任体系建设提供了法律基础。新修订的《中华人民共和国档案法》首次以法律的形式肯定了电子档案与纸质档案具有同等效力，为电子档案的发展提供依据。此外，超高压公司内部也提出了一系列制度政策，为签证智能化的实施提供了具体的参考，如《超高压输电公司电网建设项目档案业务指导书》等文件中明确提及关于签证智能化的相关规定及意见，为档案签证的发展提供指导。依据相关法律法规指示，利用在线签证平台实现业务的在线办理，有利于推动办公自动化、信息化建设，提高业务效率、降低人员成本，推动工程项目建设的发展。

3.2.2 信息技术成熟为签证智能化提供条件

互联网、数字签名、电子签章及自然语言处理[12]等技术的成熟，为签证智能化建设提供支持。档案签证智能化将传统的档案签证与电子化平台相结合，利用数字签名和电子签章技术开展签证业务的办理。随着PKI技术[13]的成熟及数字签名技术、电子签章技术的发展，实现了非对称加密算法的应用，强化了签证智能化中文件签署、签证申请表的办理的可靠性与可信性，管理人员可以利用有效电子签名查询签署办理人员，增加了利用智能化平台办理签证业务的认可度。再者，利用在线签证平台，档案管理人员可以实时进行查阅与监督，减少因档案材料在签证过程中流转所涉及的大量签字盖章造成的一系列问题，更好地实现工程项目档案的科学化管理及签证的智能化管理。

3.3 签证智能化在电网建设项目档案管理中的创新模式

传统环境下，业务人员需携带签证申请单与待审查档案至相关部门，层层办理签证手续，而签证智能化的实现，使签证办理流程实现了在线会签。根据图2所示的签证智能化办理流程，签证智能化平台等同于一个智能化的在线业务大厅，可以集中办理档案签证业务。各方授权人员可根据签证办理要求将需要审核的档案材料集中上传于档案审核系统，系统通过自动化接收程序接收文件并进行智能化审核。签证审核对签审页、报审表以及最终形成档案的完整性、真实性进行审查，其审核的结果将传输至对应的审核单位及部门接口，若审核通过各部门可直接签字盖章，并办理签证手续，完毕后将结果保存至本地数据库，并同时返回办理成功的签证给办理人员；若未通过，平台会提供相应的提示信息，审核单位可据此进行相应整改。

图2 昆柳龙直流工程签证智能化办理流程

签证智能化系统的设计主要包含业务申报、签证审批及平台管理三个部分。业务申报模块主要面向档案签证提交人员，具有签证申报业务、查看办理结果等功能。申请人通过注册账号、使用浏览器登录申报平台即可进行档案签证业务的申报。账号注册需要经过签证智能化平台与管理人员的审核；签证审批模块是档案签证是实现智能化的核心部分，可由签证智能化平台服务器、业务数据库、业务规则库组成，实现档案签证业务的智能审批功能。签证智能化平台服务器是整个平台的物理载体，也是整个平台的中枢。它是所有信息、数据、规则、结果的集散地。业务数据库的数据供签证智能化平台服务器调用，作为智能审核的重要决策依据。业务规则主要包括合理性规则、一致性规则，前者即申请信息应合乎常理，例如：申请人身份的合理性、填写文字的准确性等。后者即申请信息应与数据库内相应数据一致，例如：项目名称、设计单位、施工单位、监理单位等，这类信息通常不会变化。签证智能化平台管理人员可以对业务规则进行添加、删除、修改等操作；平台管理模块面向签证智能化平台管理人员，提供签证智能化平台管理、数据库管理、规则库管理等功能。平台管理人员需使用管理员授权的账号，登录管理平台进行授权范围内的操作。

签证智能化的亮点在于系统可直接从数据库系统调用档案审核结果，而不需要业务人员带着纸质档案奔走于各个部门进行审核；在线会签采用数字签名、电子签章技术，签章人员身份可以有效管控，能够有效地避免出错、作假等情况；全流程在线化办理，节省时间及人力，可以实现即时处理，极大地提高效率。

3.4 签证智能化在电网建设项目档案管理中的预期效益

3.4.1 明确签证主体，优化档案签证管理秩序

签证智能化通过在线签证平台，可明确竣工档案签证主体。在线签证平台可根据签证办理流程，对有关单位及部门审核人员进行授权，通过授权的部门、人员才能进入平台对档案资料进行审核并盖章，办理签证手续。在档案实践中，昆柳龙直流工程涉及签证办理的单位多、人员多、岗位多，签证确认权混乱，造成档案代签、漏签、错签现象严重，不仅给档案人员造成极大的工作负担，而且大大降低了归档文件的质量。因此，签证智能化通过授权明确审核签证办理人员身份，可有效规避他人代签、漏签、错签现象，使档案签证工作从无序走向有序，推进签证管理工作顺利进行。

3.4.2 集成档案系统，增强工程档案归档质量

根据《乌东德电站送电广东广西特高压多端直流示范工程档案工作规划》，竣工档案需项目分部、物流中心、项目部以及公司办公室层层审核、汇总、梳理完毕方能办理签证，而竣工档案数量繁多、类型多样，传统人工审核的方式不仅费时费力，而且案卷数量、内容质量均得不到有效保障。在此情境下，应用以机器学习、模式识别等人工智能技术为基础的档案智能审核功能将有效解决以上问题。签证智能化平台可与具备档案智能审核功能的系统建立接口，对通过审核的档案进行标记，这一过程保证了档案内容的完整性以及编制的规范性。平台在接收到签证申请后，仅需对签证各项信息进行审查，主要包括审查签审页、报审表是否正确、合理，并将其所附档案目录与档案审核系统进行匹配，查看是否通过档案审核系统审核，待结果传输返回对应的审核单位及部门接口后，根据审核结果，办理相应签证手续。签证智能化在竣工档案管理中的应用，在提高档案审核效率的同时，增强竣工档案的归档质量。

3.4.3 简化办理流程，提高相关人员工作效率

签证智能化是采用系统会签、盖电子章、电子签等方法，对档案审核流程采用系统智能化核对的处理方法，实现签证智能办理。昆柳龙直流工程项目档案的竣工签证步骤较为繁琐，各部门需要经历多次档案的流转和审核，不仅降低了签证办理的效率，并且也大大增加了时间与人力成本，无法很好地适应现代档案管理的效率要求。而签证智能化基于物联网、互联网、RFID、自动语言处理等技术，通过在线签证平台，能够实现自动接收、智能审核等功能。一方面，所有流程都可实现网上办理，相关人员可通过在线方式上传需要办理的文件，文件经相关负责人在线审批以后，审核人员可在线使用电子签证进行签字、盖章，提升文件流转效率，处理完毕的文件可及时归档，无需纸质打印寄送，提升后期归档管理效率。另一方面，签证办理人员可及时接收到已签字、盖章文件，免去文件打印、寄送时间，缩短了文件流转周期，提升工程项目档案归档效率。

4 结语

本研究探究了签证智能化在当前政策与技术背景下的可行性、创新性与突破性。依据签证智能化平台进行档案签证的申请、审批与签发，不仅能够有效提升签证审批的效率，也为工程项目档案的精细化管理提供了有效途径。签证智能化平台在最终推广应用前需要经过试点验证、评估等一系列过程，以探索签证智能化平台应用效果与存在问题，为进一步优化平台功能，扩大应用范围奠定基础。相信随着人工智能、物联网、电子签章等技术的大力发展，相关法律法规及企业规章制度不断健全，签证智能化将不断完善与进步，从而有效克服当前竣工档案办理的问题，更好地促进工程项目档案管理的规范化与智能化。