崔娜

摘 要：人力资源直接关系着单位的运行与发展，同时对培养和发展人才有着决定性作用，干部的档案管理是人力资源管理的重要部分。在干部人事档案管理工作中，有许多问题亟待解决，只有合理解决这些问题，才能使档案管理工作效率得到有效提升。

关键词：干部人事;档案管理;人力资源;工作优化

引言：干部人事档案管理工作是档案管理工作的重要组成部分，上级有关部门对干部人事档案管理提出了更高要求，干部人事档案管理信息化、现代化和规范化，越来越得到档案管理部门的重视。在新时代，有关部门应明确干部人事档案管理工作的特殊性和重要性，更好地推进干部人事档案管理工作。

1 人事档案在人力资源管理中的重要意义

人事档案资料具有完整性、真实性、可靠性、机密性等特性，是档案管理工作的核心，只有具有这些特性的档案资料才能为单位或部门提供科学可靠的决策依据。伪造、涂改档案资料的现象近年来屡屡被曝光，在社会上造成恶劣的影响，这些现象反映了当前档案管理工作中存在一定的安全漏洞。实施档案数字信息化管理，设置查阅档案的审批权限范围，系统日志查询自动记录每一次查阅档案资料操作过程，个人档案信息内容的更改和操作的具体日期在系统日志上留有详细记录，从源头上杜绝了档案资料在整理、归档、收集、转出等环节中出现人为的伪造、涂改档案现象，确保了人事档案资料的安全。一方面，人事档案是对个人身份、学历、经历、能力、薪资水平政治面貌、思想品德、健康状况及社会关系等情形的原始记录，它是在人力资源管理工作中产生的和经人力资源管理相应部门认可的材料，是对一个人人生经历动态的、全面的、综合的和客观的记录。因此，在人力资源管理部门选拔任用人才时，通过它能对相应人员有一个综合、全面和客观的认识和了解，有利于人力资源管理部门合理选人、用人，构建用人单位良好的人才体系，为人力资源管理提供重要依据。另一方面，也为人力资源管理部门在用人的过程中提供监督作用，及时对人力资源管理部门和其使用和服务对象做出警告和风险提示，为人力资源管理部门规避不必要的法律纠纷和风险，为选人和用人单位提供重要的资政和凭证作用。

2 人力资源视域下干部人事档案管理工作存在的问题

2.1 人事档案利用率不高

干部人事档案材料普遍“厚古薄今”，所存的旧材料较多，新材料的补充速度较慢、内容较少，反映干部个人信息、家庭管理的内容偏多，针对近期业绩、个人特长等的内容较少，难以客观全面地反映干部的现实面貌。另外，干部人事档案整体的利用效率偏低，除了公务员、事业单位考试政审、职称评审、办理退休、撰写悼词等需要查阅档案相关资料，平时很少用到档案，即便是干部调动和提拔有的单位也跳过查阅干部档案这一流程直接调档和提拔，干部人事档案未得到充分利用。

2.2 人員素质参差不齐

目前很多企业人事档案管理人员素质参差不齐。首先，人事档案管理人员上岗前，企业没有考量其胜任能力，也未进行专业培训和指导，使他们对其工作职责认知模糊，对档案管理工作敷衍了事。其次，很多企业人事档案管理人员身兼数职，既无时间和精力投入到人事档案管理工作中， 也无闲暇学习专业的档案管理知识。他们只应付基本的档案工作，如及时转递、归档材料等，根本谈不上对专业性内容，如信息审核认定、真假辨别等的学习和整理，更不可能利用和开发信息化技术进行人事档案管理。

2.3 管理方法不够科学

管理档案非常复杂，同时又很琐碎，这就需要利用较高水平的现代化科技手段来操作和管理，否则管理效率会大打折扣，时间不允许。干部人事档案管理极为复杂，这是由其工作性质本身所决定的，如果只是粗糙地管理，采用方法不科学，就会导致问题产生，比如档案内容不完整，或已经保存的档案不清晰等问题。除此之外，对于档案材料，只是审查了其中一部分，而忽视了对其他部分的审查，就会应影响其真实性，同时，导致人事部门无法全面认识参与选拔干部的人员，影响后期工作的效率。

2.4 管理信息化程度较低

时代的进步和信息科技的发展，提高了人事档案管理工作信息化建设的要求。但目前企业管理者还未完全树立信息化理念，很多员工也不愿学习信息技术，特别是一些人事档案管理工作者，让其改变已习惯的工作模式，对惰性较大、思想落后的人来说难度较大。这使得大部分企业人事档案管理工作的信息化程度较低，人事档案管理中依旧沿用传统纸质化、人工化的方式进行收集归档、目录编写、档案汇总、管理存放，没有建立电子档案，更没有配备信息化管理软件。人事档案管理工作效率低下，不能适应企业管理信息化的要求。

3 人力资源视域下干部人事档案管理工作优化措施

3.1 提高干部人事档案的利用率

首先，要丰富档案的内涵，在原有档案内容上增加一些真实信息， 例如是否有房、收入概况、近期业绩、个人特长等，提高其利用价值。其次，建立档案的管理与利用机制，在干部人事任免、职务晋升、职称晋级等方面充分参考干部人事档案，提升干部人事档案的影响力。再次，要创新档案管理工作方法，构建档案信息平台，提高档案的利用率，还需要加强档案管理队伍建设，吸纳更多的优秀人才并加强培训，使管理人员的素质得到提高，确保其能够胜任管理工作。最后，需要建立档案管理服务体系，扩大档案管理的应用范畴，不仅要满足组织和人事部门的需求，还要满足社会大众的合法需求。

3.2 提升人员的素质

干部人事档案管理工作看起来简单，但实际上是一项专业性极强的工作，档案管理人员除了通过专业培训还要在收集、整理、保管和利用干部人事档案的实践中不断总结才能有效提升专业素质。然而干部人事档案管理人员大都非专业出身，不具备管理干部人事档案的专业性知识;档案管理人员变动频繁，传、帮、带工作不到位;人事档案业务主管部门较少组织系统专业的档案管理知识培训等原因直接导致档案管理人员专业化水平不高，对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不熟悉，难以适应干部人事档案管理工作，严重影响了干部人事档案管理水平。

3.3 构建完善的科学机制

科学的人事档案管理工作方式有助于全面提高档案管理质量和管理效率。在具体工作中应要求管理人员对档案材料进行认真审核，及时调整或退回不合要求的材料，不能将这些不合格的档案积压堆放，增加管理工作的难度。管理人员应该建立并完善相关规章制度以提高管理的科学性。对档案的归类和查询，应不断予以完善。管理人员还需要根据规章制度建立一套完整的工作流程，比如查询部分重要档案，需要经过相关领导审批通过后，才能查阅。禁止查询本人的资料，与其关系密切的亲属也不能查阅。此外，禁止材料不齐全的档案转出，禁止本人转出自己的档案，禁止没有调令就转出档案等等，做到赏罚分明，使得档案管理制度化。

4 结束语

综上所述，随着我国干部人事制度改革的不断深入和人才流动的日益频繁，传统的干部人事档案管理模式面临新的挑战。由于干部人事档案内容繁多，整理工作非常繁琐和复杂，因此，应该对工作人员展开科学的培训，提高他们的综合素质和工作水平，推进管理档案工作的效率和处理水平，进一步促进干部人事档案工作的发展。

参考文献：

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