李媛

摘 要：企业档案管理是服务员工和社会、承担历史传承任务的一项重要工作，分析了企业在档案数字化转型过程中所面临的实际问题，并提出了明确档案管理发展方向、完善基础管理设施、健全数字化制度等措施建议，以期为真正地实现企业档案工作数字化转型提供参考。

关键词：档案管理;数字化转型;管理制度;管理方向

引言

企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，与企业的生产、经营活动密切相关。企业通过档案管理工作将各职能活动中产生的大量文件进行系统地整理和归档，并通过提供利用为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。因此，企业必须加快推动档案工作由传统模式向数字化方向转型升级，促进企业经济价值和社会价值的提升，保持良好的竞争优势，以实现更大的经济效益，为数字化企业的生产经营活动提供良好的支撑和保障，促进企业经营活动的可持续发展。

1 档案数字化的特征及其必要性

信息技术的高速发展，为现代企业带来新的工作模式，加快了企业工作方式及内容等方面的创新步伐，档案管理逐渐成为企业推行全面数字化经营的关键领域，要求企业加速档案管理工作模式的转型升级，充分利用数字化经营模式和工作理念，提升企业档案工作质量和水平。企业档案信息数字化管理具有明显的进步性特征，是企业进行社会化经营的必要手段，在现代企业管理档案管理工作中，相较传统档案管理模式具备极大的应用优势，有效节省了企业档案管理库存空间，提高档案信息管理与查询效率，便于信息的储存、更新与处理，为企业档案数据信息共享提供便利条件。此外，企业推动档案管理工作数字化转型，进一步增强了企业档案的动态性和实时性，便于档案信息加工与整理，提高档案信息交流与传输的安全性和可靠性，在档案管理工作中应用最为广泛。企业在开展生产经营活动期间，会出现大量档案信息，给企业档案管理人员带来巨大的工作压力。为此，企业借助现代化技术手段，打造数字化档案信息库，完成档案数据信息的在线归档、更新、调阅与管理，提升企业档案管理工作效率和质量，减轻档案管理人员工作负担，更新档案储存和管理模式，提高档案管理的准度和精度，推动企业向更深层次的数字化方向转型升级，进而提升企业的综合竞争实力。

2 企业档案管理研究现状

2.1 档案制度建设

法治化程度不够党的十八大以来，习近平总书记围绕依法治国作了一系列重要论述，其中强调任何工作都应遵循依法治国这一方略，企业档案工作也不例外，应依法治档，促进企业档案工作的发展。目前，很多企业的档案制度没有成体系，虽然部分企业已经制定了相关的档案管理制度， 但是还远远不能覆盖企业档案的“收、管、存、用”四大环节。如果不能对企业档案工作实行全过程的管控，就会在一定程度上影响企业档案管理的质量和效率。与此同时，新技术的快速发展和企业信息化建设的深入推进，促使档案管理的内涵、流程和方法等也发生了一定的变化，传统的档案管理制度已不适应企业档案工作转型发展的需要，企业应对现有的档案管理制度体系进行改革与完善[1]。

2.2 档案资源收集不够“全、快、广”

针对企业改革中的档案工作，国家档案局很早就提出所有的档案资源应收尽收、应归尽归的要求。企业的档案资源是做好企业档案工作的基本前提，也是逐步提升档案质量的关键因素。目前，很多企业在发展过程中忽视了电子文件的诸多信息的收集和存储，例如：流程、结构、数据等重要信息，偏向于收集纸质文件、仅靠OA系统做出的相关电子文件等，往往导致很多不同类型的档案资源被遗漏，没有能够完整收集。同时，企业不能及时对改革过程中和新业态发展中产生的重要文件材料信息进行研究，也不能对信息系统和网络环境中存储的有效信息进行收集，企业收集范围缺乏广度，亟需研究怎样全面、广泛且快速地收集有价值的档案信息资源。

2.3 档案资源无法保证长期保存

在当前的大数据时代，企业数据更新频率高，同时数据量也在不断增长。很多企业因为业务信息发展快，产生的数据量大，导致数据长期保存存在问题，使企业信息建设的可持续发展存在困难。一些企业档案利用手段落后，基本以纸质案卷为主，在企业中纸质档案的异地备份始终是一个难题。同时，带有数字信息的电子档案管理的难题更多，如大量数据的存储使得存储系统必须满足分布式和扩展性要求;新型档案载体格式需要解决企业的流媒体档案和企业的三维电子文件等长期保存问题;还有海量档案数据的高速存储能力、企业档案数据高质量存储的能力、企业数据再利用时的恢复能力等等，但是目前很多企业档案资源的长期保存的安全化程度远远达不到标准要求[2]。

3 企业档案工作转型升级的措施

3.1 明确档案管理数字化定位

企业档案管理工作由传统管理模式向数字化管理模式转变，是灵活应用现代科学技术手段的集中体现，更是企业由传统管理方式向现代化管理进行变革的缩影。企业要立足实践，坚持从实际出发，在数字化浪潮中， 时刻保持清醒的认知，逐步明确档案管理数字化定位，实现对企业管理模式转型方向的精准定位。企业不仅要关注数字技术对企业档案工作数字化转型的促进和推动作用，还要灵活应用现代化技术，对企业档案管理模式和业务组织形式进行优化与重构，在提升档案管理效率和质量的基础上， 推动档案管理工作转型升级，从而为企业创造更高的生产价值。企业要深入挖掘数字化技术的应用资源，为企业未来发展制定明确的数字化发展战略规划，推动企业档案管理向系统化、规范化、制度化方向发展，进而打造具有现代意识的企业管理体系，实现档案资源、业务流程、管控模式、产品服务等工作内容及工作模式的高度统一。

3.2 紧抓档案信息化建设

实现档案智慧化管理在企业档案工作中，最终的目的是实现档案智慧化管理。基于此，企业需要考虑两个重点问题：第一，要不断地挖掘企业档案工作是如何与标准规范、法规政策等方面进行对接的;第二，如何统筹将企业档案管理工作的全过程融入企业管理、服务、数字化设计等因素。伴随着智慧企业建设的深入推进，企业要借助新技术加快推进企业档案工作的轉型升级，通过创新档案管理手段、内容和方法，实现档案管理从手工操向信息化智能化操作转化，从保管纸质档案向保管电子档案转变，从档案资源分散利用向联网在线共享转变，分层地实现档案智慧化管理。打破传统思维，贯彻前端控制思想。

3.3 打破“重管轻用”模式，重视档案开发利用

传统的档案管理主要保管以纸张为主要载体的信息，它的利用模式必然围绕纸质档案和实体档案开展，从而形成了“重管轻用”的模式，往往把利用者放在次要位置，而档案管理的最终目的是为了发挥档案的作用， 档案的作用是在对其利用的工作中得以实现的。在企业数字化转型发展的今天，档案利用愈发普遍。

因此档案管理转型发展必须重视档案的开发利用，档案管理人员应与档案利用者以及经常利用档案的部门加强联系，档案管理部门定期组织档案利用者对不同载体的档案利用成果及其利用方式等档案服务进行交流， 关注档案利用者的使用需求，重视对档案利用信息的反馈，根据利用者的反馈信息更好地对企业档案信息进行开发，满足数字化企业生产、经营活动的档案服务需求[3]。

3.4 改变固有档案服务方式

采用多种方式提供档案利用存贮在企业档案中的信息，内容广泛、门类众多，仅仅等企业人员主动到档案部门查档案，会极大地限制企业档案价值的发挥。企业档案工作者应当改变过去“看摊守业”“你查我看” 的服务方式，对库存档案信息资源进行系统的深加工，采用信息化管理手段，将这些加工好的档案信息材料及时、准确地通过线上推送到企业档案需求者手中。对于线上利用，主要是针对可以开放的非密级性电子档案或

3.5 人才保证：培养适应大数据信息化的档案管理人才

相对于传统纸质化为主的档案管理，在大数据时代信息化的企业档案工作需要一批具有现代化电子信息采集、管理、加工技能的复合型档案人才。对于大数据时代的档案管理人才，他们的主要职能不是信息的采集或将纸质档案信息化，而是需要具备敏锐的信息意识，能够挖掘档案信息中的价值，不断开发个性化的档案服务。要想培养适应大数据信息化的档案管理人才，建议从两个方面着手：一是改革我国高校档案人才培养模式， 增加互联网、大数据、新媒体等一系列前沿的新课程，着重培养学生对电子档案资源的整理加工、价值挖掘、智能检索和查询、预测决策等能力， 还要考虑未来发展趋势，培养一批懂得社会媒体处理、档案智能化开发与服务的人才。考虑到企业档案管理转型升级的艰巨任务，要注重培养学生的实践技能，而不是单一的理论灌输。二是加强企业档案工作者的技能培训。目前，在企业工作的档案工作人员都是按照传统要求培养的，他们适应的也是传统的档案管理模式。针对这一庞大的群体，建议企业联合相关组织开展培训，并在档案信息化建设中边培训边实践，将档案大数据技术融于知识服务中，让数字档案馆真正成为服务公众的档案馆。

3.6 重视数字化管理意识与技术培训

在数字化时代背景下，要求档案管理相关人员对现代科学技术有较强的应用意识和能力。因此，在开展档案管理工作过程中，要引导相关部门工作人员树立档案信息管理资源数字化转型意识，转变档案管理观念， 逐步深化档案信息数字化管理技术的应用观念，开创新型企业档案管理模式，加大资金、技术、人才的投入，不断优化档案数字化管理资源配置结构，通过创建在线管理档案的方式，对企业档案数据信息进行录入操作， 便于后续的档案在线查询、归档、更新操作。企业在推行档案数字化管理模式时，不仅要注重管理模式的创新，还要对档案信息进行实时更新与检验，确保档案信息管理的时效性与真实性，充分利用在线数字化管理技术，对档案管理涉及的信息资源进行深入挖掘与开发，打造现代化档案在线管理体系，优化档案管理资源利用结构，确保企业档案信息管理工作在标准数字化模式下运行，推动企业服务管理向网络化方向发展，提升企业档案管理质量和水平。除此之外，企业要重视对档案管理工作人员的培养与教育，以现代化科学技术为背景，向档案管理人员宣传数字化经济的发展趋势，加大对专业对口、技术素質强的管理人才的培养力度，引导档案管理人员将专业知识与网络科学技术相结合，全面提高企业档案管理人员技术应用能力，为推行数字化管理模式提供人才保障。

4 结束语

在企业数字化转型发展的大环境下，档案管理工作只有与时俱进， 改变传统管理模式，树立全员档案意识，贯彻前端控制思想，对文件的形成、积累、整理、归档实施全过程管理，通过重视档案信息资源的开发利用，满足企业档案利用服务的需求，只有这样才能适应新时代企业不断发展的需求。在挑战与机遇并存的环境下，企业档案工作要善于抓住每一个机遇，深入合理应用新技术，实现企业信息资源的全收集，实现企业档案管理的法治化和智慧化。

参考文献：

[1] 档案工作理论与实务读本[M].内部资料，2020.

[2] 郑潇.中央企业数字档案馆建设与发展[M].中国经济出版社，2019.

[3]方云虎.企业档案信息化建设理论与实践[M].中国文史出版社，2019.