孔凡莲

摘 要：本文结合国网上海市电力公司（以下简称“国网上海电力”）工作实际，并查阅相关资料，开展了电力企业电子文件类电子档案单套制管理工作探索，通过周密的部署、广泛的调研、技术的攻关，初步实现了文书类电子档案单套制管理，进一步提高了文书档案管理水平。

关键词：电子企业;电子文件;单套制;管理实践

1 文书类电子档案单套制管理现状分析

结合国网上海电力档案工作实际开展情况，归纳出文书类电子档案单套制管理面临以下问题。

1.1 归档范围不明确

归档范围是决定各单位文件材料能否完整归档的重要依据。目前，有的单位无法明确单套制管理的具体范围，加大了单套制管理的研究难度。

1.2 管理方案不“落地”

具体到文书档案，除了公司内部的收发文、签报、呈报等，还包括大量的会议材料、实施方案等。在电子档案和纸质档案并存的情况下，档案管理人员如何有效划定单、双套制管理文件材料范围，并进行收集、保管和利用等工作，缺乏有效的具体方案。

1.3 技术支撑不到位

电子档案单套制管理要求电子文件必须来源可靠，并满足真实性、完整性、可用性和安全性的相关要求。在现有的信息化环境下，电子文件具有易更改性和对相关设备、软件的依赖性强等特点。目前，国网上海电力仍存在缺乏电子档案真实性保障措施和电子档案利用管控措施等技术支撑不到位的问题。

2 文书类电子档案单套制管理思路

针对以上问题，国网上海电力办公室加强顶层设计，统筹规划，提出了全面梳理现状、分析管理难点、强化技术支撑的工作思路，具体思路如下：

2.1 全面梳理现状

国网上海电力办公室组织梳理所属单位文书档案管理基本情况，全面了解所属单位及主要业务部门档案利用服务需求，结合外部相关单位的优秀做法和经验总结，综合文献分析、业务调研、专家咨询等方式，研究探索适合国网上海电力文书类电子档案单套制管理的模式。

2.2 分析管理难点

通过梳理文书类电子档案单套制管理过程中所存在的关键点和风险点，制定文书类电子档案单套制管理相关制度，重点围绕范围鉴定、整编规则、档案利用方式等方面制定明确的方案，为开展文书类电子档案单套制管理提供指导。

2.3 强化技术支撑

针对电子文件真实性和长期保存等难题，国网上海电力应强化技术支撑，综合运用电子签章、数字水印等技术，在保证档案的真实性、完整性、可用性、安全性的基础上，推动文书类电子档案单套制管理。

3 文书类电子档案单套制创新实践过程

基于上述思路，国网上海电力办公室组建了包括所属单位9名资深档案专业人员在内的研究团队，外部邀请档案行业知名企业紫光软件系统有限公司共同参与课题实施，通过开展广泛调研、制定管理方案、加强技术攻关、系统功能改造等措施，初步实现了文书类电子档案单套制管理，具体实践如下：

3.1 开展广泛调研

国网上海电力高度重视文书类电子档案单套制管理工作，成立了工作领导小组，由办公室分管领导雇〔接负责，办公室文档处负责具体工作。通过文献分析、问卷等方式，开展了文书类电子档案单套制管理理论研究和实践调研工作。在理论研究方面，通过对大量文献进行深人分析研究， 保证单套制管理方案符合国家管理规定。在专家咨询方面，基于上海市自贸试验区电子文件归档和电子档案单套制管理的成功经验，邀请相关人员进行经验分享和技术交流。在业务调研方面，通过对近5年文书档案归档数据的梳理，并选取浦东公司、市北公司等所属单位开展文件产生形式、利用情况等的问卷调查，形成了《国网上海市电力公司文书类电子档案单套制归档范围》，为文书类电子档案单套制归档的实施奠定了坚实的基础。

3.2 制定管理方案

在制度支撑方面，国网上海电力根据相关的国家和行业标准，制定了《文书类电子文件长期保存格式规范》等一系列关于电子档案单套制管理的标准规范，为此次文书类电子档案单套制的实施提供制度支撑。在归档范围鉴定方面，初步分为系统自动鉴定和人工鉴定两种方式。其中，系统自动鉴定是根据归档范围，数字档案馆系统可将同密级的待归档电子公文默认为单套制管理。对于不同密级的待归档电子公文则要人工进行鉴定。在整编规则上，为了保证实体档案与电子档案的一致性，国网上海电力新增了“载体形式”的元数据，区分电子档案是否有纸质实体，并在档号、排列顺序、字体颜色、著录项等方面保持一致。在档案利用方面，利用人员在数字档案馆系统中申请借阅时，系统会根据文件标识进行提示，如申请单套制管理的电子档案时，系统将提示“该档案只有电子版本，可自行打印为纸质文件”。

3.3 加强技术攻关

为了保证归档电子文件的真实性和可用性，国网上海电力对文书类电子档案单套制管理相关技术进行了深人研究。一是集成版式文件转档技术。对电子档案长期保存格式进行深人研究，掌握了相关要求，并选取4家国内厂商开展了技术交流与产品验证测试工作，确保能满足单套制电子档案的可管、可控和长期保存等实际需求。二是开展电子签章技术研究。为确保单套制管理的文书类电子档案的法律效力，按照国家电网有限公司统一要求，国网上海电力对协同办公系统的公文电子签章技术进行了研究， 初步形成了数字档案馆系统的数字印章模块和协同办公系统的集成方案， 上报国家电网有限公司总部后，由协同办公系统统一进行集成改造，通过密码验证、签名验证、数字证书3种方式，确保电子公文的防伪造、防篡改，有效保证了电子档案的真实性。三是加强数字水印技术应用研究。为防止电子档案被任意的复制、存储，国网上海电力不断攻克动态数字水印技术应用难点，在嵌人和提取过程中创新采用密钥技术，增加后期可能产生的非法去除水印的难度。即在电子公文归档到数字档案馆系统时，嵌人脆弱性数字水印，并在整理、移交、利用过程中，支持档案人员在线验证电子档案的真伪，有效地保护了电子档案的原始性和真实性，解决了电子档案的原始性难以判断和维护的难题。

3.4 系统功能改造

通过梳理出来的功能需求，国网上海电力积极上报国家电网有限公司办公室，组织对数字档案馆系统进行升级改造。在电子文件归档方面，支持在单套制归档范围内的协同办公系统待归档电子公文自动按照单套制进行管理，提高智能化水平。在档案整理方面，支持檔案管理人员对单、双套制电子文件进行人工鉴定，并按照相关规则进行一键式整理。在档案利用环节， 支持单套制管理的电子档案在线利用和打印。在备份恢复方面，支持系统自动对单套制文书类电子档案进行备份，并支持档案管理人员手工备份。基于研究成果，国网上海电力按照“试点先行、逐步推广”的原则分阶段实践， 选取了浦东公司、市北公司等单位开展试点工作，通过对2020年部分文书类电子档案进行单套制管理的实践，进一步完善了系统功能。

4 结束语

通过实践，国网上海电力已初步实现了文书类电子档案单套制管理， 单套制管理文件已占文书档案归档文件的50%左右，该部分电子文件不再需要纸质打印，本部及所属各单位预计每年可节省相关成本超过100万元，简化了文书档案归档操作程序和工作流程，降低了档案管理人员60% 以上的工作量，提高了档案工作效率和利用水平。

参考文献：

[1]冯惠玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案，2003，（12）：40-42.

[2]李兵.对电子文件“双套制”归档含义的理解—同一份文件的两种版本与两个部分[J].中国档案，2011，（9）：32-33.