陈灵

摘要：当今社会科技发展迅猛，互联网技术已经逐渐渗透到各行各业，OA（Office Automation）系统就是其中最常用到的一种，能够有效提高企业办公效率，改变传统企业内部信息传递速度较慢、工作效率不高的问题，同时可能很好的解决信息数据处理过程中出现的各种错误情况。本文以药企为例，简要分析OA系统的设计开发，以供参考。

关键字：药企;办公自动化系统;开发设计

企业要想更好的适应社会发展，需要不断优化办公方式，结合当下先进科学技术，力求节约经济成本、提高企业整体办公效率与运营效果。设计并开发适合药企发展的OA系统，具有应用便捷、操作简单、信息采集率较高、协同多个部门运作等优点，尤其适合当下社会市场经济发展要求与快节奏的工作方式，为企业高效率经营管理注入了新的力量。

一、药企实际需求

随着互联网、电脑、手机、5G网络的相继出现，传统的办公方式越来越无法适应当下快节奏的社会发展步调，也无法应对市场经济发展。对于药企而言，医药行业产品种类繁多，包括药品、化学制剂、医疗器械、玻璃仪器等，每一项大类下面又会细分为多个小的类目，医药产品的特殊性决定了药企区别于其他行业的管理特点：首先，产品种类繁杂且产品编码没有规律，查找时需要耗费大量的时间、人力和物力，加之药品需要严格把控批号与有效期，更加需要严格管理出入库;其次，药企的销售模式与售后处理流程相对复杂，业务流和资金流呈反方向流动，业务量较大且多数会和医院展开合作，涉及的用户也较多，使得药品经营全过程业务量很大，如果仍旧沿用传统的办公方式，很难跟上企业发展脚步，应对越来越庞杂的运营管理问题，实现采购、销售、业务的流程化管理;最后，药企管理机构大多呈树型，销售渠道复杂且中间环节可能涉及多个分销商或零售终端，会采用分支机构、连锁经营管理等，这就容易导致各分支机构的库存资料、业务资料无法及时汇总到总部，从而影响到总部对库存、采购及销售的正确决策和统一调配，急需要自动化的办公系统来优化办公环境，提高办公效率。

二、OA系统的设计目标与原则

（一）目标

药企中的综合办公管理系统设计目标是通过先进的互联网、计算机信息技术来优化办公应用，构建一个能够覆盖企业内部的自动化办公平台，运用网络信息技术搭建一个高效率、高质量的办公平台，实现资源共享、协同办公等工作内容，为各个部门员工查询、处理事务提供便利，同时也为领导下达命令、实时动态跟踪和强化监督提供便利。简单来说就是实现信息资源的共享化、办公方式的现代化、信息传输的网络化、人员管理的人性化，由传统的纸质化信息传递逐渐转变为无纸化办公，使得企业管理全过程规范化与信息资源传递的集中式管理、分散式应用。

设计开发OA系统，药企可以实现对整个办公流程的规范管理与信息约束，全面实现对管理的制度化规范化，进而大大提高企业内部整体办公效率，保障人员沟通畅通无阻碍，工作指令传达快速清晰，员工可以及时收到指令并展开工作，领导可以及时了解工作或项目的完成进度，同时还可以减少办公过程中通讯、纸张等用品的大量消耗，起到绿色办公、高效办公的效果。

（二）原则

OA系统的設计原则主要表现在以下五个方面：一是稳定性与可靠性。服务器承担着大量的数据交换和数据处理业务，如果在投入使用后频繁出现卡顿甚至死机，不仅无法提高办公效率，还会导致工作无法在规定时间内完成甚至耽误重要任务传达，因此在OA系统具体设计中，设计人员应当特别重视系统的稳定性与可靠性，结合实际资金预算和办公需要选择适合的服务器配置、操作系统功能配置等，如果出现故障，应当第一时间确保信息数据不会丢失，然后在此基础上完成修复，待系统完全恢复正常后再继续办公。二是可扩展性和开放性，当前药企不断发展壮大，所承接的业务也越来越多，因此系统设计完成后不能只满足于现在的需求，应当要能够在之后相当长的一段时间内都可以满足日常办公所需，尤其是网络与资源平台要能够扩展和开放，同时还需要更加灵活，以应对不断扩张的业务和技术要求。三是先进性和成熟性，系统设计开发勇当务必确保符合当下社会经济发展，所有设备和技术都相对成熟，已经有其他企业使用且效果良好，只有同时具备成熟性和先进性，设计开发出的OA系统才能使用更加长久，出现风险的概率也会大大下降。四是实用性和可管理性，设计开发出的OA系统要确保符合实际办公需要，可以与当前所使用的办公流程、信息传递流程相匹配，在此基础上可以有一定程度的优化但是不能完全照搬他人的系统，以免大相径庭，不仅无法提高办公效率，还会延误工作进度，给日常办公增添阻碍，应当要考虑到系统使用的性价比，精简网络配置步骤便于后期的管理和维护，即使使用过程中出现故障也能够第一时间得到解决，不会对工作产生较大影响。五是安全性，这也是OA系统设计开发的重心，一定要保障数据信息资料的安全，尽可能采用三层开发模式并限定用户的权限，所有用户只能间接存取数据，无法直接获取数据信息，确保数据内容和结构对普通用户完全屏蔽，以最大限度确保数据信息安全。

三、OA系统的模块设计应用

整个OA系统包括四个环节：

一是邮件管理管理模块，可以实现企业内部全体员工之间的一对一、一对多邮件收发，这样即时通信的方式能够最大程度满足日常办公需要，减少纸质化信息传递并能大大提高办公效率。这一模块的主要内容包括管理员、邮件、员工和部门，管理员负责创建和删除邮件并能与各个部门之间形成联动，作为总管理者可以确保企业内部所有邮件收发无误，信息数据传递畅通无阻。

二是日志管理模块，一般会运用到Web技术、工作流等，可以方便每位员工罗列当天工作，总结工作进度、重难点等，通过日志管理，员工也可以向领导汇报工作进程和问题并提供相应的数据分析，便于领导以此为根据进行决策，进而促进企业的良性发展，这一模块的主要内容包括个人日志、垃圾箱、草稿箱、加密文档等。

三是工作流管理模块，这也是整个OA系统的主要功能模块，会将大量的Web技术内容融合其中，并同时结合业务、发文、数据的输入输出等流程，其中业务流程包括申请、审核、通过和实施，发文流程包括拟稿、审阅、校对、通过、发文、存档，数据的输入输出流程包括申请、审核、通过和整合处理。基于工作流所设计的模块功能会更加具有系统性和完整性，结合数据层完成操作并针对相关领域对象进行建模，更加具有实用性且便于操作。首先，基于工作流进行分层设计开发，将各个模块功能封装到两个数据接口中，一个是Work Flow Remote Service，另一个是Work Flow Service，这样可以确保数据的对应远程对象封装，也就是说可以将Work Flow Remote Service封装到Work Flow Service的对应远程对象中，实现合理化调用Web层应用程序的效果。当前大多数药企的OA系统设计开发都是针对多个Managager类项目展开，这样设计的最大应用优势在于，企业能够基于不同的工作流，在不同的工作领域实现对象延迟加载，然后对应不同封装对象系统建立业务审批机制，实现不同类别的业务审批功能，最后统一汇总纳入系统业务申请中，根据设定时间发起相关业务流程。除此之外，OA系统的设计开发中应当设计Session Bean，目的是对于关键数据信息，系统可以实现系统化封装并建立业务审批UML时序图。

四是信息交流管理模块，即使企业内部工作人员的交互平台，又是整个系统的信息分享平台，主要融入Web技术内容和工作流的设计理念，根据不同功能设计多个子模塊，囊括公告、论坛、意见、工作计划、工作总结等，可以完整的构建企业内部信息交互体系，为领导项目决策提供所需数据和信息，还可以针对某一个具体问题在线发起提问，集思广益征集解决方案;可以结合抽象设计图等功能实现系统附件属性的构建与优化，具体体现在将功能内容抽象化后放入Publication类中，然后建立多个Replay回复机制，最后集成Publication中的多功能数据内容;还可以加入私密数据访问项，便于提高系统开发效率和实现代码重用。

小结：

飞速发展的社会市场经济与快节奏的工作方式使得传统药企办公方式逐渐落后，面对新时代需要，药企需要更多的运用计算机信息、大数据、云储存等先进技术，设计开发OA系统，以全面提升企业内部办公效率和办公质量，促进企业良性发展。

参考文献

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