张世海

摘要：档案是信息的重要载体，是信息的重要载体，是认识事物的重要工具。随着时代的发展，档案管理工作也在不断完善，因此，有必要创新档案管理理念，实现科学管理。改革档案管理观念，促进档案管理科学化，有利于资源的开发利用。

关键词：档案管理;理念;创新;科学化;管理;效率

1档案管理科学化水平提升的重要性

1.1加强档案科学建设，可大大提高服务效率。

传统的档案管理主要依靠人工浏览和检索。在档案利用中，查询速度慢，查询效率低。一些古代档案被反复搜查，也会对档案资源造成一定的破坏。文件的损坏是不可修复的。我们发展和完善了档案科学建设，可以有效保证档案的完整性，使所有档案数字化、电子化，封存纸质档案，防止各种环境或人为破坏。可以更有效地使用电子文档。

1.2有效提高传输速度和安全性。

由于傳输时间受到距离的限制，文件可能会因为其他原因丢失或延迟，给文件工作者和其他人员的检索带来了很多不便。在文件处理过程中，处理文件的人偷偷窃取保存的文件或文件在传输过程中丢失的情况时有发生。传统的文件传输依赖于邮政系统。应用于计算机网络技术进行管理后，还可以通过网络直接传输，有效提高了文件传输的实时性和安全性。

1.3提高办公效率

在传统的档案管理中，工作人员过于依赖人工操作，需要完整的数据收集，以避免遗漏书写或复制。严格要求钢笔的使用和字迹，以及分类和统计的准确性。随着计算机文件管理软件的应用，文件和数据的收集、存储、分类、统计和访问变得非常方便快捷。文件的起草、处理和传输变得容易，有效提高了办公效率。

2提升档案管理科学化应遵守的原则

2.1 服务原则

提升档案管理科学化的第一原则就是加强服务化管理。早期的档案管理对于权限的设置比较严格，只有国家有关部门相关人员才可以进行管理。而且档案作为私密性较高的系统资料，长期以来都属于严密的管理模式，所以导致很多的档案资料都属于长期的封存状态，没有得到很好的利用與管理，其自身的价值远远没有得到有效的利用，而档案其服务的功能一直处于弱化的状态，所以提升服务就成为科学化的管理档案的首要执行原则。

2.2 发展原则

我国目前还处于信息化高速发展的时代，智能电子科技系统也在不断升级。给档案管理带来升级发展的机遇，而档案管理正面临着巨大变革的考验。所以，档案管理人员应该从多方面了解电子科学发展的各种手段与因素，以及其外在的发展因素。充分学习并掌握更先进的管理技术，开发新的档案管理系统技术，科学化档案管理的重要考核就是不断的进行发展与功能的创造。

2.3 人员素质原则

提升档案管理科学化的重要因素是人才的培养，只有档案管理人才的整体素养提高，才能有效的带动档案管理更快发展。尤其是在一些企业内，相关的管理人员或者后勤保障人员都要认真意识到档案管理的重要度。结合现阶段最先进的档案管理手段或系统应用，不断持续的提高自身的技能，将科学管理有效提高，不断融入到实际的工作之中。

3现阶段的档案管理与问题

目前，大多数企业采用传统的纸质档案管理方案。这种管理方式的优点是系统相对成熟，文件保存安全。然而，随着时代的发展，这种管理方式也开始显现出其弊端。这类问题主要集中在以下几个方面：1）档案缺乏内容和页码，检索内容困难;2）文件分类不清，格式不统一，难以归纳分类;3）企业对档案管理不够重视，只要求不披露;4）企业缺乏档案管理知识、科学有效的管理方法和健全的检索归档程序;5）部分企业没有专门的档案，档案随意摆放，容易错位，档案管理机制不健全;6）文件管理方法落后，程序复杂，不利于文件的检查和修改。如果有其他部门工作人员要查相关档案，需要经过多个程序才能查档案，浪费了大量的时间和精力;7）档案管理制度不够科学。目前，仍有许多企业档案部门仍在使用纸质档案管理。这种管理方法的优点是档案记录清晰，记录档案的变更和查阅，档案可以直接作为重要证据。然而，它的缺点是效率低。在人口不断增加的现代设备中，这种方法占用了大量的人力物力。8）档案员能力不足。由于档案人员能力不足，对档案管理重视不够，档案管理不科学，档案工作效率低，档案人员缺乏科学管理意识，在档案管理过程中找不到问题。

4档案管理的科学发展方向与策略

4.1完善档案管理相关制度

企业应完善档案管理的相关制度，有效落实档案管理的各个环节，制定科学合理的制度予以支持，提出统一规范的管理，约束员工的行为规范，提高档案管理的整体效率。目前很多企业缺乏档案管理的相关制度，这是由于企业领导不重视档案管理的相关工作，不了解档案管理的知识和规律，这就要求企业领导积极学习档案管理的相关理论和规律，提高对档案管理的认识，进而积极组织优秀的档案管理者共同建设档案管理机构。此外，档案管理需要细分，明确档案管理的流程和细节，明确档案管理的注意事项和标准，最大限度地发挥档案管理的作用和功效。因此，建立健全完善的档案管理制度，真正做到约束员工，是非常必要的。

4.2确保安全

先进技术的广泛应用固然满足了档案管理的多样化需求，但在充分体验技术便利的同时，也要注意安全要求。档案管理的科学安全，既关系到工作人员，也关系到科学体系。工作人员首先要在自己的工作中树立安全意识，严格执行每一份档案资料的处理流程，避免档案管理过程中出现盲点。在科学的环境下操作档案信息时，也需要注意网络环境下的安全，信息的便捷传递也给安全管理带来了一定的困难。在档案管理过程中，应从访问权限、安全验证等角度为不同级别的用户设置不同的阅读权限。，以避免文件信息被非管理者操作。对档案的存储环境进行定期或不定期的安全核查，确保物理存储空间和网络环境不存在异常访问因素或病毒，从源头、传输渠道等方面阻断病毒或其他危险因素的影响。

4.3增强人员的科学意识

前面已经提到，档案管理科学化本质上既与科学技术有关，也与人员有关，这也意味着引进科学技术和设备远远不够，人员在档案管理科学化中的作用是不可替代的。企业要掌握档案管理人员的素质和能力，在做好测绘工作的基础上开展培训工作，重点培养员工的科学意识和操作能力。档案管理人员接受培训后，要对档案科学管理建立全面、系统的认识，能够熟练运用科学管理中常用的技术手段。在技术培训上，要加强对计算机、存储设备和互联网操作的培训，确保档案管理人员有足够的科学素养。同时，要加强档案管理安全意识的培训，确保科学的安全管理环境。

4.4奠定科学档案管理的基础

科学建档要求首先实现档案管理的规范化、标准化、精细化，全面提升档案整体质量水平，确保纸质档案满足科学建档管理和运行的必要条件，从而为纸质档案的科学转化扫清障碍。首先，上级档案管理部门需要出台统一的档案管理标准，确保档案信息的存储方式符合国家相关档案管理规定的基本要求，特别是确保档案收集、整理、鉴定等环节符合科学档案管理的标准，使数据信息全面、准确、具体、详实。从源头上消除档案管理模式和工作方法的差异。

结束语

总之，随着时代的发展，不断更新内部管理制度是一个企业生命力和核心竞争力的根本。档案作为企业的重要资源，合理科学的档案管理方法可以提高企业内部的工作效率，最大限度地发挥档案的价值，更好地为企业服务。

参考文献

[1]苗丽娟.实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化路径[J].魅力中国，2019，（22）：349.

[2]赵耀.更新档案管理理念实现档案管理科学化[J].黑龙江档案，2020，（1）：51.