赵鑫强 李颖

（河北大学管理学院 保定 071002）

2016年7月，中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发了《国家信息化发展战略纲要》，并指出要以信息化推动现代化为主线，以网络强国为目标。党的十九届五中全会也提出要“基本实现新型工业化、信息化、城镇化、现代农业化，建成现代化经济体系”作为目标之一。作为愈加重要的要素市场之一，数据和信息也越来越受到党和国家的重视，研究者也在不断思考怎样更好地发挥数据与信息的价值为国家相关政策和经济社会发展服务。

在智库发展和建设的过程中，数据、信息和知识对其的支持是十分重要的。而档案信息资源作为在社会实践活动直接形成的原始记录，其中也蕴藏着在组织内部形成的显性知识。本文在分析档案知识管理与档案资源对智库发展的作用的基础上，阐述了智库建设视角下的政府档案知识管理系统的内容，同时对该系统建设中所需的关键条件做了分析，以期利用档案信息资源推动智库建设和国家发展，更好地实现档案的价值。

1 相关文献综述

2000年以来，档案学界开始关注到知识管理的相关内容并开展了相关研究，并且逐渐形成了“档案知识管理”的新研究方向。在利用档案知识管理服务政府决策方面，张斌、魏扣和郝琦三人的研究较为突出。他们以档案价值理论、知识管理理念、行为决策理论和人工智能科学四种理论为基础，从理论层面研究了面向决策的档案知识库构建；[1]从政府决策对档案知识库的内容、功能和性能三个方面展开分析，充分地了解了政府对于档案知识库的需求；[2]并且提出了基于档案知识库的档案知识服务模型，并认为档案知识库提供档案知识服务的关键在于档案知识检索。[3]从已有研究中，尤其是档案知识管理支持政府决策的相关研究中，不难发现多数观点认为档案知识管理的成果可以直接提供给政府进行决策。但档案中的知识并不能直接作为决策被政府所用，而要通过一定的过程转化为政府所需要的决策内容。因此，档案部门通过知识管理所获取的显性知识不仅仅可以直接向政府提供相关知识参与到政府决策中，还可以通过智库将知识转化为政府可直接利用的策略，这将促进政府效率的提高和档案资政作用的充分发挥。

2 智库建设视角下进行档案知识管理的作用

政务档案作为政府及其相关组织在开展相关活动和事务处理过程中直接形成的原始记录，其对于政府决策具有资政作用。而政府和档案部门想要更好地发挥档案资政作用，仅仅依靠检索的方式从海量的档案信息中搜寻出政府所需的档案信息是不够的，还应对档案信息进行进一步加工，将档案资源的显性知识进行深度地提取和总结，向政府进行提供，这样才能更好地满足政府的决策需要。随着“大数据”这个概念的普及和相关研究的不断深入，传统DIKW金字塔模型也受到了冲击，数据也可以直接摆脱信息直接成为知识或者智慧，[4]也就是说，数据、信息与知识之间的关系已经不再是由数据转化信息，再由信息转化知识的单向关系，而转变为在此基础上，再加上数据直接转化为知识的三角关系，而知识由数据直接转化而来的新渠道实际上提高了相关知识产生的数量和效率，而政府需要的知识相对较多，必然要对这些知识以及反应知识具体内容的数据和信息进行有效地管理，这样才能更好地为政府智库的建设提供信息资源方面的支持，帮助政府进行决策。

根据美国宾夕法尼亚大学“智库研究项目”（TTCSP）研究编写的《全球智库报告2019》，我国智库数量已达507家，世界排名第三，并且有多家智库入选全球顶级智库；与此同时，有27家智库位列 “亚洲大国（中国、印度、日本、韩国）智库百强榜单”，[5]我国智库建设及其相关研究的质量和效率也在不断提升。政府智库主要功能之一就是针对国家和政府在进行国家治理的过程中所面临的复杂问题提出相应的对策和解决方案。而智库在开展对策和方案研究时，也必然需要相关知识的支持。档案中的信息以及其中所蕴含的知识对于智库的建设和发展具有重要的作用。因此，政府档案及其信息资源，通过进一步地总结上升为档案知识管理系统中的知识，以此支持智库研究，将更加有效地为智库和政府提供资源支持并最大程度上发挥出档案的资政作用。

档案知识管理系统和智库建设实际上存在着一种互为基础的关系。首先，政府档案作为一种重要的的信息资源，在智库开展各方面政策研究的过程中将发挥着十分重要的作用。但政府档案中的信息往往是一种原生信息，信息粒度往往较粗，这对于深入利用档案中的信息形成了一定阻碍。通过档案知识管理系统，将政府信息进一步细化，深入开发已有政府档案信息，不仅可以为政府的决策直接提供智力支持，也能够进一步转化为智库研究的基础。其次，智库在开展相关政府政策等研究的过程中，必然会产生相关的研究成果和知识，而这些知识和成果也和档案知识管理系统中的信息密切相关。将智库中根据政府档案或者和政府政策有关的研究成果和知识汇集到档案知识管理系统中，有助于进一步丰富档案知识管理系统中的内容，更好地为政府决策和智库发展提供更加丰富的信息。正是这种互为基础的关系，使得档案知识管理在政府智库建设中发挥着其他信息所不具有且不可替代的作用。

3 智库建设视角下的政府档案知识管理系统的构建

档案机构在政府决策过程中具有优势，这主要是因为档案机构占有着大量政府在行政过程中所产生的档案。[6]而要使得政务档案与知识顺利进入智库中，档案部门必然需要建立起一套可以高效运行的系统，既可以快速地总结档案中已有的知识，又可以方便地向智库提供相关信息。因此，笔者采用文献调研法和网络调研法，在对相关研究和已有知识管理系统进行总结的基础上，结合档案管理的思想，认为智库建设视角下的政府档案知识管理系统应当包含四个子系统，即档案资源采集系统、档案资源筛选系统、档案知识存储系统和档案知识服务系统。具体如图1所示，图中的箭头代表了信息流转的过程，其中空心箭头代表由外部进入系统内的知识和信息。

图1 智库建设视角下的政府档案知识管理系统

3.1 档案资源采集系统

档案资源采集系统主要是将档案管理机构内已经形成的档案进行有效收集的系统，主要包括收集与采集、鉴定与归档、可编性加工和标引存储。

档案资源采集系统所采集的信息不仅仅包括政府在开展政务活动中所形成的各种公文，还包括既往智库在研究过程中所形成的各种文件。这主要是因为作为支撑智库开展研究的档案知识管理系统，其采集系统不仅需要收集智库在研究过程中所需要的相关信息和数据，还应该积极保管智库在研究过程中产生的过程性信息，这既是对智库研究过程的记录和保存，又是对研究过程中所体现出的经验和知识的存储。政府档案信息可以直接对接办公自动化系统、智库科研成果登记系统等系统，档案资源采集系统可直接进入这些系统收集和采集其中的档案信息。并且数字化后形成的档案信息，也应该纳入到该系统中，因此，档案资源采集系统需要直接对接档案数字化数据所在的数据库。在采集过程中涉及的信息格式应该参见已有相关标准和规定，应当在以保证造个系统中方便采集档案信息的基础上，维护档案信息的长期可读可用。

对进入系统的文件和信息而言，在经过鉴定和归档操作后，系统还需对信息所处的状态进行一定的识别，判断是否要对信息的可编性进行进一步地加工。我国信息化相关建设已经开展多年，其本质是一个将档案信息从模拟态转换为数字态的过程。[7]而为了在后续系统运行的过程中能够对档案信息和数据进行更好地开发，系统还需要对这些信息和数据进行进一步处理，使他们在可读的基础上能被系统编辑，这样才可以更好地挖掘出档案信息和数据中深层次的价值。因此，在资源采集阶段有必要将档案信息和数据全部转变为系统可以直接编辑和识别的格式，这也为日后对其中信息的开发和知识的总结提供了基础。

经过鉴定与归档和数据转换，采集系统还需要对现有的信息进行标引和存储。对于档案信息的标引，不仅仅可以使得利用者在利用档案信息和相关数据时可以快速地找到所需要的数据，而且能够在后续信息的处理过程中追根溯源。在智库进行决策研究的过程中，不仅仅需要相关知识的支撑，还需要既往形成的数据的支持。在将数据和信息转化为知识的过程中，系统需要对这些档案数据和信息进行有效分析。在后续研究的过程中，如果需要追踪源头，则可以方便利用查找。

3.2 档案资源筛选系统

档案资源筛选系统主要是在对已经收集和存储上来的档案信息和数据进行开放审核和鉴定的基础上，将可以开放的档案信息和数据通过办公系统、网站、政府信息公开平台、政府数据开放平台等内外部系统进行开放，并鼓励用户对已经开放的档案进行创新，并通过对这些档案使用情况的分析，将用户更为关注的和具有创新价值的信息从庞杂的档案资源中筛选出来。这一系统主要包括开放鉴定和审核、价值判定、利用调查和筛选。

随着信息时代地到来，档案信息的体量也不断增大，如果将所有的档案信息都转化为知识不仅仅需要技术，更需要时间。而在这一过程中，许多相对重要的问题很可能会被延误，因此确定一个有效的方式对这些档案信息进行筛选是有必要的。并且系统可以鼓励用户利用相关信息进行创新，这样可以在发挥档案信息和数据价值的同时，为档案内知识的总结提供思路和方向。筛选条件主要从两方面考虑。首先从格式上考虑，将不利于信息后续处理和信息长久保存的数据筛选出去，以保障后续档案信息处理的顺畅。其次从保密角度上看，将涉及不应向社会公开和保密的档案信息利用语义分析的方式筛选出去，以保证档案信息内容的安全。

档案资源筛选系统首先可以保证档案信息和数据的开放。档案存储到档案的利用首先要保证被利用的档案信息和数据是可以向用户开放的。而作为需要通过档案利用情况来对档案资源进行筛选进而总结出其中蕴含的知识的系统来说是十分重要的，因为只有将不涉及国家秘密并可以向社会开放的档案信息和数据进行分析和总结，才可以在保证国家和社会安全的前提下最大程度地发挥出档案知识对智库建设的作用。档案资源筛选系统其次可以利用适当的方法和技术手段对档案信息和数据进行筛选。档案信息和数据的筛选直接关系到后续对档案知识的效率和质量，因此高效地确定档案信息的价值和重要程度十分重要。如今，信息分析技术日益成熟，在学术研究过程中，也不断采用相关的技术手段对数据进行分析，从而确定研究重点和热点。在档案信息和数据利用情况的分析中同样可以采取这样的方式，将人们所关注的重点内容和热点信息及时筛选出来，有助于解决政府所急需解决的相关问题。

3.3 档案知识存储系统

档案知识存储系统主要是通过对已经筛选上来的档案信息和数据进行进一步的分析与总结，对其中的知识进行提炼，并结合相关的外部知识，不断完善知识内容并将其保存起来的系统，主要包括对档案信息和数据的分析、总结与提炼，对外部知识的筛选，以及对所有知识的标引与存储。

档案知识存储系统首先应该不断丰富政府的内部知识。政府的内部知识包含了对档案资源中所记载的工作经验的总结，对于这部分的挖掘主要依赖于相关技术对现有档案信息和数据的挖掘。对于这些档案信息和数据的分析主要是从定性和定量两个角度开展。对于定性分析来说，系统主要针对的是现有信息对于同一问题或者相似问题政府在解决的过程中提出有关做法。对于其中相似的部分进行提炼并将其上升为知识；而对于存在差异的地方进行原因分析，并对同一问题在不同情况下的解决策略进行总结。而定性分析来主要是针对政府档案中所表现出的具有统计学意义的数字来说的。系统可以利用SPSS、MATLAB、SmartPLS等软件对政府档案中反映国家发展情况或者某类事务发生的次数和程度的相关数据进行分析后得出相关规律，并在标引后存储在系统之中。

档案知识存储系统还应当结合现今和内部知识相关或者有联系的外部知识，这样才能更加完善政府档案知识管理对智库相关研究的支持。对于外部知识的引入，系统会根据已有的内部知识对相关的外部知识进行筛选。筛选应该以利于后续的知识服务为主要原则，实时地将已有的相关研究成果和文献等纳入到系统之中，并将智库研究过程中产生的相关研究成果纳入到整个知识管理系统。这些外部知识不仅反映出现今研究的最新成果，而且可以有效地对内部知识进行补充，使得档案知识管理可以在智库中提供更加系统和完整的知识。并且档案知识存储系统应当将内外部知识有效地结合起来，并通过标引将他们有效地组织起来。

3.4 档案知识服务系统

档案知识服务系统是智库建设视角下的政府档案知识管理系统的最终环节，也是档案信息和数据得以发挥其价值的最重要的环节。在这一系统中，由档案信息和数据总结提炼出来的知识可以更好地提供给智库利用，并且可以通过对政府和智库内的研究人员利用信息的类型、数量以及政府对档案知识利用的需求，对档案知识产品的内容进行补充和更新。

首先，系统可以通过档案知识存储系统中存储的相关知识开发相关的知识产品，比如知识门户、知识库、知识图谱等。并且这些知识产品中的内容会根据档案知识存储系统中的内容而进行实时或者定期的更新。这样的更新既是对现有知识的不断更新，又是知识产品的自我完善，为智库开展相关研究提供最新知识成果。

其次，系统还可以通过对知识产品中智库机构使用知识的情况进行获取。通过对这些信息的分析，系统可以得出某一时期，政府和智库内的研究人员对于政府档案知识管理系统内某一类知识的利用频率。这种系统自主的分析可以帮助系统维护人员抓住政府在某一段时间内关注的问题，并通过加强某类档案信息和知识的收集与提供等方式，不断满足政府和智库机构在研究过程中的需要。与此同时，系统维护人员会定期向政府和智库研究机构的工作人员进行调查，这样可以在更加深入地了解政府和智库对知识产品需要的同时，不断完善系统内信息和知识的内容，提高知识产品的用户友好性，使得智库在开展各项研究的过程中可以高效地获取其所需要的信息和知识。

4 智库建设视角下的政府档案知识管理系统实现的关键点

4.1 信息和数据资源建设

智库建设视角下的政府档案知识管理系统的构建需要大量各类的信息和数据资源作为支撑。只有在丰富的信息和数据资源的基础上，系统才能够更加全面地分析档案中所记录的问题并能更好地提炼和总结档案中的内部知识。智库建设视角下的政府档案知识管理系统是以信息和数据资源为基础的，其中政务信息和数据较为重要。随着相关法律法规的不断完善，在政府政务活动中形成的相关信息、文件和档案的开放力度将逐步变大。根据2020年上半年发布的《中国地方政府数据开放报告》显示，截至 2020年 4 月底，我国已有 130 个省级、副省级和地级政府上线了数据开放平台，我国各级政府线上数据开放平台建设速度较快。[8]因此，从现有的情况看，随着我国政务信息和数据公开的不断发展，政府档案知识管理系统可以拥有稳定的数据来源，能够为智库提供丰富的知识资源。

4.2 信息技术的利用

在全球化的背景下，随着知识经济的发展和信息时代的到来，国家与国家之间的竞争已经不再局限在政治、经济、军事等“硬实力”上，对于以知识、思想、文化为主要内容的“软实力”的竞争也愈加激烈。[9]在对于信息的管理上，用于管理和处理这些信息的相关信息技术发挥着十分重要的作用。档案作为一种重要的信息源，通过运用高效的信息技术，不仅仅可以实现对档案信息的有效保存利用，对于其中知识和信息的提取和有效利用也具有十分重要的实际意义。在系统运行的过程中，信息技术对其提供了强有力的支持，对促进档案信息和数据向档案知识转变和档案知识为智库开展研究提供高效地服务具有重要意义。在智库建设视角下的政府档案知识管理系统各子系统的运行中，通过大数据技术、数据分析技术和区块链技术等技术手段促进系统内信息和数据的采集、分析、组织的高效运行，为智库开展研究提供强有力的基础。

4.3 相关规范的制定和完善

智库建设视角下的政府档案知识管理系统的运行除了需要依靠一定的信息技术以实现各子系统和系统建设的目标外，还需要通过制定一定的规范对系统运行和维护的过程和可能出现的问题进行规范，这为整个系统的运行提供了有效地保障，这些规范除了要能保证整个系统的安全运行，还要符合智库建设的相关需要。随着2015年《关于加强中国特色新型智库建设的意见》的发布，多地就智库建设管理提出了相应要求，比如2019年浙江省颁布的《浙江省新型智库建设管理办法（试行）》中就对智库建设的总体要求、任务、组织管理、成果管理和评估提出具体要求。现今，除了各级地方政府，国家部委、高校、科研院所也都制定了自己的智库建设管理办法，这些文件为中国特色智库的建设提供了强有力的指导。而以服务政府智库建设为目的的政府档案知识管理系统也要在充分领会相关要求的基础上进一步制定本系统的建设方案，以更好地支持政府智库的建设与管理工作。与此同时，在构建系统的过程中应当打通智库和档案知识管理系统获取政府档案的政策壁垒，以政策的形成明确智库和档案知识管理系统获取政府档案的合理性、合法性和合规性，为后续建设提供便利。

4.4 人才队伍的建设

智库建设视角下的政府档案知识管理系统不仅仅是数据、信息和知识的系统，同样也是人才所建立的系统。无论是系统的建设，还是系统的维护，都需要相关人才予以支持。对于该系统的建设，首先需要档案学相关人才的参与。冯惠玲教授就曾指出，随着档案工作由档案的实体向电子档案转变，档案人员的工作重心也需要由实体管理向信息管理和知识管理转变。[10]因此，在系统构建的过程中，档案人才除了需要在档案信息收集和存储阶段发挥其应有的作用，还需要在信息和知识的利用阶段进行干预，更好地发挥档案的价值。对于该系统的建设，其次还需要其他相关人才的参与。系统的构建和维护并不是单一专业人才就可以完成的，而是需要一些相关的各专业人才共同努力才能得以实现的。因此，政务档案知识管理系统的建设还需要不断吸纳相关人才的参与，才能不断完善系统的构建和维护。

5 总结

虽然我国智库各方面的发展水平在不断提高，但我国智库的国际影响力仍然较低，相较于现今的实践发展和决策需求来说仍相对落后[11]，因此，现今智库提供的服务与决策活动的需求之间存在较大的矛盾[12]。通过档案，尤其是利用在政务活动中形成的档案构建的档案知识管理系统，在最大化发挥出档案所具有的价值的同时，可以更好地为智库开展相关研究提供更为有效地知识，从而使得智库在为政府服务中能够更好地满足用户地需要；在更好地发挥智库功能的同时，完善智库建设。

诚如相关研究所指出的那样，在开展与政府相关的研究过程中，需要了解政府在开展决策活动时所经历的过程、决策的类型和范围等。[13]本文所构建的智库建设视角下的政府档案知识管理系统虽然大体上形成了从档案信息、数据的收集、筛选、保管及知识开发、服务的整个流程，但在结合政府决策特点的上还稍显不足。因此，后续的研究应该进一步在政府决策特点和智库开展决策研究特点的背景下，探讨系统构建的有关细节，以期想成一套完整的理论体系，更好地指导实践的发展。